Admin

Für das Hinzufügen von Positionen auf Angeboten, Rechnungen und anderen Belegen klickt ihr unter dem Anschreiben auf "+ Hinzufügen" und wählt "Neue Position". Anschließend öffnet sich das Positionsfenster, in dem ihr mit Freitext, Artikeln oder anderen Positionstypen die Position erstellt. 

Klickt ihr nach Bestimmen von Typ, Beschreibung, Menge und Preis den "Speichern"-Button, bleibt das Fenster geöffnet und es kann die nächste Position ausgefüllt und gespeichert werden. Erst bei Klick auf "Speichern und schließen", schließt sich das Positionsfenster.

Praktischer Tipp: Mit der Tastenkombination aus "Alt"-Taste und "+"-Taste lässt sich das Positionsfenster ebenfalls öffnen.

Es gibt Fälle, in denen Benutzer in deinem HQ Rechnungen bearbeiten müssen, jedoch nicht dazu in der Lage sein dürfen, diese auch abschließend zu versenden. Speziell für diesen Case haben wir  ein System Setting entworfen, welches dafür sorgt, dass Benutzer, welche nicht die Rechtestufe 5 besitzen, Rechnungen (und Stornos & Co.) nicht in den Status "versendet" setzen können. Wenn du dieses Setting nutzen möchtest, wende dich bitte an unseren Support. Das Setting gilt nicht für Angebote oder Lieferscheine.

Im HQ hast du viele unterschiedliche Möglichkeiten mit Nummernkreisen zu arbeiten. Da es z.B. auch möglich ist, wenn man Subsysteme verwendet, die selbe Belegnummer doppelt im System zu haben, gibt es hier einige Dinge die man beim Ändern von Nummernkreisen beachten muss.

Generell gilt: wenn du einen neuen Nummernkreis einstellen möchtest, musst du zuerst einmal einen neuen Nummernkreis in den Beleg-Standardwerten im Admin-Bereich erstellen. Mehr Infos zu diesem Thema findest du hier: Wie kann ich einen Beleg Nummernkreis einrichten?

Danach musst du einmal die Dokumentvorlage kopieren, bei der du den Nummernkreis austauschen möchtest, da sonst die höchste Nummer des alten Nummernkreises für den neuen Nummernkreis übernommen wird. Nun fügst du in der Dokumentvorlage unter Einstellungen den neuen Nummernkreis ein und speicherst.

Zum Verständnis: HQ schaut sich beim Vergeben neuer Belegnummern immer die höchste aktuelle Nummer von Nummernkreis UND/ODER Dokumentvorlage an, damit keine Nummer doppelt vergeben wird, ohne dass das gewollt ist. Daher muss hier auch die Dokumentvorlage kopiert werden.

Du kannst im HQ in den Admin-Standardwerten die zur Verfügung stehenden Steuersätze einstellen. Hierzu wählst du den Bereich "Mehrwertsteuersätze" und trägst diesen einfach ein.

Die Steuersätze stehen dann beim Hinzufügen einer Position zu einem Beleg zur Verfügung.

Im HQ hast du eine E-Post Schnittstelle, womit du Belege direkt aus dem HQ über die deutsche Post verschicken kannst. Hierbei wird der Beleg über die E-Post Schnittstelle an die deutsche Post übermittelt, dort ausgedruckt und auf dem Postweg verschickt. 

Um einen Beleg postalisch zu versenden, klickst du im entsprechenden Beleg auf "Versenden" und wählst dort den Reiter "Postversand" aus. Hier drückst du auf "Senden", um den Beleg über den Anbieter "LetterXPress" an die deutsche Post zu übermitteln.

Die Kosten dafür werden von uns gesammelt und automatisch auf der nächsten HQ-Rechnung abgerechnet.

Die Preise (ab 18.12.19) sind hier zu finden: https://www.letterxpress.de/preise

Hinweise zur Gestaltung eines Hintergrund-Briefpapiers, insbesondere zu Abstände und Adressfeldern, erhaltet ihr aus der Post-Norm: https://www.deutschepost.de/de/b/briefvorlagen/normbrief-din-5008-vorlage.html

Meist möchte man nicht, dass alle Mitarbeiter Einsicht in die verschiedenen Stundensätze der Kollegen erhalten können. Dazu beschreiben wir hier einmal, wo im HQ die Stundensätze abgebildet werden, damit man die Rechte im Moduladmin entsprechend anpassen kann.

