Wie richte ich einen Workflow ein?

Wie du deine individuellen Workflows einrichtest, erklären wir dir hier.

Um einen neuen Workflow zu erstellen gehe in den Adminbereich und klicke auf den Reiter Workflows.

1 Allgemeine Workfloweinstellungen vornehmen

Doku_Workflow_1.PNG

1.1 Um einen neuen Workflow zu erstellen, musst du zunächst den Prozessschritt, bei dem der Workflow ausgelöst werden soll, auswählen. Hier z.B 'Projekterstellung'.

1.2 Stelle als nächstes ein, welche Aktion ausgeführt werden soll

      1.2.1 Klicke ‚Email senden' an, wenn du automatisch eine Email verschicken lassen möchtest.

      1.2.2 Wähle ‚Systemnachricht senden‘ wenn du eine Systemnachricht verschicken lassen möchtest

      1.2.3 Generiere eine Aufgabe für die entsprechenden Nutzer, welche anschließend auf deren Dashboard angezeigt wird.

Du kannst hier auch mehrere Optionen auswählen.

2 Aufgabe erstellen

Doku_Workflow_2.PNG

Wenn du den Haken bei 'Aufgabe' unter dem Reiter Allgemeines gesetzt hast, kannst du hier die Details für die Aufgabe festlegen.

2.1 Gib einen Sollumfang in Stunden an der für die Aufgabe kalkuliert werden soll.

2.2 Falls mehrere Mitarbeiter an der Aufgabe arbeiten sollen, vergebe hier ein Zeitbudget das den Mitarbeitern zugeteilt wird. Damit wird der gesamte Sollumfang auf alle zugewiesenen Mitarbeiter verteilt.

2.3 Erstelle jetzt eine Deadline bis wann die Aufgabe erledigt sein muss. Diese wird in Tagen ab dem Auslösezeitpunkt angegeben.

2.4 Optional kannst du jetzt den Haken bei 'Aufgabe nur einmal für alle Nutzer vergeben?' setzen. Wenn jetzt ein Nutzer die Aufgabe für erledigt erklärt, verschwindet diese bei allen Nutzern aus den offenen Aufgaben.

3 Bedingungen festlegen

Bedingungen sind abhängig vom Prozessschritt und können jetzt mit dem Workflow verknüpft werden.

Prozessschritt
Bedingung
Projekt erstellt Projektvorlage wählen
Projektstatus geändert Projektvorlage wählen
Projektstatus geändert zu
Teammitglied hinzugefügt
Lead erstellt  
Status eines Leads geändert  Status geändert zu
Verantwortlicher eines Leads geändert  
Wahrscheinlichkeit eines Leads geändert Wahrscheinlichkeit geändert zu
Kontakthistorie vermerkt  
Dateifeedback angefordert  
Abwesenheit Mitarbeiter eingetragen Abwesenheit
Abwesenheit Ressourcen eingetragen Abwesenheitstyp
Belegstatus geändert Status geändert zu
Dokumenttyp
Lagerbestandsgrenze erreicht Ereignis
Projektfortschritt erreicht Projektvorlage wählen
Erreichter Fortschritt
Mailing Status geändert Mailing Status

3 Empfänger hinzufügen

Empfänger sind ebenfalls vom Prozessschritt abhängig.

 

