Kundenfilter: Reporting Fenster und Stoppuhr

Der Kundenfilter sorgt dafür, dass du beim Erstellen eines Reportings oder beim Zeiterfassungs-Widget ganz einfach nach dem jeweiligen Kunden suchen kannst, wenn du ein Projekt auswählst. Außerdem wird dir dort in der Drop-down-Liste hinter jedem Projekt in Klammern der Kundenname angezeigt, damit du immer eine gute Übersicht hast. 

Kundenfilter_fertig.png

 

Welchen Verrechnungssatz kann ich im Projektteam hinterlegen?

Damit du Reportings korrekt und komfortabel abrechnen und auswerten kannst, solltest du am besten für jeden auf das Projekt besetzten Nutzer im Reiter Team angeben, nach welchem Satz der Wert und die Kosten seiner Leistungen berechnet werden soll. Hierzu klickst du einfach für den jeweiligen Nutzer auf das Bearbeiten-Symbol und wählst den richtigen Stundensatz im Dropdown aus. 

Alle_VS_doku.PNG

Die standardmäßig angezeigten Optionen, zwischen denen du wählen kannst, sind

- Der mitarbeiterspezifische Satz, der in der Benutzerverwaltung hinterlegt wird

- ein manuell eingegebener Wert

- Der als Standard hinterlegte Verrechnungssatz.

Ist ein kundenspezifischer Satz am Unternehmen hinterlegt, kann auch dieser ausgewählt werden. Er steht dann an erster Stelle. Wie du die Verrechnungssätze, die dir hier später angezeigt werden, einrichtest, erklären wir dir hier: Wie definiere ich verschiedene Verrechnungssätze?

Wenn du dich hier nicht auf diese drei, beziehungsweise vier Optionen beschränken möchtest, kannst du dir auch alle angelegten Verrechnungssätze im Dropdown anzeigen lassen. Dafür musst du dich einmal bei unserem Support melden, damit dieser dir ein dementsprechendes System Setting aktiviert.

 

 

Mitarbeiter über Aufgabenzuweisung im Kanban-Board informieren

Wenn du deine Projektaufgaben im Kanban-Board verwaltest, kannst du Nutzer direkt per E-Mail informieren, wenn du ihnen eine Aufgabe zuweist. Das geht folgendermaßen:

  1. Öffne das Kanban-Board im Menü unter "Projekte" oder direkt in einem Projekt
  2. Erstelle über den Button "+ Neue Aufgabe" eine neue Projektaufgabe
  3. Im Pop-Up kannst du die Aufgabe einem Mitarbeiter zuordnen.
  4. Klicke auf "Speichern und Informieren". Der jeweilige Nutzer wird jetzt per E-Mail informiert.

Kanban_Aufgabenzuordnung.JPG

Diese Möglichkeit hast du ebenfalls, wenn du eine vorhandene Aufgabe im Kanban-Board bearbeitest.

Wie kann ich zwei Projektpläne zusammenführen?

Du hast die Möglichkeit im HQ zwei Projektpläne oder Projektvorlagen in einem Projekt zu verbinden. 

Dafür gehst du auf dein Projekt unter "Allgemein" und drückst auf "bearbeiten". Dort klickst du den Button "Projektplan importieren". Daraufhin öffnet sich ein Pop-up Fenster, wo du folgendes festlegen kannst:

  • Aus welchem Projekt / welcher Vorlage der Plan übernommen werden soll
  • Wann der Plan im Verhältnis zu heute starten soll (Zeitversatz: Heute = 0)
  • Ob der bestehende Projektplan gelöscht werden soll

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Wie verwalte ich Risiken in einem Projekt?

In einem Projekt kannst du verschiedene Risiken erfassen. Dazu musst du vorher in den Admin > Standardwerten Risikoarten anlegen.

Nun kannst du im Projekt auf den Reiter "Risiken" klicken. Hier kannst du viele verschiedene Risiken anlegen, indem Du auf "Risiko hinzufügen" klickst.

