Damit Systemnachrichten verschickt werden können und ihr aus dem System heraus Angebote, Rechnungen und alle anderen Belege versenden könnt, müsst ihr im Admin-Bereich euren eigenen E-Mail-Server (SMTP) in den Einstellungen hinterlegen.
Wichtig ist, dass diese Mailadresse bzw. der dazugehörige Benutzer das Recht hat, im Namen aller anderen Benutzer Mails zu versenden. Diese Einstellung heißt in den meisten Servern "Send as".
Hinweis für Exchange / Office365: Hier ist die Send as-Funktion in der Regel an der jeweiligen Absender-Adresse zu hinterlegen, nicht am zentralen SMTP-Nutzer.
Wie du die "Send as" Berechtigung in deinem Mail-Server einstellen kannst, kannst du unter den folgenden Links nachlesen:
Gmail: https://support.google.com/mail/answer/22370?hl=de
Exchange: Verwenden des EAC zum Zuweisen von Berechtigungen für mehrere Postfächer gleichzeitig
Folgende Daten werden für den SMTP-Server benötigt:
Admin-Adresse: Die Absenderadresse, von der reguläre Systemnachrichten wie Urlaubsanträge versendet werden. Beispiel: hq@UNTERNEHMEN.de.
Server-Adresse: z.B. smtp.UNTERNEHMEN.de
Server-Port: standardmäßig 25 oder 465 oder 587 (TLS)
Benutzername: Benutzername des SMTP-Users
Passwort: ******
Wichtig: Aus Sicherheitsgründen unterstützen wir bei der TLS Verschlüsselung nur noch die Version TLS 1.2.
Kommt gerne auf unseren Support zu, um die Einstellungen zu hinterlegen. Unter Admin / Einstellungen könnt ihr die Werte auch selbst hinterlegen:
(Die Abbildung enthält Beispieldaten)
Du kannst über den Button "SMTP-Einstellungen testen" einen Test starten prüfen ob deine Einstellungen korrekt sind und funktionieren.