Datei

Wie füge ich Dateien aus dem HQ zu Belegen hinzu?

Du kannst Dateien als Anhänge zu Belegen hinzufügen. Dies tust du beim Bearbeiten des Belegs über den Button "Anhang hinzufügen".

Doku_Anh_nge.PNG

Als nächstes kannst du nun ein Projekt auswählen, aus dessen Dateiablage du eine Datei einfügen möchtest. Wichtig ist zu beachten, dass dir hier immer nur Projekte angezeigt werden, bei denen du auch dem Team zugewiesen bist. Wenn du einen Beleg erstellst und kein Kundenprojekt existiert, kannst du auch ein internes Projekt erstellen, und dessen Dateiablage nutzen, um auf Dokumente für deine Anhänge zuzuweisen. Alternativ kannst du natürlich auch eine neue Datei von deinem PC hochladen.

Was ist die Funktion der Dateiablage?

Die Dateiablage findest Du wenn Du auf ein Projekt gehst und dann in der Leiste oben den Reiter "Dateiablage" auswählst. Die Dateiablage nutzt Du, um Dateien, wie Bilder oder Dokumente etc. für das Projekt hochzuladen.

Wenn du mehrere Projekte hast für die Du immer die gleiche Ordnerstruktur verwendest, gibt es die Möglichkeit Standardordner hinzuzufügen. Das machst Du unter "Admin" / "Standardwerte", dann wählst Du den Bereich "Standardordner für Projekte". Dort kannst Du eine Projektvorlage auswählen z.B. Doku. Danach klickst Du auf "Neu" und kannst somit ein Ordner anlegen oder eine Datei hinzufügen, die für diese Projektvorlage hinterlegt werden soll. Somit werden diese Vorlagen für jedes Projekt verwendet, das die Vorlage Doku hat.

Diese Funktion ist nützlich, wenn Du für bestimmte Projekte, z.B. Externe Projekte Standardvorlagen hast. Der Prozess erspart Dir Zeit, da Du sonst alles manuell anhängen musst.

Wie lade ich eine neue Datei hoch?

Um eine Datei in die Dateiablage hochzuladen, brauchst du nur in der Dateiablage auf den Button "Neu" zu klicken und anschließend "Datei" auswählen.

Für die neue Datei kannst du nun folgende Details angeben: 

  • Einen Kommentar
  • Den Stand der Datei
  • Welchen Benutzer du über das Hinzufügen der Datei informieren möchtest
  • Ob du die Datei auch per Mail an diesen Benutzer schicken willst
  • Für die Datei einen Feedbackprozess starten

 

Datei_hochladen.gif


Wenn du einen Ordner erstellen willst, wähle "Ordner" aus. Nun kannst du den Ordner auswählen und erneut auf "Neu" klicken um eine Datei in dem Ordner hochzuladen. Du kannst auch nachträglich Dateien per Drag&Drop in Ordner verschieben. 




Wie lade ich eine Datei herunter?

Du kannst eine Datei aus der Dateiablage herunterladen, indem du die Datei auswählst und anschließend auf den Button "Download" klickst. 

 

Datei_herunterladen.gif

Wie ändere ich den Status einer Datei?

Den Status einer Datei kannst du in der Datei unter "Status ändern" einfach und bequem anpassen. 

Welche Zeichen darf ein Dateiname nicht beinhalten?

 

Ungültige Zeichen in Datei- oder Ordnernamen


In Windows haben bestimmte Zeichen eine systeminterne Bedeutung, wenn diese in Dateinamen verwendet werden.
Beispiele hierfür sind das Sternchen (*) für Platzhalter und der umgekehrte Schrägstrich (\) als Verzeichnistrennzeichen.

Wenn der Name einer Datei oder eines Ordners, die/den du hochladen möchtest, eines der im Folgenden aufgeführten Zeichen enthält, muss die Datei oder den Ordner vor dem Uploadversuch umbenannt werden, um diese Zeichen zu entfernen. Die Liste der ungültigen Zeichen:

 

Ungültige Zeichen in Datei- oder Ordnernamen

~ " # % & * : < > ? / \ { | }.

