Wieso kann ich meine Subsysteme oben rechts nicht auswählen?

Subsysteme sind etwas komplexer und benötigen deshalb im Vergleich zum einstufigen HQ mehr Einstellungen, die beachtet werden müssen.

Um ein Subsystem auswählen zu können, musst du einer Benutzergruppe aus dem Subsystem angehören. Diese Einstellungen kannst du im Adminbereich unter Gruppenverwaltung vornehmen.

Zuerst musst du eine neue Benutzergruppe in dem Reiter Baumstruktur erstellen und diese dann eines deiner Subsysteme zuordnen. Dies ist nötig, da jede Benutzergruppe nur einem Subsystem zugeordnet werden kann. Deshalb benötigst du pro Subsystem auch mindestens eine Benutzergruppe.

Dann kannst du in den Reiter Organigramm wechseln und die Benutzer, die das Subsystems benutzten sollen, der Gruppe zuordnen.

Wie lege ich Subsysteme oder Mandanten an?

Verwalten kannst du Subsysteme im Admin-Bereich in den Einstellungen. Dort kannst du neue Subsysteme anlegen oder bestehende löschen. Darüber hinaus kannst du für jedes Subsystem entscheiden, in welcher Währung das Subsystem Beträge anzeigt und ob es sich um ein Master-System handelt. Für den letzteren Fall setzt Du den Haken bei "Zeigt Daten aller Systeme".

 

Subsysteme ermöglichen die Trennung eines HQs in verschiedene Mandanten.

Subsysteme spiegeln eine Mandantenfähigkeit im HQ wider. Mit Hilfe von Subsystemen kannst Du unterscheiden, welche Gruppe von Nutzern welche Objekte sehen und bearbeiten darf - und welche nicht. So kannst Du beispielsweise deine Kundenliste in Kunden unterteilen, die man nur im Subsystem Nord und solche, die man nur im Subsystem Süd sehen kann. Es gibt auch die Möglichkeit sogenannte Master-Systeme anzulegen, die grundsätzlich alle Daten anzeigen.

Vorhandene Subsysteme kann der Nutzer oben in der HQ-Systemleiste auswählen, um zwischen Subsystem zu wechseln - sofern der Nutzer mehreren Subsystemen zugeordnet ist. Wechselt der Nutzer in ein Subsystem, sieht er nur die Daten, die diesem Subsystem zugeordnet sind - es sei denn, es handelt sich um ein Master-System.

Wenn Du gerne Subsysteme in Deinem HQ nutzen möchtest, wende Dich einfach an Deinen zuständigen Account Manager oder den HQ Support - wir aktiveren Dir gern die Subsysteme.

Als Vorbereitung kannst du bitte schon einmal ein zweites Unternehmen hinzufügen und weitere Dokumentenvorlagen erstellen.

 

Subsystemfähige Objekte

Alle wichtigen Objekte im System lassen sich subsystem-aware im System verwalten. Zu welchem Subsystem ein Objekt gehört - bzw. in welchen Subsystemen es sichtbar ist - verwaltest Du in der Regel direkt im Objekt im Dropdown-Feld Subsystem. Hier eine Liste der Subsystem-fähigen Objekte - mit Hinweis, wo die Subsystem-Zugehörigkeit gepflegt wird.

 

Objekt Zuweisen in
Projekte Direkt im Projektdetails im Dropdown Subsystem im Reiter Allgemein
Unternehmen Direkt in den Unternehmensdetails im Dropdown Subsystem im Reiter Allgemein bzw. Details
Leads Direkt in den Leaddetails im Dropdown Subsystem im Reiter Information im Bereich Qualifikation
Artikel Über Artikelkategorien in den Datenfeldern im Admin-Bereich
Benutzer Über die Zugehörigkeit zu Benutzergruppen im Admin-Bereich Gruppenverwaltung
Mailings Über die Zuordnung zu einem Kunden oder anderen Unternehmen im Dropdown Mailing zu Unternehmen in den Mailing-Details
Belege Über die Zuordnung des Belegs zu einem Kunden oder anderen Unternehmen
Ressourcen Über die Zuordnung der Ressourcengruppen zu Subsystemen