Auf Leads direkt lässt sich keine Zeit erfassen.
Gängig ist es daher, ein Sales Projekt zu erzeugen.
Hier könntest du dann für jeden Kunden jeweils einen Task anlegen. Auf diese kann man dann reporten oder die eigene Zeit erfassen.
Für größere Kunden lohnt es sich vielleicht auch schon ein eigenes Projekt zu erstellen.
Leads sind auch als "Opportunity" oder "Vertriebsprojekt" bekannt und stellen Verkaufsvorgänge dar. Da sie in der Regel einen (chronologischen) Prozess durchlaufen, kannst du in den Standardwerten den Lead-Status pflegen (z.B. "Erstkontakt" oder "Verhandlungsphase").
Über Leads hast du die Möglichkeit, den Fortschritt im Prozess mit Unternehmen vom ersten Kontaktaufbau über die Unterbreitung eines ersten Angebotes bis hin zum Gewinn als Kunden zu verwalten. Ist ein Kunde gewonnen, kannst du direkt aus dem Lead ein Projekt erstellen.
Wird eine Email mit der Adresse crm@hellohq.io im BCC versendet, wird diese ebenso an das HQ versendet. Das HQ sucht sich aus Betreff sowie Empfänger und Absender den betreffenden Lead, und fügt die Mail der Kontakthistorie hinzu.
Damit dies reibungslos geschieht, musst du einige Informationen in der Email vermerken. Damit das HQ sich das richtige System sucht, muss die richtige Email-Endung beim Absender stehen. So muss zum Beispiel wenn Firma XYZ die Email-Endung @XYZ.de hinterlegt hat, der Absender auch die gleiche Endung haben.
Achtung
Damit das CRM-System erkennen kann, zu welchem HQ die Mails zugeordnet werden sollen, muss euer Host-Name hinterlegt sein. Um dies zu tun, kontaktiert einfach unseren Support!
Am besten sieht ein Betreff folgendermaßen aus:
XYZ Lead 11111
Hier wird nach der Abfolge an Zeichen zwischen zwei Leerzeichen gesucht, die aus reinen Zahlen besteht.
Es ist wichtig, dass nach der Leadnummer kein anderes Zeichen als eine Leertaste kommt, da das Programm ansonsten die Nummer nicht erkennen kann. Kommt danach zum Beispiel eine Klammer, erkennt das System diese nicht als Klammer sondern als weiteres Schriftzeichen. Da eine Klammer keine Zahl ist wird diese Abfolge auch nicht mehr weiter beachtet.
Wenn neue Mails angekommen sind, wird einem dies mit einem Popup gezeigt. Hier kann nochmal überprüft werden, ob das Richtige Unternehmen und das Richtige Lead/Projekt ausgewählt wurden.
Desweiteren muss, damit der richtige Ansprechpartner zugeordnet wird, die Empfängeradresse die gleiche sein, wie diejenige, die im HQ beim Ansprechpartner hinterlegt wurde.
Damit dann auch der richtige Lead ausgewählt wird, sollte dessen Name im Betreff stehen.
Der Prozess funktioniert genauso wenn du crm@hellohq.io in CC setzt.
Eigene Datenfelder, sogenannte Custom Fields, kannst Du im Admin-Bereich unter "Standardwerte" anlegen. Wähle einfach im Dropdown-Menü den Unterpunkt "Datenfelder Leads". Anschließend oben rechts auf den Button "+Datenfeld hinzufügen" klicken und loslegen.
Generell sagen beide Status aus, dass ein Planumsatz erstellt und bislang noch nicht weiter bearbeitet wurde. Sie dienen aber zur Unterscheidung, wie der Planumsatz angelegt wurde.
Wenn der Planumsatz den Status "geplant" hat, dann wurde er händisch angelegt (z.B. in den Leads oder im Unternehmen).
Planumsätze mit dem Status "angeboten" sind jene, die aus Angeboten erstellt wurden (über den Pop-Up bei der Statusänderung des Angebots).
Ein Lead ist eine Vertriebsgelegenheit. Hierfür sind eine Menge unterschiedliche Begriffe geläufig: Vertriebschance, Opportunity, Prospect uvm. Letztlich verbirgt sich hinter all diesen Begriffen die Möglichkeit eines Verkaufs. Bei einem Kunden kannst du gleichzeitig natürlich auch mehrere Leads haben.
Um einen Lead anzulegen, gehe zunächst einmal in das Modul "Leads". Hier klickst du auf den Button "+Neu". Du kannst nun entweder einen Bestandskunden auswählen oder ein neues Unternehmen anlegen.
Kontakthistorien-Einträge kann man im Lead, im Projekt oder im Unternehmen erstellen.
Um einen Kontakt in der Kontakthistorie beispielsweise in einem Lead zu hinterlegen, gehe im Lead auf den Reiter "Kontakthistorie" und wähle "Neuen Kontakt vermerken" aus.
Wähle den Kontaktweg, den Ansprechpartner und gegebenenfalls ein Wiedervorlage-Datum.
Du kannst Kollegen über den Eintrag informieren, indem du sie im Dropdown "Benutzer informieren" auswählst.
Beschreibe nun im Betreff und im Textfeld, worüber Du mit dem Kontakt gesprochen hast. Auch eine Datei kannst du anhängen.
Um E-Mails abzulegen, kannst du die Adresse crm@hqlabs.de in BCC nehmen und die Mail dem Lead, Projekt und Kunden sowie dem Ansprechpartner zuordnen, wenn du dich das nächste Mal im HQ bewegst.
Eine Übersicht über alle Leads zu einem Unternehmen findest du in den Unternehmensdetails im Reiter "Leads".
Beim Erstellen oder Bearbeiten eines Angebots kannst du auswählen, welchem Lead du das Angebot zuordnen möchtest.