Wie kann ich Feedback zu einer Datei einholen?

Zu Dateien lassen sich in HQ Feedbackaufgaben starten.
Diese können an das jeweilige Projektteam oder einzelne Personen vergeben werden.

Diese erhalten dann automatisch eine Aufgabe und eine Hinweis-Email mit einem Link zu der Datei und einer individuellen Nachricht.

Ist eine Datei in einer offenen Feedbackschleife, so ist das an der Datei kenntlich.

Ist man selbst in der Pflicht eine Datei zu befeedbacken, kann man seine Feedbackversion einfach an der Aufgabe hochladen und die Aufgabe wird automatisch abgeschlossen.

 Um einen Feedbackprozess für eine Datei zu starten, kannst du einfach beim Hochladen der Datei die Checkbox "Feedbackprozess starten" anklicken und hast dann die Möglichkeit auszuwählen, für wen die Aufgabe angelegt werden soll und ob diese z.B. auch per E-Mail eine Benachrichtigung bekommen sollen.

GIF_Dateifeedback.gif

Ansonsten kannst du nachträglich auch den Feedbackprozess über den Button "Feedback" anstoßen.

Nun kannst du konfigurieren, bis wann das Feedback eingereicht werden soll und durch wen das Feedback erfolgen soll. 
Ebenso kannst hier eine individuelle Nachricht an den Feedbackgebenden erstellen.
Wenn der Feedbackgebende per Mail benachrichtigt werden soll, kann die Datei auch direkt als Anhang in der Mail versendet werden. 

Wie lösche ich eine Datei?

Eine Datei kannst du ganz einfach in der Dateiablage selbst löschen. Dazu kannst die die betroffene Datei entweder in den Papierkorb legen oder direkt in der Datei auf Löschen klicken um sie in den Papierkorb zu verschieben.

Wie sperre ich eine Datei?

Du kannst eine Datei sperren, indem du auf den Button "Sperren" in der Datei klickst. 
Dies hat zur Folge das die Datei nicht mehr heruntergeladen, geupdated, kommentiert, bearbeitet, freigegeben oder der Status geändert werden kann. 
Auch der Start eines Feedbackprozesses ist nicht mehr möglich. 

Wie stelle ich eine gelöschte Datei wieder her?

Eine gelöschte Datei befindet sich (wenn sie nicht in der Löschverwaltung von einem Admin gelöscht wurde) grundsätzlich im Papierkorb. 
Um eine Datei aus dem Papierkorb wiederherzustellen, kannst du die Datei einfach und bequem per Drag&Drop aus dem Papierkorb in einen Ordner oder außerhalb der Ordner verschieben. 


Achtung!
Datein die in der Löschverwaltung gelöscht wurden, können nur umständlich und kostenpflichtig über die Buchung des Helping-Hands-Services durch einen Support-Mitarbeiter wiederhergestellt werden.

Wie funktioniert die Versionierung?

Die Dateien in der Projektablage und der globalen Ablage von HQ werden sauber versioniert, so dass man die gesamte Datei-Historie einsehen kann und ggf. zu einem älteren Arbeitsstand zurückspringen kann. In der Versionshistorie lassen sich alle Versionen einsehen. Standardmäßig wird nur die neuste Version angezeigt.

Die Versionierung erfolgt auch dann, wenn man mit dem WebDAV auf die Dateiablage zugreift. Sehen tut man nur die neuste Version. Öffnet man eine Datei, bearbeitet diese und speichert sie wieder ab, so wird in HQ automatisch eine neue Version hochgeladen.

Wie lade ich eine neue Dateiversion hoch?

Eine neue Dateiversion wird automatisch erstellt, wenn du eine Datei die schon in der Ablage existiert (identischer Dateiname) hochlädst.

Welche Datei-Typen werden in der Vorschau angezeigt?

HQ bietet zu ein paar Dateitypen eine direkte Vorschau. Dazu zählen PDFs und Bilder (JPG/JPEG/PNG etc.). Mittels der Vorschau kann die Datei ohne Download angeschaut werden.