Angebotskalkulation

Wie erstelle ich ein Angebot?

Im HQ gibt es verschiedene Wege und Orte, um ein Angebot zu erstellen:

  • im Lead (Reiter "Angebote")
  • im Kunden (Reiter "Belege")
  • im Projekt (Reiter "Belege")
  • oder einfach im Belegmodul unter "Angebote".

Wo und wann das Angebot erstellt wird, das ist eine Frage Eures Prozesses. In jedem Falle könnt Ihr das Angebot aus Artikeln und Freitextpositionen erstellen. Wenn Ihr bereits ein Projekt angelegt habt, könnt Ihr die Angebotspositionen auch aus den Tasks im Projektplan erstellen.

Egal von wo aus Du das Angebot erstellst, das HQ öffnet immer den selben Belegeditor.

Angenommen, Du erstellst Dein Angebot im Modul "Belege". 

Wähle zunächst die passende Angebotsvorlage aus und anschließend den Kunden, für den Du das Angebot erstellen möchtest. Nun kannst Du gegebenenfalls das Angebot einem Lead und einem Projekt zuordnen.

Setze fest, welches Datum dein Angebot haben soll. Vielleicht möchtest Du auch festlegen, bis wann das Angebot gültig ist.

HQ_-_Belegdetails.png

Anschließend kannst Du Freitextpositionen oder Positionen aus Eurem hinterlegten Artikelstamm (Eure Preisliste) hinzufügn. Speichern nicht vergessen! In der Vorschau siehst Du, wie Dein Angebot aussehen wird.

Artikel_auf_Angebot.gif

Du möchtest ein Angebot aus einer Kalkulation erstellen? Lies hierzu die folgenden Artikel:

 

Wie erstelle ich eine Angebotskalkulation?

Die Angebotskalkulation ermöglicht eine Kalkulation auf der Basis von Arbeitszeit, Artikel oder Freitext. Eine Angebotskalkulation berechnet automatisch ein Set an KPIs wie Umsatz, interne Kosten, Fremdkosten (in € und %) sowie den Deckungsbeitrag (in € und %).

Um eine Angebotskalkulation zu erstellen, klicke auf den Button "Kalkulation anlegen".

Kalkulation.png

Es müssen im ersten Schritt verschiedene Stammdaten wie Titel und Kunde definiert werden. Optional kann die Angebotskalkulation auch noch einem Lead oder Projekt zugeordnet werden. Das hat zur Folge, dass die Kalkulation im Bereich der Kundendetails und/oder den Projektdetails aufgeführt wird.

Anschließend speichere diese Daten und wechsele in den Reiter "Kalkulation". 

Die Kalkulation wird in Gruppen und Positionen strukturiert, welche genau so automatisch in ein Angebot oder in einen Projektplan überführt werden können. Über den Button "Gruppe hinzufügen" kannst Du neue Gruppen hinzufügen.

Beim Erstellen einer neuen Gruppe wird in drei Arten der Berechnung unterschieden, die entsprechend beim Erstellen ausgewählt werden müssen: 

Artikel

Die Kalkulation mittels Artikel dient dazu, Positionen auf Basis von Artikeln und dahinter liegenden Kosten und Preisen zu kalkulieren. Voraussetzung dafür ist, dass im System entsprechende Artikel hinterlegt sind. 

Arbeitszeit

Die Kalkulation mittels Arbeitszeit dient dazu, Positionen auf Basis von Arbeitszeit und dahinter liegenden Kosten und Preisen zu kalkulieren. Voraussetzung dafür ist, dass im System entsprechende Verrechnungssätze (intern für Kosten und extern für Umsätze) hinterlegt sind.

Freitext

Die Kalkulation mittels Freitext dient dazu, Positionen völlig frei und individuell zu kalkulieren. Es werden weder Artikel noch Verrechnungssätze dafür benötigt. 

