Allgemein

Der Kundenfilter sorgt dafür, dass du beim Erstellen eines Reportings oder beim Zeiterfassungs-Widget ganz einfach nach dem jeweiligen Kunden suchen kannst, wenn du ein Projekt auswählst. Außerdem wird dir dort in der Drop-down-Liste hinter jedem Projekt in Klammern der Kundenname angezeigt, damit du immer eine gute Übersicht hast. 

Damit du Reportings korrekt und komfortabel abrechnen und auswerten kannst, solltest du am besten für jeden auf das Projekt besetzten Nutzer im Reiter Team angeben, nach welchem Satz der Wert und die Kosten seiner Leistungen berechnet werden soll. Hierzu klickst du einfach für den jeweiligen Nutzer auf das Bearbeiten-Symbol und wählst den richtigen Stundensatz im Dropdown aus. 

Die standardmäßig angezeigten Optionen, zwischen denen du wählen kannst, sind

- Der mitarbeiterspezifische Satz, der in der Benutzerverwaltung hinterlegt wird

- ein manuell eingegebener Wert

- Der beim Kunden hinterlegte Verrechnungssatz.

Ist ein kundenspezifischer Satz am Unternehmen hinterlegt, kann auch dieser ausgewählt werden. Er steht dann an erster Stelle. Wie du die Verrechnungssätze, die dir hier später angezeigt werden, einrichtest, erklären wir dir hier: Wie definiere ich verschiedene Verrechnungssätze?

Wenn du dich hier nicht auf diese drei, beziehungsweise vier Optionen beschränken möchtest, kannst du dir auch alle angelegten Verrechnungssätze im Dropdown anzeigen lassen. Dafür musst du dich einmal bei unserem Support melden, damit dieser dir ein dementsprechendes System Setting aktiviert.

Wenn du deine Projektaufgaben im Kanban-Board verwaltest, kannst du Nutzer direkt per E-Mail informieren, wenn du ihnen eine Aufgabe zuweist. Das geht folgendermaßen:

1. Öffne das Kanban-Board im Menü unter "Projekte" oder direkt in einem Projekt
2. Erstelle über den Button "+ Neue Aufgabe" eine neue Projektaufgabe
3. Im Pop-Up kannst du die Aufgabe einem Mitarbeiter zuordnen.
4. Klicke auf "Speichern und Informieren". Der jeweilige Nutzer wird jetzt per E-Mail informiert.

Diese Möglichkeit hast du ebenfalls, wenn du eine vorhandene Aufgabe im Kanban-Board bearbeitest.

Du hast die Möglichkeit im HQ zwei Projektpläne oder Projektvorlagen in einem Projekt zu verbinden. 

Dafür gehst du auf dein Projekt unter "Allgemein" und drückst auf "bearbeiten". Dort klickst du den Button "Projektplan importieren". Daraufhin öffnet sich ein Pop-up Fenster, wo du folgendes festlegen kannst:

• Aus welchem Projekt / welcher Vorlage der Plan übernommen werden soll
• Wann der Plan im Verhältnis zu heute starten soll (Zeitversatz: Heute = 0)
• Ob der bestehende Projektplan gelöscht werden soll

Zum Kopieren von ein oder mehreren Projekten rufst du zunächst die Projekte / Übersicht auf. Dort selektierst du in der ersten Spalte die zu kopierenden Projekte. Anschließend klickst du oben rechts auf "Auswahl kopieren".

Im sich öffnenden Dialog wirst du gebeten, einen Zeitversatz anzugeben. Damit stellst du den Start des neuen Projektes ein, gemessen relativ zum Projektstart des kopierten Projektes. Außerdem definierst du hier die zu kopierenden Entitäten:

• Deine selbst definierten Datenfelder
• Die Dateien im Ursprungsprojekt
• Der Projektplan
• Das Projektteam
• Die Checklisten
• Das geplante Budget
• Die Pinnwand

Es gibt jetzt die Möglichkeit Projekte aus der Übersicht in einem neuen Tab zu öffnen.

Dazu musst du einfach in der Projektübersicht mit Rechtsklick auf das gewünschte Projekt gehen und "im neuen Tab öffnen" auswählen.

Projekte können im HQ als vertraulich markiert werden. Dies hat zu Folge, dass nur noch Personen das Projekt öffnen können, die als Teammitglieder auf diesen Projekt besetzt sind.

Standardmäßig ist die Funktion, Projekte als vertraulich zu markieren, deaktiviert. Wenn du diese nutzen möchtest, wende dich bitte an unseren Support.

Wichtig: Wenn du den Haken bei "Vertraulich" setzt, überprüfe bitte, dass auch jemand auf das Projekt als Teammitglied besetzt ist. Ansonsten kann niemand mehr diesen Projekt sehen und darauf zugreifen.

Du hast zwei Möglichkeiten ein Projekt als vertraulich zu markieren. 