Bei der Gegenmaßnahme wird einfach eine normale Aufgabe für einen Benutzer erstellt, um die Wahrscheinlichkeit des Eintretens zu verringern oder eine Alternative zu erarbeiten.

Risikomatrix

Nun kannst du dir deine verschiedenen Risiken noch in der Risikomatrix anschauen. Hierbei ist die horizontale Achse die "Schwere beim Eintritt" und die vertikale Achte die "Wahrscheinlichkeit des Eintritts". 

Die Größe des Punkts unterscheidet sich anhand der Auswirkung in Euro von den verschiedenen Risiken. 

 

Wenn du das Modul in deinem HQ nicht sehen kannst, melde dich bei unserem Support und wir schalten es dir gerne frei.

Wie kann man Sales Aufwände erfassen?

Im HQ findest du eine Vielzahl an Möglichkeiten, deine Sales-Prozesse abzubilden. Im folgenden Artikel zeigen wir dir, wie du die Aufwände richtig verbuchen kannst.
 
Im HQ können keine Zeiten auf Leads gebucht werden. Daher benötigt man zum Erfassen der Aufwände mindestens ein Projekt.
 
Aus Erfahrung empfehlen wir, wenn man generell kleinere Sales-Aufwände hat, diese am besten auf ein internes Sales-Projekt zu buchen. Hier kannst du dann die Zuordnung zu den Leads zum Beispiel über die Aufgabe oder über die Beschreibung vornehmen. Ansonsten kann man auch einfach den durchschnittlichen Aufwand pro Lead berechnen, indem man für einen bestimmten Zeitraum die Gesamtzahl der erfassten Zeiten durch die Anzahl der Leads teilt.
 
Falls es für einen Lead größere Aufwände gibt, empfiehlt es sich, hierfür ein extra Projekt zu erstellen (z.B. im Falle eines größeren Pitches). Dies funktioniert einfach, indem du den Lead abschließt und dabei ein Projekt erstellst.
Falls du wissen möchtest, wie du ein Projekt aus einem Lead erstellst, schaue gerne hier vorbei: Wie erstelle ich ein Projekt aus einem Lead?
 
Salesaufw_nde.PNG
 

Welche Bedeutung haben die Farben im Kalender?

Im HQ gibt es mehrere Kalender, um deine Termine und Abwesenheiten anzeigen zu können. Hierbei gibt es unterschiedliche Farben, um die Einträge besser unterscheiden zu können. Dieser Artikel hilft dir zu verstehen, wofür die einzelnen Farben stehen.
 
Termine
 
Projekt-Termin
blau
Persönlicher Termin hellblau
Öffentlicher Termin lila
Feiertag orange
Wiederkehrende Termine grün

 

Abwesenheiten
 
Krankheit blau
Krankheit (unbezahlt) blau
Urlaub dunkelrot
Sonderurlaub dunkelrot
Elternzeit dunkelrot
Urlaub (unbezahlt) dunkelrot
Überstundenabbau dunkelgrün
betriebliche Abwesenheit gelb
Berufsschule gelb
Fortbildung grün
Persönliche Gründe orange
Arbeitszeit grau

 

Tipp: Falls in der Disposition Abwesenheiten den ganzen Tag verdecken, kannst du dies einfach ändern, indem du oben einen Haken bei "Gruppierung aufheben" setzt und die Ansicht aktualisierst.

 

Dashboard_Farben.png

Wie kopiert man ein oder mehrere Projekte

Zum Kopieren von ein oder mehreren Projekten rufst du zunächst die Projekte / Übersicht auf. Dort selektierst du in der ersten Spalte die zu kopierenden Projekte. Anschließend klickst du oben rechts auf "Auswahl kopieren".

