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Kann ich das Versenden von Belegen verhindern?

Es gibt Fälle, in denen Benutzer in deinem HQ Rechnungen bearbeiten müssen, jedoch nicht dazu in der Lage sein dürfen, diese auch abschließend zu versenden. Speziell für diesen Case haben wir  ein System Setting entworfen, welches dafür sorgt, dass Benutzer, welche nicht die Rechtestufe 5 besitzen, Dokumente nicht in den Status "versendet" setzen können. Wenn du dieses Setting nutzen möchtest, wende dich bitte an unseren Support.

Wie ändere ich Beleg Nummernkreise?

Im HQ hast du viele unterschiedliche Möglichkeiten mit Nummernkreisen zu arbeiten. Da es z.B. auch möglich ist, wenn man Subsysteme verwendet, die selbe Belegnummer doppelt im System zu haben, gibt es hier einige Dinge die man beim Ändern von Nummernkreisen beachten muss.

Generell gilt: wenn du einen neuen Nummernkreis einstellen möchtest, musst du zuerst einmal einen neuen Nummernkreis in den Beleg-Standardwerten im Admin-Bereich erstellen. Mehr Infos zu diesem Thema findest du hier: Wie kann ich einen Beleg Nummernkreis einrichten?

Danach musst du einmal die Dokumentvorlage kopieren, bei der du den Nummernkreis austauschen möchtest, da sonst die höchste Nummer des alten Nummernkreises für den neuen Nummernkreis übernommen wird. Nun fügst du in der Dokumentvorlage unter Einstellungen den neuen Nummernkreis ein und speicherst.

Zum Verständnis: HQ schaut sich beim Vergeben neuer Belegnummern immer die höchste aktuelle Nummer von Nummernkreis UND/ODER Dokumentvorlage an, damit keine Nummer doppelt vergeben wird, ohne dass das gewollt ist. Daher muss hier auch die Dokumentvorlage kopiert werden.

Nummernkreis_bearbeiten.gif

 

Kann ich im HQ eigene Steuersätze hinterlegen?

Du kannst im HQ in den Admin-Standardwerten die zur Verfügung stehenden Steuersätze einstellen. Hierzu wählst du den Bereich "Mehrwertsteuersätze" und trägst diesen einfach ein.

Steuers_tze_1.png

 

Steuers_tze_2.png

Die Steuersätze stehen dann beim Hinzufügen einer Position zu einem Beleg zur Verfügung.

 

Wie funktioniert der Postversand mit der deutschen Post? (E-Post Schnittstelle)

Im HQ hast du eine E-Post Schnittstelle, womit du Belege direkt aus dem HQ über die deutsche Post verschicken kannst. Hierbei wird der Beleg über die E-Post Schnittstelle an die deutsche Post übermittelt, dort ausgedruckt und auf dem Postweg verschickt. 

Um dies zu tun, klickst du in dem Beleg auf den "Versenden" Button und wählst dort den Reiter "Postversand" aus. Hier drückst du auf "Senden" und der Beleg wird an die deutsche Post übermittelt und verschickt.

Die Kosten dafür werden von uns gesammelt und anschließend an euch weiterverrechnet. Die Preise dazu findest du auf der Seite der deutschen Post.

Wo kann ich die internen Stundensätze im HQ sehen?

Meist möchte man nicht, dass alle Mitarbeiter Einsicht in die verschiedenen Stundensätze der Kollegen erhalten können. Dazu beschreiben wir hier einmal, wo im HQ die Stundensätze abgebildet werden, damit man die Rechte im Moduladmin entsprechend anpassen kann.

 

1. Benutzerverwaltung

Die internen Stundensätze sind in der Benutzerverwaltung einzusehen.

Benutzerverwaltung.jpg

Bei der Benutzerverwaltung muss man dafür aber Rechtestufe 5 haben oder als Personalverantwortlicher des jeweiligen Mitarbeiters hinterlegt sein - ansonsten kann man die Details nicht sehen.

