Wie kann ich den externen Stundensatz eines Projektmitgliedes ändern?

Es kann immer mal vorkommen, dass die externen Stundensätze sich verändern. Somit muss es auch möglich sein, diese im HQ innerhalb eines Projektes anzupassen.

Um den Stundensatz anzupassen, musst du erst einmal in das Projekt und den Reiter "Team" öffnen. Hier kannst du jetzt den Stundensatz bearbeiten, indem du auf den kleinen Stift klickst.

Projekt_Verrechnungss_tze.gif

In dem PopUp kannst du dann den Verrechnungssatz anzupassen. Hier hast du mehrere Möglichkeiten:

1. Mitarbeiterspezifischen Verrechnungssatz verwenden

Hier wird der Verrechnnungssatz genommen, der beim Benutzer direkt hinterlegt ist. Um herauszufinden, welcher Verrechnungssatz gerade am Benutzer hängt, musst du einmal in der Benutzerverwaltung in den Stammdaten des jeweiligen Mitarbeiters schauen. 

2. Manuell eingeben

Hier hast du die Möglichkeit einen manuellen Betrag als Verrechnungssatz einzugeben. Diesen kannst du frei aussuchen und dieser hängt mit keinen anderen Verrechnungssätzen zusammen

3. Einen anderen Verrechnungssatz auswählen

Hier werden dir die Verrechnungssätze angezeigt, die mit der Projektrolle verknüpft sind. Hier könntest du also einen überarbeiteten Verrechnungssatz auswählen, sollten sich die Stundensätze verändert haben oder auch einen ganz neuen Verrechnungssatz auswählen. 
Unter Admin -> Verrechnungssätze kannst du sehen, mit welcher Projektrolle die Verrechnungssätze verknüpft sind. 

Projekt_Reporting__berschreiben.gif

Wenn du nun bereits Reportings mit dem alten Verrechnnungssatz erstellt hast und diesen nun ändern möchtest, öffnet sich erneut ein PopUp, in dem du gefragt wirst, ob du die alten Reportings überschreiben möchtest. 
Hier hast du die Auswahl zwischen:

  • Kein Reporting umschreiben
  • Nur nicht freigegebene Reportings
  • Nur nicht abgerechnete Reportings
  • Alle Reportings

Je nach dem, was du hier auswählst, werden die externen Stundensätze der alten Reportings mit den neuen Stundensätzen ersetzt. 

Wie wird der Wert für interne geplante Kosten festgelegt?

Häufig sind in deinen Projekten anhand der geplanten Aufgaben bereits interne Kosten absehbar, die sich aus euren internen Verrechnungssätzen ergeben. Wenn du in den Projektfinanzen auf "Konfiguration" gehst, kannst du dort einstellen, nach welchem Schema die geplanten internen Kosten berechnet werden sollen. Du kannst dann entweder nach der Zuweisung der Nutzer aus der Projektplanung, also der spezifischen Stundenverteilung, oder nach der Angabe der Sollstunden der jeweiligen Tasks einen Wert berechnen.

Demo_interne_plankosten.gif

Wählst du die Personalzuweisung aus, dann wird automatisch der interne Kostensatz des jeweiligen Nutzers, beziehungsweise seines Verrechnungssatzes genutzt. Bei der Option nach Task-Sollwert, musst du anschließend noch einen Verrechnungssatz auswählen, der für die geplanten Stunden angenommen werden soll.

Was ist der Deckungsbeitrag (DB) in den Projektfinanzen?

Als Deckungsbeitrag bezeichnet man die Differenz zwischen den Umsätzen deiner Projekte und deren Kosten. Hier wird also der Betrag, den du unter "Abgerechnet" sieht, deinen Kosten gegenübergestellt. Ziel ist es, dir in einem Wert anzugeben, wie gut sich ein Projekt rentiert. Beträgt der Deckungsbeitrag beispielsweise -1.000 Euro weißt du, dass deine Kosten deinen Umsatz aktuell noch um 1.000 Euro überwiegen. Der Deckungsbeitrag in Prozent wiederum gibt das Verhältnis von Umsatz zu Kosten an. 

Doku_DB.PNG

Wie stelle ich sicher, dass die abzurechnenden Reportings den korrekten Preis bekommen?