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Im sich öffnenden Dialog wirst du gebeten, einen Zeitversatz anzugeben. Damit stellst du den Start des neuen Projektes ein, gemessen relativ zum Projektstart des kopierten Projektes. Außerdem definierst du hier die zu kopierenden Entitäten:

  • Deine selbst definierten Datenfelder
  • Die Dateien im Ursprungsprojekt
  • Der Projektplan
  • Das Projektteam
  • Die Checklisten
  • Das geplante Budget
  • Die Pinnwand

 

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Projekt aus Angebot erstellen

In HQ ist es super einfach, Projekte aus Angeboten zu erstellen. Zuerst brauchst du natürlich erst einmal ein Angebot, aus dem später ein Projekt erstellt werden soll. Ein Angebot lässt sich einfach über die Angebots-Übersicht oder auch im Lead erstellen. Mehr Infos hierzu findest du in folgendem Artikel: Wie erstelle ich ein Angebot? 
Nachdem du das Angebot erfolgreich versendet hast und der Kunde dein Angebot angenommen hat, kannst du in HQ den Belegstatus des Angebots auf 'Angenommen' stellen. Dies kannst du einfach einstellen, wenn du dich in dem Angebot befindest und dann oben rechts den Status von 'Versendet' auf 'Angenommen' stellst.

Projekt_aus_Angebot.PNG

Jetzt bist du bereit, das Projekt zu erstellen. Hierzu klickst du oben rechts auf den Button 'Erzeugen aus Beleg...' und wählst hier im Dropdown 'Projekt' aus. In dem Pop-Up gibst du nun die Daten zum Projekt wie Name, Ansprechpartner und Projektvorlage ein. Wenn du dir aus deinem Angebot zusätzlich einen Projektplan erstellen willst, kannst du unten einmal den Haken bei 'Zu Projekt weiterleiten?' rausnehmen.
Danach klickst du einfach auf 'Projekt anlegen' und wirst dann entweder direkt weitergeleitet oder hast die Möglichkeit, direkt noch einen Projektplan zu erstellen.
Um den Projektplan zu erstellen klickst du wieder oben rechts auf den 'Erzeugen aus Beleg'-Button und wählst diesmal 'Projektplan' aus. Hier kannst du nun die gewünschten Positionen auswählen, die dann später in dein Projekt übertragen werden sollen. Nach dem Auswählen klickst du dann einfach auf 'Auswahl bestätigen'. Um nun zum Projekt zu gelangen wählst du oben 'Gehe zu' aus und klickst hier auf Projekt.

Mehr Informationen und eine anschauliche Darstellung findest du im Video unterhalb!

Wie bearbeite ich Checklisten?

Im Projekt hast du die Möglichkeit, Checklisten zu erstellen und diese mit  Aufgaben zu füllen. Um eine Checkliste im Projekt zu bearbeiten bzw. zu löschen, musst du zuerst einmal eine Checkliste erstellt haben. Falls du noch einmal nachlesen möchtest, wie dies funktioniert, gibt es dazu folgenden Artikel: Wie erstelle ich eine neue Checkliste?
Nun musst du noch sicher gehen, dass der Checkliste auch ein Task hinzugefügt worden ist, damit die Checkliste sichtbar wird. Um einen neuen Task hinzuzufügen kannst du einfach den Button "+ Eintrag" benutzen. 
Sobald die Checkliste in der Übersicht erscheint, hast du ganz rechts neben dem Checklisten-Namen einen Bleistift-Button zum bearbeiten der Checkliste. Wenn du hier klickst, öffnet sich ein neues Pop-Up. Hier hast du dann die Möglichkeit deine Checkliste umzubenennen, die Aufgabe zu wechseln oder die Checkliste komplett zu löschen.
 
Checklisten_bearbeiten.gif

Projekte in neuem Tab öffnen

Es gibt jetzt die Möglichkeit Projekte aus der Übersicht in einem neuen Tab zu öffnen.

Dazu musst du einfach in der Projektübersicht mit Rechtsklick auf das gewünschte Projekt gehen und "im neuen Tab öffnen" auswählen.

Projekt_in_neuem_Tab__ffnen_gif.gif

 

 

Was sind vertrauliche Projekte?

Projekte können im HQ als vertraulich markiert werden. Dies hat zu Folge, dass nur noch Personen das Projekt öffnen können, die als Teammitglieder auf diesen Projekt besetzt sind.

Standardmäßig ist die Funktion, Projekte als vertraulich zu markieren, deaktiviert. Wenn du diese nutzen möchtest, wende dich bitte an unseren Support.