1. Benutzerverwaltung

Die internen Stundensätze sind in der Benutzerverwaltung einzusehen.

Bei der Benutzerverwaltung muss man dafür aber Rechtestufe 5 haben oder als Personalverantwortlicher des jeweiligen Mitarbeiters hinterlegt sein - ansonsten kann man die Details nicht sehen.

2. Projekt

Weiterhin werden die internen Stundensätze für die Kosten im Projekt berücksichtigt.

In den Projektdetails gibt es den Reiter "Finanzen". Hier kann man sich die jeweiligen Kosten des Projekts ansehen (und damit auch die Stundensätze des Projektteams).

Wenn man Rechte hat, diesen Reiter einzusehen, dann kann man die Verrechnungssätze auch im Reiter "Team" sehen.

3. Controlling

Der Stundensatz der Mitarbeiter lässt sich auch im Controlling-Modul "Reporting" einblenden.

Im Modul "Marge" werden zudem die internen Stundensätze für einen Kostenvergleich genutzt. Hier kann man zwar nicht die einzelnen Stundensätze der Mitarbeiter einsehen, wahrscheinlich ist es dennoch sinnvoll, dies auch bei der Rechtevergabe zu berücksichtigen.

Das Einfügen von Unterschriften in Belegen ist auf folgendem Weg möglich:

• Alle nötigen Unterschriften müssen gescannt und in eine Vektorgrafik umgewandelt werden
• Diese Grafiken müssen in einer / eurer Font als Zeichen hinzugefügt werden
• Die modifizierte Font muss im HQ hochgeladen und für die Vorlage verwendet werden 
• Wenn man nun das entsprechend belegte Zeichen in einem Beleg eingibt, wird als „Zeichen“ die jeweilige Unterschrift dargestellt
• Zur Automatisierung kann bei den HQ Benutzern ein eigenes Datenfeld angelegt werden.  Dort wird nur das Zeichen hinterlegt, das zur Darstellung notwendig ist.
• In der Belegvorlage wird über einen [Platzhalter] das Zeichen gezogen und via modifiziertem Font wird die Unterschrift angezeigt
• Anschließend muss noch die Font-Größe auf ~75 vergrößert werden und die Unterschrift erscheint im Beleg

Wenn man den Status des Belegs auf "Versendet" ändert, wird die Belegnummer generiert. Diese richtet sich nach dem Nummernkreis, welcher der Dokumentvorlage zugewiesen ist.

Wenn dein Beleg eine falsche Nummer bekommt, schaue erstmal, ob du im Beleg auch die richtige Dokumentvorlage ausgewählt hast und versichere dich anschließend in der Dokumentvorlage (unter Admin/ Dokumentvorlagen), dass dort auch der richtige Nummernkreis ausgewählt wurde.

Beachte: wenn man einen Beleg auf "Versendet" gestellt hat, wird eine Nummer generiert, die sich nachträglich nicht mehr verändern lässt (auch nicht, wenn man die Dokumentvorlage danach noch anpasst). Um das Problem zu lösen, kannst man wie folgt vorgehen:

1. den Beleg mit der falschen Nummer kopieren
2. bei der Kopie die richtige Dokumentvorlage (mit dem richtigen Nummernkreis) auswählen
3. den falschen Beleg löschen
4. die neue Kopie auf "Versendet" stellen

Wenn du nachträglich die Reihenfolge der Positionen in einem Beleg verändern möchtest, kannst du das machen, indem du diese per Drag and Drop verschiebst. 

Wichtige Wörter in Belegen heißen im HQ Belegtexte. Du erkennst diese daran, dass du sie in den Dokumentvorlagen nicht bearbeiten kannst. Teilweise ist es aber notwendig, diese Belegtexte (wie z.B. "Menge", "Einzelpreis" oder "Summe") zu ändern oder sie ins Englische zu übersetzen, bzw. die Standardübersetzung zu ändern.

Dafür geht man auf Admin/ Belegtexte, wählt dort das Wort und die Sprache aus und ändert die Übersetzung.

Es ist leider nicht möglich, weitere Beleg-Status hinzuzufügen bzw. die bestehenden umzubenennen, da diese mit den Workflows zusammenhängen. 

Standardmäßig sind im HQ die deutschen Mehrwertsteuersätze (19, 7 und 0 Prozent) hinterlegt. Steuersätze für ein anderes Land oder mit anderen Werten kann man unter Admin/ Standardwerte/ Bereich: Mehrwertsteuersätze hinzufügen.