Dazu kannst du die sogenannten Verrechnungssätze verwenden. Sie bestimmen automatisch welchen Preis ein Reporting bekommt. 
Dabei kann ein einfacher Standardsatz hinterlegt werden oder Sätze, die sich unterscheiden. Die Unterscheidungskriterien sind:

  • Die Projektrolle des Teammitglieds, das reportet
  • Der Aufgabentyp der Aufgabe, auf die reportet wird
  • Auch eine Kombination beider ist möglich

Die Projektrollen weist du im Reiter “Team” im Projekt zu. Den Aufgabentyp im Projektplan in der Spalte “Typ”. Die Auswahllisten für Projektrollen und Aufgabentypen pflegst du unter Admin / Standardwerte.
Die Verrechnungssätze verwaltet man unter Admin / Verrechnungssätze. Dort kannst du eine oder mehrere Regeln anlegen. Es ist auch möglich, eine Verrechnungssatz-Regel an einem Kunden und einem Benutzer über das Feld “Verrechnungssatz” zu hinterlegen. 
Beim Reporting geht das HQ in der Prüfung wie folgt vor, um den richtigen Verrechnungssatz zu ermitteln:

  • Wurde am Projekt (über das Teammitglied) ein (manueller) Satz hinterlegt? Wenn nein >
  • Ist am Kunden des Projekts eine Regel hinterlegt? Wenn nein >
  • Ist am Benutzer eine Regel hinterlegt? Wenn nein >
  • Werden 0,00 € herangezogen

Um ein Sicherheitsnetz zu haben, hinterlegt man also am besten im Benutzer die Verrechnungssatz-Regel für Standardpreise. 
Die Verrechnungssätze können auch heran gezogen werden, um Kalkulationen zu erstellen, aus denen man wiederum Angebote und Projektpläne erzeugen kann 

Wie setzen sich die erwarteten internen Kosten zusammen

Die erwarteten internen Kosten setzen sich aus den bereits reporteten Zeiten mal deren Verrechnungssatz und den geplanten internen Kosten zusammen.

Geplante_Int._Kosten__berblick.png

 

Die Geplanten Kosten sind die Kosten, die laut Projekt- oder Ressourcenplanung noch zu leisten sind. Welche von beiden Planungen berücksichtigt wird, lässt sich dabei in der Finanzübersicht des Projekts unter "Konfiguration" einstellen. 

 

Konfguration_highlighted.png

 

 

Wenn du dort draufklickst, findest du dich in folgendem PopUp wieder:

Konfiguration_Interne_Geplante_Kosten_Personalzuweisung.png

 

Hier kannst du einstellen wie die geplanten internen Kosten errechnet werden sollen. Standardmäßig ist eingestellt, dass diese aus der in der Ressourcenplanung in der Projektplanung berechnet werden. Die Zeit, die ein Mitarbeiter hier auf einen Task verplant ist, wird mit dem hier eingegebenen Verrechnungssatz multipliziert.

 

Die andere Möglichkeit ist, die Soll-Zeit eines Tasks mit einem Verrechnungssatz zu multiplizieren.

Konfiguration_Interne_Geplante_Kosten_Taskzuweisung.png

 

 

Wo finde ich eine Finanz-Übersicht meines Projektes?

Im Projekt-Reiter "Finanzen". Hier hast Du über die Unter-Reiter Übersicht, Kosten, Budget und Belege alles im Blick.

Wo finde ich das Finanzcontrolling?

Möchtest Du Dir die Finanzen projektübergreifend ansehen, gehe im Controlling-Modul auf "Finanzen". Die Finanzen des jeweiligen Projektes findest Du im Projekt im Reiter "Finanzen".

Wo sehe ich Projekt-Reportings welche nicht- oder bereits abgerechnet wurden?

Eine Übersicht über deine Projekt-Reportings findest du im Projekt selbst, unter dem Reiter "Finanzen" und dort unter dem Punkt "Kosten". 

Hier findest du den Reiter "Interne Kosten". Darunter findest du alle Reportings welche auf eine Aufgabe, einen Task der diesem Projekt angehört, gebucht wurden. 
Des Weiteren kannst du hier neben dem Kostensatz auch die entstanden Kosten, den Stundensatz, den abrechenbaren Wert, den ggf. bereits abgerechneten Wert sowie den Budgetposten einsehen.