1. Beim Anlegen eines neuen Projektes kannst du den Haken bei "Vertraulich" setzten.
2. Die zweite Möglichkeit ist ein schon bestehendes Projekt auf vertraulich zu setzten. Hierfür musst du in das Projekt wechseln und im Reiter Allgemein auf den 'Bearbeiten' Button drücken.

Ein internes Projekt kannst du erstellen in dem du bei der Erstellung die Vorlage "Intern" auswählst.

Du kannst auch selbst interne Projektvorlagen erstellen.

Dies kannst du über Admin/Standardwerte unter Projektvorlage tun, in dem du das Häkchen bei intern setzt.

Um ein erstelltes Projekt nachträglich einem Lead zuzuweisen oder diesen Lead zu ändern, muss man in den Projektdetails im Reiter "Allgemein" auf "Bearbeiten" klicken. Anschließend kann man den Eintrag des Feldes "Entstanden aus Lead" entsprechend ändern. Danach muss man diese Änderung noch speichern.

Um wiederkehrende Rechnungen zu vermerken, kannst du Planumsätze mit den entsprechenden Intervallen einrichten.

Wie das funktioniert, erfährst du hier.

Hast du den Planumsatz erstellt, kann du über das Widget "Umsatzplanung" auf deinem Dashboard anstehende Planumsätze im Blick behalten. Das Widget richtest du ein, indem du im Hauptmenü das Dashboard wählst und oben rechts die Zahnräder anklickst (Dashboard anpassen).

Hier kannst du nun das Widget anklicken und es somit in deine Ansicht aufnehmen.

Willst du das Widget wieder entfernen, klicke einfach das X rechts oben am Widget an.

Im Grunde sind Checklisten als Erweiterung der Projektplanung zu verstehen. Mit Checklisten ist es möglich den Projektplan schlanker zu halten und Detailaufgaben in das Checklisten Modul auszulagern. Aus diesem Grund können Checklisten auch mit Aufgaben aus dem Projektplan verknüpft werden. Sobald dann eine Checkliste komplett erledigt ist, wird auch die Aufgabe im Projektplan als fertig gekennzeichnet.

Natürlich können Checklisten auch einfach als Liste die abgehakt wird genutzt werden. 

Die einzelnen Einträge einer Checkliste können auch als Aufgabe mit Deadline an Benutzer zugewiesen werden und erscheinen dann auch als Aufgabe auf Dashboard und im Aufgabemodul. 

Wie du Checklisten erstellen kannst findest du hier.

Du kannst die Projektvorlage einfach ändern, indem du im Projekt im Reiter "Allgemein" auf den Button "Status&Vorlage" klickst. Hier kannst du nun den Status des Projektes sowie die Vorlage ändern. 

Wenn du die Projektvorlage änderst hast du außerdem die Möglichkeit die Projektnummer an die neue Vorlage anzupassen.

Den Projektstatus kannst du ändern, ohne das Projekt bearbeiten zu müssen. 

Klicke im Projekt einfach auf den Button "Status & Vorlage" und wähle den neuen Projektstatus aus. 

Die Projektstatus kannst du in den Standardwerten hinterlegen. 

Du kannst Mitarbeiter einem Team in einem Projekt zuweisen. 
Dies machst du im Projekt selbst unter dem Reiter "Team". 

Klicke dazu einfach auf "Teammitglied hinzufügen" um einen Mitarbeiter in das Team hinzuzufügen. 

Wähle nun die Projektrolle für das neue Mitglied aus. Diese kannst du in den Standardwerten definieren.

Wähle anschließend das Teammitglied welches hinzugefügt werden soll aus. 
Anschließend kannst einen Verrechnungssatz für das Mitglied auswählen und über den Button "Teammitglied hinzufügen" deine Einstellungen speichern. 

Um den Kunden in einem Projekt zu wechseln, brauchst du im Projekt nur auf den Reiter "Kunde" gehen und dort den Button "Kunde wechseln" anklicken.

Wähle nun den neuen Kunden aus, zu welchem du mit dem Projekt wechseln möchtest sowie den Ansprechpartner für das Projekt und klicke anschließend auf Übernehmen. 

Du kannst einen Kontakthistorieeintrag im Unternehmen, Lead oder im Projekt anlegen. 

Um diesen Eintrag in der Kontakthistorie zu hinterlegen, gehe auf den Reiter "Kontakthistorie" und wähle "Neuen Kontakt vermerken" aus. 

Fülle nun die entsprechenden Felder aus. 

Abbildung enthält Beispieldaten

Auf der Pinnwand kannst du Einträge speichern und auch Dateien hochladen. Das kannst du dazu benutzen wichtige Informationen oder spannende Ideen für das Projekt allen Projektmitglieder an einem Ort zugänglich zu machen.

Um einen Beitrag zu erstellen, klicke einfach unter "Projektdetails" auf den Reiter "Pinnwand" und dort auf den Button "Neuer Beitrag".

Du kannst dann auch Projektmitglieder über den Eintrag informieren, indem du sie im Beitrag über das Drop-Down Menü auswählst.