 

2. Projekt

Weiterhin werden die internen Stundensätze für die Kosten im Projekt berücksichtigt.

projektFinanzen.jpg

In den Projektdetails gibt es den Reiter "Finanzen". Hier kann man sich die jeweiligen Kosten des Projekts ansehen (und damit auch die Stundensätze des Projektteams).

Wenn man Rechte hat, diesen Reiter einzusehen, dann kann man die Verrechnungssätze auch im Reiter "Team" sehen.

 

3. Controlling

Der Stundensatz der Mitarbeiter lässt sich auch im Controlling-Modul "Reporting" einblenden.

Im Modul "Marge" werden zudem die internen Stundensätze für einen Kostenvergleich genutzt. Hier kann man zwar nicht die einzelnen Stundensätze der Mitarbeiter einsehen, wahrscheinlich ist es dennoch sinnvoll, dies auch bei der Rechtevergabe zu berücksichtigen.

Kann ich bei Belegen Unterschriften einfügen?

An sich bietet HQ keine Optionen um Unterschriften in Belegen einzufügen.

Es gibt allerdings einen Workaround mit dem dies möglich ist:

  • Alle nötigen Unterschriften müssen gescannt und in eine Vektorgrafik umgewandelt werden
  • Diese Grafiken müssen in einer / eurer Font als Zeichen hinzugefügt werden
  • Die modifizierte Font muss im HQ hochgeladen und für die Vorlage verwendet werden 
  • Wenn man nun das entsprechend belegte Zeichen in einem Beleg eingibt, wird als „Zeichen“ die jeweilige Unterschrift dargestellt
  • Zur Automatisierung kann bei den HQ Benutzern ein eigenes Datenfeld angelegt werden.  Dort wird nur das Zeichen hinterlegt, das zur Darstellung notwendig ist.
  • In der Belegvorlage wird über einen [Platzhalter] das Zeichen gezogen und via modifiziertem Font wird die Unterschrift angezeigt
  • Anschließend muss noch die Font-Größe auf ~75 vergrößert werden und die Unterschrift erscheint im Beleg

Warum hat mein Beleg den falschen Nummernkreis bekommen?

Wenn man den Status des Belegs auf "Versendet" ändert, wird die Belegnummer generiert. Diese richtet sich nach dem Nummernkreis, welcher der Dokumentvorlage zugewiesen ist.

Wenn dein Beleg eine falsche Nummer bekommt, schaue erstmal, ob du im Beleg auch die richtige Dokumentvorlage ausgewählt hast und versichere dich anschließend in der Dokumentvorlage (unter Admin/ Dokumentvorlagen), dass dort auch der richtige Nummernkreis ausgewählt wurde.

Nummernkreis.jpg

 

Beachte: wenn man einen Beleg auf "Versendet" gestellt hat, wird eine Nummer generiert, die sich nachträglich nicht mehr verändern lässt (auch nicht, wenn man die Dokumentvorlage danach noch anpasst). Um das Problem zu lösen, kannst man wie folgt vorgehen:

  1. den Beleg mit der falschen Nummer kopieren
  2. bei der Kopie die richtige Dokumentvorlage (mit dem richtigen Nummernkreis) auswählen
  3. den falschen Beleg löschen
  4. die neue Kopie auf "Versendet" stellen

Wie verschiebe ich Positionen im Beleg?

Wenn du nachträglich die Reihenfolge der Positionen in einem Beleg verändern möchtest, kannst du das machen, indem du diese per Drag and Drop verschiebst. 

 

Positionen_Verschieben.gif

Wie verändere ich Nummernkreise von Belegen?