Beispiel: Du könntest Deine Gruppe "Website" nennen und nun als Artikel eine Pauschale für das Hosting und zudem die kalkulierten Arbeitszeiten Deiner Mitarbeiter hinzufügen. Um die Spalten zu bearbeiten (zum Beispiel die Menge festzulegen) genügt ein Doppelklick.

Wie erzeuge ich ein Angebot aus einer Kalkulation?

Sobald die Kalkulation fertiggestellt wurde, kann diese automatisch in ein Angebot überführt werden. Je nach Wunsch werden Gruppen inkl. der darunter liegenden Positionen oder die gruppierten Positionen übernommen. Es werden alle bisher angegebenen Daten aus der Kalkulation in das Angebot übertragen und können dort nochmals bearbeitet werden. 

Um ein Angebot aus einer Kalkulation zu erzeugen, klicke im Reiter Kalkulation auf den Button "Angebot erzeugen". 

Du kannst nun auswählen, ob Du Deine Kalkulation zu einem bereits existierenden Angebt hinzufügen oder ein neues erstellen möchtest. 

Veränderungen am Angebot bewirken keine rückwirkende Änderung der Kalkulation.

Wie kann ich eine Kalkulation in ein bestehendes Angebot überführen?

Um eine Kalkulation zu einem bestehenden Angebot hinzuzufügen, klicke in der Kalkulation auf den Button "Angebot erzeugen" und setze einen Haken bei "in vorhandenes Angebot einfügen". Du kannst nun im Dropdown-Menü auswählen, zu welchem Angebot die Kalkulation hinzugefügt werden soll. 

Wie füge ich Positionen zu einer Kalkulation hinzu? 

Wähle in der Übersicht im Kalkulationsmodul aus, welche Kalkulation du bearbeiten möchtest. Über den Aktionsbutton gelangst du direkt in die Kalkulation. 

Du kannst nun entweder über den Button "Gruppe hinzufügen" eine neue Gruppe mit Positionen, oder über das Plus am Ende der Gruppen eine neue Position zu einer bereits bestehenden Gruppe hinzufügen.

Welche Artikeltypen kann ich auf eine Kalkulation hinzufügen?

Die Kalkulation mittels Artikel dient dazu, Positionen auf Basis von Artikeln und dahinter liegenden Kosten und Preisen zu kalkulieren. Voraussetzung dafür ist, dass im System entsprechende Artikel hinterlegt sind. Entsprechend können alle im System hinterlegten Artikel auch hinzugefügt werden.

Wie füge ich Arbeitszeiten auf eine Kalkulation hinzu? 

Du kannst Arbeitszeiten zu jeder Gruppe hinzufügen, bei der als ein möglicher Positions-Typ Arbeitszeit ausgewählt ist. Klicke einfach auf den Plus-Button, wähle als Typ Arbeitszeit und wähle Verrechnungssatz sowie die Dauer der kalkulierten Arbeitszeit.

Wie generiere ich einen Projektplan aus einer Kalkulation?

Über den Button "Projektplan generieren".

Wenn das Angebot angenommen und der Auftrag erteilt wurde, können die Daten der Angebotskalkulation in einen Projektplan überführt werden. Dabei passiert folgendes: Die Gruppen werden zu Oberaufgaben in der Projektplanung, die Positionen werden zu Aufgaben. Falls mit Arbeitszeit gerechnet wurde, wird die Menge als Aufwand in die Spalte Soll-Aufwand übertragen und als Dauer definiert.

Auf Basis dessen ist nun bereits der korrekte Soll-Aufwand im Projekt hinterlegt und Ressourcen können besetzt werden.

Der Button "Projektplan generieren" ist erst aktiv, sobald die Kalkulation den Status "geschlossen" besitzt.

Wie generiere ich ein Projekt-Budget aus einer Kalkulation? 

Wenn der Status deiner Kalkulation auf "geschlossen" steht, kannst du über den Button "Projekt-Budgets generieren" ein Budget generieren.