Prozessschritt
Empfänger
Projekt erstellt Aufgabe für Benutzergruppe
An den Ersteller
An den direkten Vorgesetzten
Aufgabe an Verantwortlichen vergeben
Projektstatus geändert Aufgabe für Teammitglied
Aufgabe für Benutzergruppe
An den Ersteller
An den direkten Vorgesetzten
Aufgabe an Verantwortlichen vergeben
Teammitglied hinzugefügt Aufgabe für Teammitglied
Aufgabe für Benutzergruppe
An den Ersteller
An den direkten Vorgesetzten
Aufgabe an Verantwortlichen vergeben
Lead erstellt Aufgabe für Benutzergruppe
An den Ersteller
An den direkten Vorgesetzten
Aufgabe an Verantwortlichen vergeben
Status eines Leads geändert  Aufgabe für Benutzergruppe
An den Ersteller
An den direkten Vorgesetzten
Aufgabe an Verantwortlichen vergeben
Verantwortlicher eines Leads geändert Aufgabe für Benutzergruppe
An den Ersteller
An den direkten Vorgesetzten
Aufgabe an Verantwortlichen vergeben
Wahrscheinlichkeit eines Leads gändert Aufgabe für Benutzergruppe
An den Ersteller
An den direkten Vorgesetzten
Aufgabe an Verantwortlichen vergeben
Kontakthistorie vermerkt Aufgabe für Benutzergruppe
An den Ersteller
An den direkten Vorgesetzten
Aufgabe an Verantwortlichen vergeben
Dateifeedback angefordert Aufgabe für Teammitglied
Aufgabe für Benutzergruppe
An den Ersteller
An den direkten Vorgesetzten
Aufgabe an Verantwortlichen vergeben
Abwesenheit Mitarbeiter eingetragen Aufgabe für Teammitglied
Aufgabe für Benutzergruppe
An den Ersteller
An den direkten Vorgesetzten
Aufgabe an Verantwortlichen vergeben
Abwesenheit Ressourcen eingetragen Aufgabe für Teammitglied
Aufgabe für Benutzergruppe
An den Ersteller
An den direkten Vorgesetzten
Aufgabe an Verantwortlichen vergeben
Belegstatus geändert Aufgabe für Teammitglied
Aufgabe für Benutzergruppe
An den Ersteller
An den direkten Vorgesetzten
Aufgabe an Verantwortlichen vergeben
Lagerbestandsgrenze erreicht Aufgabe für Benutzergruppe
An den Ersteller
An den direkten Vorgesetzten
Aufgabe an Verantwortlichen vergeben
Projektfortschritt erreicht Aufgabe für Benutzergruppe
An den Ersteller
An den direkten Vorgesetzten
Aufgabe an Verantwortlichen vergeben
Mailing Status geändert Aufgabe für Benutzergruppe
An den Ersteller
An den direkten Vorgesetzten
Aufgabe an Verantwortlichen vergeben

 

 

4 Weitere Einstellungen

Doku_Workflow_3.PNG

4.1 Du hast die Möglichkeit, den Workflow über den Haken bei 'Deaktiviert?' zu deaktivieren, ohne diesen gleich zu löschen.

4.2 Setze den Haken bei 'Aufgabe als abgeschlossen markieren' um die Aufgabe direkt als erledigt zu markieren und diese dann auf dem Dashboard nicht anzeigen zu lassen. Sie ist aber unter 'meine Aufgaben' weiterhin einsehbar.

4.3 Über den Haken bei 'Aufgabe wird kontrolliert?' wird ein Kontrollprozess ausgelöst, so dass nach Abhaken der Aufgabe eine nächste Person eine Kontrollaufgabe erhält. Für die Kontrollaufgabe muss der entsprechende Empfänger eingerichtet werden.

Fertig! Jetzt sparst du dir eine Menge Arbeitsschritte und kannst noch effektiver arbeiten. 

Für welche Prozessschritte gibt es Workflows?

Folgende Prozessschritte können einen Workflow auslösen:

  • Projekt erstellt
  • Projektstatus geändert
  • Teammitglied hinzugefügt
  • Lead erstellt
  • Status eines Leads geändert
  • Verantwortlicher eines Leads geändert
  • Wahrscheinlichkeit eines Leads geändert
  • Kontakthistorie vermerkt
  • Dateifeedback angefordert
  • Abwesenheit Mitarbeiter eingetragen
  • Abwesenheit Ressourcen eingetragen
  • Belegstatus geändert
  • Lagerbestandsgrenze erreicht
  • Projektfortschritt erreicht
  • Mailing Status geändert

Du wählst die Prozesse im Adminbereich unter dem Menüpunkt "Workflows" im Drop-down-Menü aus. Wie du deine Workflows richtig konfigurierst, wird dir hier erklärt.

Wie lege ich einen Workflow für die Änderung eines Lead-Status an?

Gehe dazu in den Admin-bereich in das Modul "Workflows". Wähle den Prozessschritt "Status eines Leads geändert" und klicke auf den Button "+Neuer Workflow". Du kannst den Workflow nun benennen und festlegen, was er beinhalten soll. 

Workflow_leaddstatus.gif