Um einen Belegnummernkreis zu ändern musst du zunächst einen neuen Nummernkreis für deinen Belegtyp erstellen. Dies kannst du im Adminbereich unter Beleg-Standardwerte tun. Falls du nochmal nachlesen möchtest, wie man einen Nummernkreis erstellt, kannst du das in folgendem Artikel tun:

Den nun erstellten Nummernkreis musst du jetzt nur noch den richtigen Dokumentvorlagen zuordnen. Dies kannst du tun, indem du in den Reiter Dokumentvorlagen gehst und dort deine gewünschte Belegvorlage anzeigst. Auf diesen Vorlagen gibt es rechts im Menü einen Punkt "Einstellungen". Dort hast du nun ein Dropdown welches du aufklappen kannst. Dort wählst du dann einfach deinen gerade neu erstellten Nummernkreis aus. Sobald du die Dokumentvorlage gespeichert hast, wird nun der neue Nummernkreis beim Erzeugen von Belegen benutzt.

Achtung: Falls du mehrere Dokumentvorlagen hast, muss der Nummernkreis bei jeder einzelnen Vorlage hinterlegt werden.

Tipp: Falls dir dein neuer Nummernkreis im Drop Down nicht angezeigt wird, überprüfe doch einmal, ob du im Nummernkreis auch den Typ auf den jeweiligen Belegtyp gestellt hast.
 
GIF_Beleg_Nummernkreis_hinterlegen.gif

Wie verwalte ich Zahlungsbedingungen und Lieferbedingungen?

Die Zahlungs- und Lieferbedingungen kannst du im Adminbereich unter dem Reiter Beleg-Standardwerte bearbeiten. Die Zahlungsbedingungen beschreiben, in welchem Zeitraum eine Rechnung bezahlt werden soll. Durch einen Klick auf den Button 'Neue Zahlungsbedingungen' kannst du eine neue Zahlungsbedingung hinzufügen. In dem erscheinenden Fenster kannst du jetzt den Namen, den Zeitraum und den Text, der auf dem Beleg angezeigt wird, bearbeiten.
Bei dem Text-Feld kannst du zusätzlich noch die Anzahl der Tage hinterlegen indem du anstatt der Zahl einfach ein # verwendest. Im Beleg zieht er sich dann automatisch die richtige Zahl. Zusätzlich kannst du zu den Zahlungsbedingungen noch Skontoregeln hinterlegen. Dazu kannst du mehr erfahren unter: https://support.hellohq.io/hc/de/articles/115003660145-Wo-hinterlege-ich-Skonto-Regeln-

Die Lieferbedingungen werden z.B. für Lieferscheine verwendet. Um hier eine neue Lieferbedingung zu erstellen, kannst du einfach auf den Button 'neue Lieferbedingung' klicken. Hier kannst du nun wieder einen Namen, einen Text und die Anzahl an Tagen eingeben. Für die Anzahl der Tage kannst du hier wieder ein # verwenden.
 
GIF_Lieferbedingungen.gif

Wie übersetze ich Belegtexte im HQ?

Wichtige Wörter in Belegen heißen im HQ Belegtexte. Du erkennst diese daran, dass du sie in den Dokumentvorlagen nicht bearbeiten kannst. Teilweise ist es aber notwendig, diese Belegtexte (wie z.B. "Menge", "Einzelpreis" oder "Summe") zu ändern oder sie ins Englische zu übersetzen, bzw. die Standardübersetzung zu ändern.

text.gif

Dafür geht man auf Admin/ Belegtexte, wählt dort das Wort und die Sprache aus und ändert die Übersetzung.

Wie kann ich weitere Beleg-Status definieren?

Es ist leider nicht möglich, weitere Beleg-Status hinzuzufügen bzw. die bestehenden umzubenennen, da diese mit den Workflows zusammenhängen. 

Wo kann ich Mehrwertsteuersätze verwalten?

Standardmäßig sind im HQ die deutschen Mehrwertsteuersätze (19, 7 und 0 Prozent) hinterlegt. Steuersätze für ein anderes Land oder mit anderen Werten kann man unter Admin/ Standardwerte/ Bereich: Mehrwertsteuersätze hinzufügen.