Wähle in der "Übersicht" das entsprechende Projekt aus und klicke auf "Bearbeiten". Du kannst nun einen neuen Namen für das Projekt eingeben.

Wähle in der "Übersicht" das entsprechende Projekt aus und klicke auf "Bearbeiten". Du kannst dem Projekt nun manuell eine neue Nummer geben. Sofern die Nummer bereits von einem anderen Projekt verwendet wird, wird das HQ dich darauf hinweisen.

ACHTUNG: Du kannst die Projektnummer nur dann händisch editieren, wenn die Projektvorlage nicht in den Admin-Standardwerten unter Nummernkreise einem Nummernkreis zugeordnet ist. 

Du kannst Start- und Enddatum ändern, indem du in der Ansicht "Projektdetails" auf "Bearbeiten" klickst und dann die entsprechenden Daten neu festlegst.

Im HQ gibt es mehrere Möglichkeiten, dir die Auslastungen deiner Ressourcen anzuzeigen.

Zum einen wäre da die klassische Ansicht im Controllingmodul "Ressourcen". Hier kannst du dir anhand einer Pivot-Tabelle eine eigene Ansicht erstellen, wo du dir dann deine unterschiedlichen Ressourcen-Gruppen anzeigen lassen kannst. Um dir diese Ansicht anzeigen zu lassen, gehst du einfach links im Menü auf Controlling/Ressourcen. Hier kannst du nun eine bereits vordefinierte Ansicht auswählen (Grundeinstellung) oder dir deine eigene Ansicht erstellen.

Um dir zusätzliche Felder und Spalten anzeigen zu lassen, klickst du hierfür auf "Pivot Einstellungen" und wählst dann die gewünschten Spalten aus.

Nachdem du dir alle deine Wunschfelder eingestellt hast, klickst du einmal auf "Datenbasis" und wählst bei Ressourcen-Filter die jeweiligen Ressourcengruppen aus. Zudem solltest du einen Hacken setzen bei "Berechnung auf Tages statt Wochenbasis" (damit Tasks über mehrere Wochen richtig berechnet werden) und kannst entscheiden, ob du dir auch Einträge mit 0h anzeigen lassen willst.

Danach kannst du noch den Zeitbereich rechts einstellen und musst dann nur noch auf "Laden" klicken. Nun werden deine Daten geladen und nach kurzer Zeit angezeigt. An den einzelnen Feldern hast du nun zusätzlich die Möglichkeit, Filter einzustellen, um dir nur gewisse Ressourcen/Projekte/Mitarbeiter etc. anzeigen zu lassen.

Eine weitere Möglichkeit, dir die Auslastung deiner Ressourcen anzeigen zu lassen, besteht über die Ressourcenplanung, die du entweder in jedem Projekt im Projektplan findest oder in der Projekt-Roadmap. Falls du zu dieser Möglichkeit mehr erfahren möchtest, schaue gerne im folgenden Artikel vorbei: Wie funktioniert die Ressourcen-Planung im HQ?

Externe Ansprechpartner kannst du im Reiter "Kunde" im Projekt hinzufügen. 

Klicke dort einfach auf den Button "Zu Projekt hinzufügen" und wähle das Unternehmen sowie den/die gewünschte/n Ansprechpartner/in aus. Dabei darfst du auch Unternehmen auswählen, die nicht Projektkunde sind, wie Lieferanten, Dienstleister, Partner etc.. Dafür leerst du den Textfilter (Projektkunde ist vorausgewählt) und suchst nach dem Wunschunternehmen. 

Projekte können miteinander verknüpft werden. Dazu können zu einem Projekt beliebig viele Vorgänger und Nachfolger definiert werden. Es muss jedoch nur ein eindeutiges, übergeordnetes Projekt definiert werden.

Die Abhängigkeiten kannst du im Projekt im Reiter "Allgemein" einstellen. 

In die Plankosten eines Projektes fließen sowohl externe, als auch interne Kosten mit ein.

Die externen Plankosten können im Projekt unter dem Reiter "Finanzen" - "Kosten" über den Button "Plankosten hinzufügen" hinzugefügt werden und später in tatsächliche Kosten umgewandelt werden (Reiter Plankosten).

Die internen Plankosten werden durch die Projektplanung bestimmt. Hierbei kannst du für Aufgaben einen Soll-Wert eingeben.
Dieser Wert wird dann, wenn auf diesen Task ein Mitarbeiter eingetragen ist, mit dem jeweiligen Stundensatz verrechnet.

Sollte kein Mitarbeiter auf den Task angesetzt sein, dann werden dafür keine internen Plankosten erstellt. Um dies anzupassen kannst du unter dem Reiter "Finanzen" --> "Übersicht" auf den Button "Konfiguration" gehen und dort von Personalzuweisung auf Task-Soll-Wert umstellen.

Wichtig hierbei ist die Auswahl des Rechnungssatzes (kann auch manuell erfolgen).

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