 

 

Wie in jeder Smart-Tabelle kannst du dir auch hier die einzelnen Spalten beliebig zusammenstellen und die Ansicht nach deinen Vorstellungen speichern.

Wo sehe ich die Positionszuordnung eines Belegs in einem Projekt?

Die Positionszuordnung der Positionen auf deinen Belegen kannst du im Projekt unter dem Reiter "Finanzen" und dort im Bereich Belege einsehen. 

Klappe dazu einfach einen Beleg aus indem du auf den Pfeil links klickst. 

 

Nun siehst du welchem Budget die einzelnen Positionen auf dem Beleg zugeordnet sind. 

Du kannst hier die Zuordnung auch noch ändern, indem du aus der DropDown ein anderes Budget auswählst.

Wie lege ich ein Projekt-Budget an?

Gehe dazu im Projekt auf den Reiter "Finanzen". Im Unter-Reiter "Budget" findest Du einen Aktionsbutton, über den sich Budgets entweder frei, oder aus einem Angebot heraus erstellen lassen. Bereits bestehende Budgets können auch im Nachhinein mit einem Angebot verknüpft werden.

Tipp: Auch in der Projektvorlage können Budgets vordefiniert werden, so dass alle Projekte einer bestimmten Vorlage damit standardisiert ausgestattet werden.

Finanzen_neues_Budget.gif

 

Wie erzeuge ich ein Budget aus einem Angebot?

Um ein Budget aus einem Angebot zu erstellen, gehe zunächst in den Projektdetails auf den Reiter "Finanzen" und dort in den Reiter "Budget". Klicke auf den Button "Budget Aktionen" und wähle die Option "Budget aus Angebot erzeugen".

Es öffnet sich ein Fenster in dem Du alle Angebote auswählen kannst, aus denen Du das Budget erzeugen möchtest. Anschließend siehst Du die einzelnen Positionen. Du kannst nun festlegen, wie Dein Budget heißen soll und welche Positionen Du dem Budget zuordnen möchtest.

 

Wie verknüpfe ich ein Budget mit einem bestehenden Angebot?

Um ein Projektbudget mit einem bestehenden Angebot zu verknüpfen, gehe zunächst auf "Projektdetails" und darin auf den Reiter "Finanzen". Darunter findest Du 4 Unter-Reiter, unter anderem den Reiter "Budget".

Klicvke auf den Button "Budget Aktionen" und wähle die Option "Budget mit einem Angebot verknüpfen".

 

Wie setzten sich die Plankosten zusammen?

In die Plankosten eines Projektes fließen sowohl externe, als auch interne Kosten mit ein. Die externen Plankosten können im Projekt unter dem Reiter "Finanzen" --> "Kosten" über den Button "Plankosten hinzufügen" hinzugefügt werden und später in tatsächliche Kosten umgewandelt werden (Reiter Plankosten).

Die internen Plankosten werden durch die Projektplanung bestimmt. Hierbei kannst du für Aufgaben einen Soll-Wert eingeben. Dieser Wert wird dann, wenn auf diesen Task ein Mitarbeiter eingetragen ist, mit dem jeweiligen Stundensatz verrechnet.


Sollte kein Mitarbeiter auf den Task angesetzt sein, dann werden dafür keine internen Plankosten erstellt. Um dies anzupassen kannst du unter dem Reiter "Finanzen" --> "Übersicht" auf den Button "Konfiguration" gehen und dort von Personalzuweisung auf Task-Soll-Wert umstellen. Wichtig hierbei ist die Auswahl des Rechnungssatzes (kann auch manuell erfolgen).

Wie erstelle ich Planumsätze?

Was sind Planumsätze?

Planumsätze dienen dazu einen Forecast über zukünftige Umsätze zu erstellen, sowie wiederkehrende Rechnungen vorzubereiten.

Wenn z.B. ein immer gleicher monatlicher Retainer von 5.000€ benötigt wird, kann dieser einfach als Planumsatz angelegt werden. Innerhalb des Planumsatzes wird dann für jeden Monat ein einzelner Planumsatz angelegt der dann händisch oder über den Rechnungslauf in eine Rechnung umgewandelt werden kann, ohne dass die Rechnung / Positionen jeden Monat neu erstellt werden müssen. 

