Mailserver

Wie hinterlege ich einen SMTP-Server (Mailserver)?

Damit Systemnachrichten verschickt werden können und ihr aus dem System heraus Angebote, Rechnungen und alle anderen Belege versenden könnt, müsst ihr im Admin-Bereich euren eigenen E-Mail-Server (SMTP) in den Einstellungen hinterlegen.

Wichtig ist, dass diese Mailadresse bzw. der dazugehörige Benutzer das Recht hat, im Namen aller anderen Benutzer Mails zu versenden. Diese Einstellung heißt in den meisten Servern "Send as".

Hinweis für Exchange / Office365: Hier ist die Send as-Funktion in der Regel an der jeweiligen Absender-Adresse zu hinterlegen, nicht am zentralen SMTP-Nutzer.

Wie du die "Send as" Berechtigung in deinem Mail-Server einstellen kannst, kannst du unter den folgenden Links nachlesen:

Gmail: https://support.google.com/mail/answer/22370?hl=de

Exchange: Verwenden des EAC zum Zuweisen von Berechtigungen für mehrere Postfächer gleichzeitig

Folgende Daten werden für den SMTP-Server benötigt:

Admin-Adresse: Die Absenderadresse, von der reguläre Systemnachrichten wie Urlaubsanträge versendet werden. Beispiel: hq@UNTERNEHMEN.de.

Server-Adresse: z.B. smtp.UNTERNEHMEN.de
Server-Port: standardmäßig 25 oder 465 oder 587 (TLS)
Benutzername: Benutzername des SMTP-Users
Passwort: ******

Wichtig: Aus Sicherheitsgründen unterstützen wir bei der TLS Verschlüsselung nur noch die Version TLS 1.2.

Kommt gerne auf unseren Support zu, um die Einstellungen zu hinterlegen. Unter Admin / Einstellungen könnt ihr die Werte auch selbst hinterlegen:
(Die Abbildung enthält Beispieldaten)

Du kannst über den Button "SMTP-Einstellungen testen" einen Test starten prüfen ob deine Einstellungen korrekt sind und funktionieren.

Wie kann ich E-Mails in der Kontakthistorie ablegen?

Im HQ werden für Kunden, Leads und Projekte alle Kontakte erfasst. Das können z.B. Gesprächsprotokolle oder Telefonanrufe oder eben auch E-Mails sein. Die Sammlung aller Kontakte ist die sogenannte Kontakthistorie, die sich in jedem Kunden, Projekt oder Lead wiederfindet.

E-Mails sollten natürlich automatisch zur Kontakthistorie hinzugefügt werden, damit man sie nicht manuell (z.B. per Copy & Paste) übertragen muss. Genau das tut das HQ über den folgenden Weg:

Wenn du eine E-Mail verschickst, setzt du die Adresse crm@hellohq.io in bcc (Blindkopie) deiner E-Mail
Das HQ erfasst dadurch diese Mail, ohne, dass es ein anderer Empfänger mitbekommt
Über deine E-Mail-Adresse weiß das HQ, dass diese E-Mail von dir kommt - gleiches gilt für die Adressen deiner Empfänger
Beim nächsten Login öffnet das HQ ein Fenster, in dem du die automatische Zuordnung der E-Mail prüfen kannst und auch direkt eine Wiedervorlage für die E-Mail erstellst, damit dich das HQ z.B. an das Nachfassen erinnert

Achtung

Damit das CRM-System erkennen kann, zu welchem HQ die Mails zugeordnet werden sollen, muss euer Host-Name hinterlegt sein. Um dies zu tun, kontaktiert einfach unseren Support!

Tipp

Um empfangene E-Mails ohne Antwort im HQ zu archivieren, können sie einfach kommentarlos an crm@helloHQ.io weitergeleitet werden. Das HQ erkennt trotzdem deinen Kunden, indem es die ganze E-Mail nach bekannten Adressen untersucht.

Tipp

Tipp: Um die Zuordnung von E-Mails zu Leads oder Projekten zu vereinfachen, kannst du die Leadnummer oder Angebotsnummer in den Betreff der E-Mails schreiben. Dadurch wählt das HQ automatisch den richtigen Lead oder das richtige Projekt aus, keine manuelle Korrektur mehr notwendig.