MW.gif

Hier kann man zudem bestimmen, ab wann der Mehrwertsteuersatz gültig sein soll. Dies ist vor allem dann nützlich, wenn dieser sich durch die Gesetzeslage im Land ändert.

Wie kann ich die Spaltenbreite in Belegen anpassen?

Damit du deine Angebote ideal für deinen Prozess gestalten kannst, bietet dir das HQ zwei Möglichkeiten für die Spaltenbreite deiner Angebotstabelle. Dadurch sind sowohl kurze knappe Texte abgedeckt, als auch die Möglichkeit, alle Positionen ausführlich zu beschreiben.

Option 1 verteilt die Spalten gleichmäßig über die Tabelle:

Spalte_Klein.png

Option 2 gibt dir 40% mehr Platz für deine Positionsbeschreibungen, sodass auch detaillierte Angebote gut aussehen.

Spalte_Gro_.png

Um zwischen den Optionen zu wechseln kannst du dich einfach an unseren Support wenden.

Wie stelle ich die Signatur für das Versenden von Belegen ein?

Die Signatur für das Versenden von Belegen wird im Adminbereich unter Beleg-Standardwerte eingestellt. Das Feld dazu befindet sich im Abschnitt Unternehmensdetails weiter unten.

Wenn man nun die Unternehmensdetails bearbeitet, öffnet sich bei der Signatur ein Textfeld. Hier kann man einen Text eingeben, der dann beim Versenden von Belegen automatisch in der E-Mail hinzugefügt wird.
 
GIF_Signatur.gif

Für diesen Text können auch Platzhalter benutzt werden. Ein Beispiel hierfür wären dann z.B. die Daten des Ansprechpartners des Projektes:

[Ansprechpartner_Vorname] [Ansprechpartner_Name]
[Ansprechpartner_Abteilung]
[Ansprechpartner_Email]
[Ansprechpartner_Tel]
[Ansprechpartner_Mobil]

Eine Übersicht über die verschiedenen Platzhalter findest du hier.
 
Die Signatur erscheint dann nach dem Einstellen in den Einstellungen immer automatisch, wenn man einen Beleg mit dem Button "Versenden" verschicken möchte.
 
Signatur_Beleg.PNG

Wie kann ich einen Beleg-Nummernkreis einrichten?

Einen Beleg-Nummernkreis kannst du im Adminbereich unter 'Beleg-Standardwerte' erstellen.
Andere Nummernkreise wie z.B. für Unternehmen, Projektvorlagen oder Leads kannst du im Adminbereich unter 'Standardwerte' konfigurieren.

Beleg-Nummernkreis.gif

1. Einen neuen Nummernkreis anlegen

1.1 Klicke zunächst auf 'Neuer Nummernkreis' um zur Bearbeitungsmaske zu gelangen

1.2 Jetzt kannst du den Belegtyp auswählen, für den der Nummernkreis generiert werden soll. Um Verwechslungen zu vermeiden, benenne deinen Nummernkreis nach dem Belegtypen

1.3 Lege nun eine Startnummer mit welcher der Nummernkreis beginnen soll fest

1.4 Die Zählung bestimmt wie der Nummernkreis abläuft

-> Kontinuierlich zählt unendlich hoch

Musterbeispiel: RE-16-001 > RE-16-002 > …003…004 usw. (Schema: RE-$yy$-###)

-> Jährlich generiert ab dem neuen Jahr einen neuen Nummernkreis

Musterbeispiel: RE-16-999 > ab Jahr 2017 folgt > RE-17-001 (Schema: RE-$yy$-###)

Damit der Nummernkreis deiner gewünschten Ziffern- und Zahlenabfolge entspricht, musst du noch den Schema-Text eintragen. 
Folgende Platzhalter kannst du händisch eingeben oder per Klick hinzufügen: 

 

Platzhalter

Bedeutung

Beschreibung

$yyyy$

Jahr

 

$yy$

Jahr (kurz)

Die Kurzform des Jahres wird mit den letzten zwei Ziffern dargestellt. Bsp: 2016 wird 16

$projekt_nr$

Projekt-Nr.