Planumsätze können an verschiedenen Stellen im HQ angelegt werden:

  • In Leads
  • In Unternehmen
  • In Projekten

Wird ein Projekt aus einem Lead erzeugt, ist es möglich den Planumsatz in das Projekt zu überführen.

Achtung: Im Lead ist die Erstellung der Planumsätze nur vereinfacht möglich, d.h. ohne Positionen (ausgenommen der Planumsatz wird aus dem Angebot innerhalb des Leads erzeugt). 

Planumsätze erstellen

Planumsätze können entweder händisch erstellt oder automatisch aus einem Angebot generiert werden.

Planumsatz händisch erstellen

Klicke hier auf "Neuer Planumsatz" um einen neuen Planumsatz anzulegen.

Für einen Planumsatz können folgende Intervalle ausgewählt werden:

  • einmalig
  • jährlich
  • halbjährlich
  • quartalsweise
  • monatlich
  • wöchentlich
  • zweijährlich
  • dreijährlich
  • vierjährlich
  • fünfjährlich

Die Beschreibung des Planumsatzes dient der internen Benennung und ist später auf der Rechnung nicht sichtbar. 

Da Planumsätze auch für den Rechnungslauf genutzt werden können, müssen hier auch die folgenden Einstellungen vorgenommen werden:

  • Auswahl Rechnungsvorlage
  • Auswahl Rechnungsempfänger
  • Auswahl Zahlungsbedingungen

Diese Einstellungen können später in der Rechnung noch angepasst werden.

Über die Auswahl des Zeitbereichs für die Intervalle (oder des Datums bei Intervall "Einmalig") kannst du die Dauer des Planumsatzes definieren

Anschließend können noch die zukünftigen Rechnungspositionen (oder ein Planbetrag) zum Planumsatz hinzugefügt werden und weitere Einstellungen wie Rabatte oder Margen vorgenommen werden.

Planumsatz.gif

 

Planumsatz aus Angebot erzeugen

Wenn der Status eines Angebots angepasst wird (z.B. wenn das Angebot versendet wird), erscheint ein Pop-up das es ermöglicht neue Planumsätze aus den Angebotspositionen zu erstellen.

In diesem Fenster gibt es drei Möglichkeiten:

  • Ersetzen: Alle bisherigen Planumsätze werden ersetzt
    Achtung: Wenn des Angebot aus einem Lead oder aus einem Projekt kommt, werden alle Lead- bzw. Projekt-Planumsätze gelöscht und mit dem neuen Planumsatz ersetzt. Gibt es weder einen Lead noch ein Projekt werden alle Planumsätze des Unternehmens gelöscht!
  • Hinzufügen: Einen neuen Planumsatz erstellen
  • Angebot ignorieren: Es wird für das Angebot kein Planumsatz erstellt

Das Intervall wird hier direkt aus den Angebotspositionen gezogen. Im Pop-up muss nur noch der Zeitraum / das Datum des Intervalls eingestellt werden.

Planumsatz_aus_Angebot.gif

Wie füge ich Fremdkosten hinzu?

Fremdkosten kannst du unter Belege / Eingangsrechnungen und im "Finanz-Reiter" im Projekt anlegen. 

Klicke dazu einfach auf den Reiter "Kosten" und wähle dann zwischen den Modi "Fremdkosten erfassen" und "Fremdkosten erfassen (Quick)". 

Der Unterschied zwischen den beiden Modi, ist die detaillierte Erfassung. 

Im "Standard-Modus" kannst du einen Beleg erstellen, auf welchem du die einzelnen Positionen der Fremdkosten hinterlegst. Die Handhabung ist wie in jedem anderen Beleg auch. 

Im "Quick-Modus" kannst du die Fremdkosten schnell und einfach über eine Eingabemaske hinterlegen. 

 

 

 

Wo finde ich eine Übersicht über alle Kosten eines Projektes?

Um eine Übersicht über alle Kosten in einem Projekt zu erhalten, gehe im Projekt in den Reiter "Finanzen". In der Übersicht siehst Du auf einen Blick alle Fremdkosten, internen Kosten, Reportings und geplante Kosten sowie das Budget.

Im Unter-Reiter "Kosten" kannst Du Dir Plankosten, interne Kosten und Fremdkosten noch einmal genauer ansehen.