Hier kann man zudem bestimmen, ab wann der Mehrwertsteuersatz gültig sein soll. Dies ist vor allem dann nützlich, wenn dieser sich durch die Gesetzeslage im Land ändert.

Damit du deine Angebote ideal für deinen Prozess gestalten kannst, bietet dir das HQ zwei Möglichkeiten für die Spaltenbreite deiner Angebotstabelle. Dadurch sind sowohl kurze knappe Texte abgedeckt, als auch die Möglichkeit, alle Positionen ausführlich zu beschreiben.

Option 1 verteilt die Spalten gleichmäßig über die Tabelle:

Option 2 gibt dir 40% mehr Platz für deine Positionsbeschreibungen, sodass auch detaillierte Angebote gut aussehen.

Um zwischen den Optionen zu wechseln kannst du dich einfach an unseren Support wenden.

Einen Beleg-Nummernkreis kannst du im Adminbereich unter 'Beleg-Standardwerte' erstellen.
Andere Nummernkreise wie z.B. für Unternehmen, Projektvorlagen oder Leads kannst du im Adminbereich unter 'Standardwerte' konfigurieren.

1. Einen neuen Nummernkreis anlegen

1.1 Klicke zunächst auf 'Neuer Nummernkreis' um zur Bearbeitungsmaske zu gelangen

1.2 Jetzt kannst du den Belegtyp auswählen, für den der Nummernkreis generiert werden soll. Um Verwechslungen zu vermeiden, benenne deinen Nummernkreis nach dem Belegtypen

1.3 Lege nun eine Startnummer mit welcher der Nummernkreis beginnen soll fest

1.4 Die Zählung bestimmt wie der Nummernkreis abläuft

-> Kontinuierlich zählt unendlich hoch

-> Jährlich generiert ab dem neuen Jahr einen neuen Nummernkreis

Damit der Nummernkreis deiner gewünschten Ziffern- und Zahlenabfolge entspricht, musst du noch den Schema-Text eintragen. 
Folgende Platzhalter kannst du händisch eingeben oder per Klick hinzufügen: 

Damit ein Mitarbeiter in einem bestimmten Projekt Belege anlegen und bearbeiten kann, kann man ihm eine Projektrolle zuweisen und die Rechte dieser Rolle entsprechend einstellen.

Die Einstellungen findest Du im Admin-Bereich in der Modulverwaltung. Gehe dort auf Projekte -> Projektdetails -> Belege und stelle die benötigte Rechtestufe für die Projektrolle ein. 

Zusätzlich benötigt der Benutzer die Rechte um Belegdetails sehen zu können. Diese Einstellung findest Du unter Moduladmin -> Belege -> Belegdetails.

Bankverbindungen kannst du unter "Admin" → "Beleg-Standardwerte" hinterlegen, indem du im Widget "Konten" eine Bankverbindung eingibst. Hier kannst du auch festlegen, welche der Bankverbindungen als Standard auf Belegen voreingestellt ist.

Bank- und Kassenkonten kannst du im Adminbereich unter "Beleg-Standardwerte" verwalten und dort im Widget "Datev-Bedingungen". Sie spielen vor Allem dann eine Rolle, wenn du Daten aus Datev in HQ importieren möchtest. Lies hierzu auch den Artikel Wie richte ich den DATEV-Import ein?

Um Kostenstellen anzulegen oder zu verwalten, gehe im Adminbereich auf "Beleg-Standardwerte" und dort ins Widget "Kostenstellen". Wähle im Dropdown Menü aus Kostenstelle1 und 2 und klicke auf den Button "Neue Kostenstelle".

Die Kostenstelle 2 kann dabei alphanumerisch sein.

Übrigens: du kannst Kostenstellen in Artikeln hinterlegen. Dann brauchst du Positionen nicht mehr manuell zuzuweisen.

Um Erlöskonten anzulegen oder zu verwalten, gehe im Adminbereich auf "Beleg-Standardwerte" und dort ins Widget "Buchungskonten".

Über das Stift-Symbol kannst du vorhandene Erlöskonten bearbeiten, über den Button "Neues Buchungskonto" legst du neue Konten an.
Dabei kannst du neben Nummer, Name und Umsatzsteuer auch festlegen, ob es sich dabei um ein Automatikkonto handelt. Zudem kannst du es als Standardkonto vorauswählen.

Übrigens: du kannst Erlöskonten auch in Artikeln hinterlegen.