Wichtig: Wenn du den Haken bei "Vertraulich" setzt, überprüfe bitte, dass auch jemand auf das Projekt als Teammitglied besetzt ist. Ansonsten kann niemand mehr diesen Projekt sehen und darauf zugreifen.

Du hast zwei Möglichkeiten ein Projekt als vertraulich zu markieren. 

  1. Beim Anlegen eines neuen Projektes kannst du den Haken bei "Vertraulich" setzten.vertraulicheProjekte1.png
  2. Die zweite Möglichkeit ist ein schon bestehendes Projekt auf vertraulich zu setzten. Hierfür musst du in das Projekt wechseln und im Reiter Allgemein auf den 'Bearbeiten' Button drücken.vertraulicheProjekte2.png

Wie erstelle ich ein internes Projekt?

Ein internes Projekt kannst du erstellen in dem du bei der Erstellung die Vorlage "Intern" auswählst.

Du kannst auch selbst interne Projektvorlagen erstellen.

Dies kannst du über Admin/Standardwerte unter Projektvorlage tun, in dem du das Häkchen bei intern setzt.

Wie kann ich einem Projekt nachträglich einen Lead zuweisen?

Um ein erstelltes Projekt nachträglich einem Lead zuzuweisen oder diesen Lead zu ändern, muss man in den Projektdetails im Reiter "Allgemein" auf "Bearbeiten" klicken. Anschließend kann man den Eintrag des Feldes "Entstanden aus Lead" entsprechend ändern. Danach muss man diese Änderung noch speichern.

ProjectLead.gif

Wie kann ich wiederkehrende Rechnungen im HQ anlegen?

Um wiederkehrende Rechnungen zu vermerken, kannst du Planumsätze mit den entsprechenden Intervallen einrichten.

Wie das funktioniert, erfährst du hier.

Hast du den Planumsatz erstellt, kann du über das Widget "Umsatzplanung" auf deinem Dashboard anstehende Planumsätze im Blick behalten. Das Widget richtest du ein, indem du im Hauptmenü das Dashboard wählst und oben rechts die Zahnräder anklickst (Dashboard anpassen).

Dashboard_Zahnr_der.png

Hier kannst du nun das Widget anklicken und es somit in deine Ansicht aufnehmen.

Dashboard_anpassen_Umsatzplanung.PNG

Willst du das Widget wieder entfernen, klicke einfach das X rechts oben am Widget an.

Wie funktioniert der Vorlagen Export?

Um den Vorlagen-Export benutzen zu können musst du erst einmal eine Vorlage im Berichteditor erstellen. Solltest du dieses Modul im Adminbereich nicht freigeschaltet haben, kannst du dich gerne an den Support wenden und wir schalten dir das Feature gerne frei.
 
Vorlagen_Export_mit_Pfeil.png

Der Vorlagenexport funktioniert nicht ohne der Auswahl einer Vorlage, deshalb müsstest du diese einmal im Berichteditor erstellen.
 
Dafür wählst du das Objekt Projekt aus bzw Kunde aus, je nachdem wo du den Vorlagen Export benutzen möchtest. Jetzt hast du die Möglichkeit durch den Button "Neu" eine neue Vorlage zu erstellen. Diese kannst du nach dem Bearbeiten mit den Button "Speichern als" abspeichern. Hier hast du die Möglichkeit, wie auch in Belegen, verschiedene Platzhalter für Informationen zu verwenden um schnell alle benötigten Informationen abzurufen.
 
Im Projekt/Kunde hast du dann die Möglichkeit die Vorlage weiter anzupassen und als PDF oder Word zu exportieren.
 
GIF_Berichteditor.gif
 

Wozu gibt es Checklisten?

Im Grunde sind Checklisten als Erweiterung der Projektplanung zu verstehen. Mit Checklisten ist es möglich den Projektplan schlanker zu halten und Detailaufgaben in das Checklisten Modul auszulagern. Aus diesem Grund können Checklisten auch mit Aufgaben aus dem Projektplan verknüpft werden. Sobald dann eine Checkliste komplett erledigt ist, wird auch die Aufgabe im Projektplan als fertig gekennzeichnet.