 

$projekt_name$

Projektname

 

$oberprojekt_nr$

Oberprojekt-Nr.

 

$mm$

Monat

 

$lead_nr$

Lead-Nr.

 

$kw$

Kalenderwoche

 

$kunde_nr$

Kunden-Nr.

 

$kunde_name$

Kundenname

 

$dd$

Tag

 

#######

Nummer (lang)

Hier wird die Länge der Nummer vordefiniert. Hat die laufende Zahl weniger Zeichen, so werden die Stellen mit Nullen aufgefüllt. Bspw. #### & 10 wird 0010

#

Laufende Nummer

Nummer wird in der länge dargestellt, welche die Nummer tatsächlich hat, ohne vorangestellte Nullen.
 
Klicke anschließend auf speichern. Jetzt hast du deinen gewünschten Beleg-Nummernkreis erfolgreich angelegt. Diesen musst du beim Anlegen einer Belegvorlage auswählen, damit er wirksam wird.
 

Wie kann ich Belege in einem Projekt anlegen und bearbeiten ohne globale Rechte auf Belege zu haben?

Damit ein Mitarbeiter in einem bestimmten Projekt Belege anlegen und bearbeiten kann, kann man ihm eine Projektrolle zuweisen und die Rechte dieser Rolle entsprechend einstellen.

Die Einstellungen findest Du im Admin-Bereich in der Modulverwaltung. Gehe dort auf Projekte -> Projektdetails -> Belege und stelle die benötigte Rechtestufe für die Projektrolle ein. 

HQ_-_Moduladmin.png

Zusätzlich benötigt der Benutzer die Rechte um Belegdetails sehen zu können. Diese Einstellung findest Du unter Moduladmin -> Belege -> Belegdetails.

HQ_-_Moduladmin.png

 

 

 

Wie richte ich Bankverbindungen ein?

Bankverbindungen kannst du unter "Admin" → "Beleg-Standardwerte" hinterlegen, indem du im Widget "Konten" eine Bankverbindung eingibst. Hier kannst du auch festlegen, welche der Bankverbindungen als Standard auf Belegen voreingestellt ist.

HQ_-_Beleg-Standardwerte.png

Wie verwalte ich Bank- und Kassenkonten?

Bank- und Kassenkonten kannst du im Adminbereich unter "Beleg-Standardwerte" verwalten und dort im Widget "Datev-Bedingungen". Sie spielen vor Allem dann eine Rolle, wenn du Daten aus Datev in HQ importieren möchtest. Lies hierzu auch den Artikel Wie richte ich den DATEV-Import ein?

 

 

Wie verwalte ich Kostenstellen ?

Um Kostenstellen anzulegen oder zu verwalten, gehe im Adminbereich auf "Beleg-Standardwerte" und dort ins Widget "Kostenstellen". Wähle im Dropdown Menü aus Kostenstelle1 und 2 und klicke auf den Button "Neue Kostenstelle".

Die Kostenstelle 2 kann dabei alphanumerisch sein.

Übrigens: du kannst Kostenstellen in Artikeln hinterlegen. Dann brauchst du Positionen nicht mehr manuell zuzuweisen.

 

Wie verwalte ich Erlöskonten?

Um Erlöskonten anzulegen oder zu verwalten, gehe im Adminbereich auf "Beleg-Standardwerte" und dort ins Widget "Buchungskonten".

Über das Stift-Symbol kannst du vorhandene Erlöskonten bearbeiten, über den Button "Neues Buchungskonto" legst du neue Konten an.
Dabei kannst du neben Nummer, Name und Umsatzsteuer auch festlegen, ob es sich dabei um ein Automatikkonto handelt. Zudem kannst du es als Standardkonto vorauswählen.

Übrigens: du kannst Erlöskonten auch in Artikeln hinterlegen.