Natürlich können Checklisten auch einfach als Liste die abgehakt wird genutzt werden. 

Die einzelnen Einträge einer Checkliste können auch als Aufgabe mit Deadline an Benutzer zugewiesen werden und erscheinen dann auch als Aufgabe auf Dashboard und im Aufgabemodul. 

Wie du Checklisten erstellen kannst findest du hier.

Wie kann ich ein Projekt in einem Subsystem sichtbar machen?

Um ein Projekt in einem Subsystem sichtbar zu machen, muss man in das betroffene Projekt gehen und dann im Reiter Allgemein bei dem Dropdown Subsystem (oben in der Mitte) das gewünschte Subsystem auswählen.

Wie ändere ich die Projektvorlage?

Du kannst die Projektvorlage einfach ändern, indem du im Projekt im Reiter "Allgemein" auf den Button "Status&Vorlage" klickst. Hier kannst du nun den Status des Projektes sowie die Vorlage ändern. 

Wenn du die Projektvorlage änderst hast du außerdem die Möglichkeit die Projektnummer an die neue Vorlage anzupassen.

Wie wechsle ich den Projektstatus?

Den Projektstatus kannst du ändern, ohne das Projekt bearbeiten zu müssen. 

Klicke im Projekt einfach auf den Button "Status & Vorlage" und wähle den neuen Projektstatus aus. 

Die Projektstatus kannst du in den Standardwerten hinterlegen. 

Wie besetzte ich Mitarbeiter auf das Projektteam?

Du kannst Mitarbeiter einem Team in einem Projekt zuweisen. 
Dies machst du im Projekt selbst unter dem Reiter "Team". 

Klicke dazu einfach auf "Teammitglied hinzufügen" um einen Mitarbeiter in das Team hinzuzufügen. 

Wähle nun die Projektrolle für das neue Mitglied aus. Diese kannst du in den Standardwerten definieren.

Wähle anschließend das Teammitglied welches hinzugefügt werden soll aus. 
Anschließend kannst einen Verrechnungssatz für das Mitglied auswählen und über den Button "Teammitglied hinzufügen" deine Einstellungen speichern. 

Teammitglied_hinzuf_gen.gif

Wie wechsle ich den Kunden in einem Projekt?

Um den Kunden in einem Projekt zu wechseln, brauchst du im Projekt nur auf den Reiter "Kunde" gehen und dort den Button "Kunde wechseln" anklicken.

Wähle nun den neuen Kunden aus, zu welchem du mit dem Projekt wechseln möchtest sowie den Ansprechpartner für das Projekt und klicke anschließend auf Übernehmen. 

Wie trage ich einen Kontakt in die Kontakthistorie ein?

Du kannst einen Kontakthistorieeintrag im Unternehmen, Lead oder im Projekt anlegen. 

Um diesen Eintrag in der Kontakthistorie zu hinterlegen, gehe auf den Reiter "Kontakthistorie" und wähle "Neuen Kontakt vermerken" aus. 

Fülle nun die entsprechenden Felder aus. 

Abbildung enthält Beispieldaten

Wie erstelle ich einen neuen Pinnwandeintrag?

Auf der Pinnwand kannst du Einträge speichern und auch Dateien hochladen. Das kannst du dazu benutzen wichtige Informationen oder spannende Ideen für das Projekt allen Projektmitglieder an einem Ort zugänglich zu machen.

Um einen Beitrag zu erstellen, klicke einfach unter "Projektdetails" auf den Reiter "Pinnwand" und dort auf den Button "Neuer Beitrag".

Du kannst dann auch Projektmitglieder über den Eintrag informieren, indem du sie im Beitrag über das Drop-Down Menü auswählst.

Wie ändere ich den Projektnamen?

Wähle in der "Übersicht" das entsprechende Projekt aus und klicke auf "Bearbeiten". Du kannst nun einen neuen Namen für das Projekt eingeben.

Wie ändere ich die Projektnummer?

Wähle in der "Übersicht" das entsprechende Projekt aus und klicke auf "Bearbeiten". Du kannst dem Projekt nun manuell eine neue Nummer geben. Sofern die Nummer bereits von einem anderen Projekt verwendet wird, wird das HQ dich darauf hinweisen.

ACHTUNG: Du kannst die Projektnummer nur dann händisch editieren, wenn die Projektvorlage nicht in den Admin-Standardwerten unter Nummernkreise einem Nummernkreis zugeordnet ist. 

Wie ändere ich geplanten Start- und geplantes Ende?

Du kannst Start- und Enddatum ändern, indem du in der Ansicht "Projektdetails" auf "Bearbeiten" klickst und dann die entsprechenden Daten neu festlegst.

Wo sehe ich die Auslastungen meiner Ressourcen im Überblick?

Im HQ gibt es mehrere Möglichkeiten, dir die Auslastungen deiner Ressourcen anzuzeigen.

Zum einen wäre da die klassische Ansicht im Controllingmodul "Ressourcen". Hier kannst du dir anhand einer Pivot-Tabelle eine eigene Ansicht erstellen, wo du dir dann deine unterschiedlichen Ressourcen-Gruppen anzeigen lassen kannst. Um dir diese Ansicht anzeigen zu lassen, gehst du einfach links im Menü auf Controlling/Ressourcen. Hier kannst du nun eine bereits vordefinierte Ansicht auswählen (Grundeinstellung) oder dir deine eigene Ansicht erstellen.

Um dir zusätzliche Felder und Spalten anzeigen zu lassen, klickst du hierfür auf "Pivot Einstellungen" und wählst dann die gewünschten Spalten aus.

Nachdem du dir alle deine Wunschfelder eingestellt hast, klickst du einmal auf "Datenbasis" und wählst bei Ressourcen-Filter die jeweiligen Ressourcengruppen aus. Zudem solltest du einen Hacken setzen bei "Berechnung auf Tages statt Wochenbasis" (damit Tasks über mehrere Wochen richtig berechnet werden) und kannst entscheiden, ob du dir auch Einträge mit 0h anzeigen lassen willst.

Danach kannst du noch den Zeitbereich rechts einstellen und musst dann nur noch auf "Laden" klicken. Nun werden deine Daten geladen und nach kurzer Zeit angezeigt. An den einzelnen Feldern hast du nun zusätzlich die Möglichkeit, Filter einzustellen, um dir nur gewisse Ressourcen/Projekte/Mitarbeiter etc. anzeigen zu lassen.

Controlling_Ressourcen_mit_Pfeil.png

Eine weitere Möglichkeit, dir die Auslastung deiner Ressourcen anzeigen zu lassen, besteht über die Ressourcenplanung, die du entweder in jedem Projekt im Projektplan findest oder in der Projekt-Roadmap. Falls du zu dieser Möglichkeit mehr erfahren möchtest, schaue gerne im folgenden Artikel vorbei: Wie funktioniert die Ressourcen-Planung im HQ?

 

 

Wie füge ich einem Projekt einen Ansprechpartner hinzu?

Externe Ansprechpartner kannst du im Reiter "Kunde" im Projekt hinzufügen. 

Klicke dort einfach auf den Button "Zu Projekt hinzufügen" und wähle das Unternehmen sowie den/die gewünschte/n Ansprechpartner/in aus. Dabei darfst du auch Unternehmen auswählen, die nicht Projektkunde sind, wie Lieferanten, Dienstleister, Partner etc.. Dafür leerst du den Textfilter (Projektkunde ist vorausgewählt) und suchst nach dem Wunschunternehmen. 


Wie gebe ich Projektabhängigkeiten an (Übergeordnet, Vorangehend, Nachfolgend)?

Projekte können miteinander verknüpft werden. Dazu können zu einem Projekt beliebig viele Vorgänger und Nachfolger definiert werden. Es muss jedoch nur ein eindeutiges, übergeordnetes Projekt definiert werden.

 

Die Abhängigkeiten kannst du im Projekt im Reiter "Allgemein" einstellen.