Wenn du ein Angebot aus einem Lead heraus erstellst, ist diese Zuordnung bereits voreingestellt.
Es gibt zwei Möglichkeiten, um Planumsätze in einem Lead zu erstellen:
Um einem Lead einen Ansprechpartner zuzuordnen, klicke auf den Lead und wähle im Reiter "Informationen" den Ansprechpartner aus. Du kannst einen Ansprechpartner des Kunden sowie einen Ansprechpartner des Leads festlegen.
Um Dokumente an einen Lead zu hängen, gehe im Lead auf den Reiter "Dokumente" und klicke auf den Button "+ Hinzufügen". Wähle anschließend das Dokument von Deiner Festplatte aus, das Du hochladen möchtest.
Wenn ein Lead gewonnen oder verloren ist, kannst du den Lead abschließen. Das HQ fragt dich dann, ob die Planumsätze und Wahrscheinlichkeiten angepasst werden sollen und ob du ein Projekt aus dem Lead erstellen möchtest. Zudem kannst du festlegen, ob das dazugehörige Unternehmen einem neuen Unternehmenstyp (z.B. "Kunde" statt Interessent") zugeordnet werden soll.
Das Abschließen eines Leads ist in erster Linie ein Prozess der anzeigt, dass dieser Lead nun nicht mehr vom Vertrieb bearbeitet wird. Nach Abschließen des Leads ist dieser auch weiterhin in der Datenbank gespeichert, es gehen also keine Daten verloren.
Um ein Projekt aus einem Lead zu erstellen, musst du zunächst den Lead abschließen. Klicke dazu im Lead oben rechts auf den Button "Lead abschließen".
Das HQ fragt Dich nun, ob du aus dem Lead ein Projekt erstellen möchtest und leitet dich durch den Prozess.
Im Reiter "Aufgaben" eines Leads werden alle Aufgaben angezeigt, die zu einem Lead gehören. Wiedervorlagen aus der Kontakthistorie werden automatisch zugeordnet. Weitere Aufgaben kannst Du über den Button "+ Aufgabe hinzufügen" erstellen.
Schau Dir dazu im Leads-Modul unter "Lead-Pipeline" die Umsatzentwicklung an.
Falls Du Zugriff auf das Controlling-Modul hast, kannst Du dort unter Umsatzplanung in von dir definierten Intervallen (Kalenderwoche, Monat, Jahr) deine aktuellen Umsätze, bzw. geplanten Umsätze tracken.
Um eine Vertriebsaktion zu erstellen, gehe in das Modul Lead-Pipeline und klicke links oben auf den Button "+ Neue Vertriebsaktion".
Du kannst nun ein Zielbudget festlegen, wie lange die Vertriebsaktion läuft und ob sie lediglich in einer bestimmten Region stattfinden soll.
Eine Übersicht über die Vertriebsaktionen und deren Statistiken findest Du im Modul der Lead-Pipeline.
In dem Fenster Lead Pipeline werden alle Leads in den entsprechenden Prozessschritten gezählt. Wenn du in einen der Bereiche klickst, öffnet sich ein Fenster mit allen Leads dieses Prozessschrittes. Über einen weiteren Klick in diesem Fenster kann man dann den selektierten Lead öffnen.
Die Umsatz-Entwicklung zeigt die erwarteten Umsätze in den entsprechenden Monaten in einem Graphen an. Der Zeitraum lässt sich über die Funktion Zeitspanne ändern mittels Datumsselektion ändern. In dem Graphen werden die summierten erwartenen Umsätze, gruppiert nach ihrer Wahrscheinlichkeit, angezeigt. Dabei lassen sich Wahrscheinlichkeitsbereiche ausblenden, indem man auf den entsprechenden Text in der Legende klickt.
Die beiden beschriebenen Controllinginstrumente können nun über eine Selektion in den unteren Listen eingegrenzt werden. So kann man bspw. die Leadpipeline eines einzelnen Mitarbeiters betrachten oder die Umsatzvorschau einer speziellen Vertriebsaktion. Des weiteren enthalten die beiden Listen Informationen zu durchschn. Leadvolumen, Anzahl der Leads und der Conversion der Vertriebsaktionen.
Es gibt zwei Möglichkeiten die Lead-Übersicht zu filtern:
Unter dem Dropdown-Menü am oberen Ende der Lead-Übersicht kannst du Name oder Nummer eingeben und anschließend auf das Trichter-Sympol klicken.
Oder du klickst direkt über der Liste mit den Leads auf das Trichter-Symbol, um nach Status, Name oder Nummer zu filtern.
Um weitere Spalten einzublenden, klicke mit der rechten Maustaste auf den Tabellenkopf und wähle "Spalten". Hier kannst Du nun jede Spalte anhaken, die du dir anzeigen lassen möchtest.
eine Übersicht über die Lead-Verantwortlichen mit Anzahl der jeweiligen Leads findest Du im Modul Lead-Pipeline.
Möchtest Du eine detailliertere Ansicht in Form einer Pivot, gehe im Controlling-Modul auf "Leads".
Du findest eine Übersicht über die Lead-Verantwortlichen direkt unter der Lead-Pipeline im gleichnamigen Modul.
Wähle ein bereits angelegtes Unternehmen in der Übersicht aus. In den Unternehmensdetails klickst Du auf den Reiter "Leads". Hier kannst Du über den Button "+ Neuer Lead" einen Lead direkt aus dem Unternehmen erstellen.
Du kannst Planumsätze im Lead, im Unternehmen oder im Projekt unter dem Reiter "Planumsätze" manuell erstellen.
Wenn Du Angebote erstellst, fragt Dich das HQ automatisch ob Du die Planumsätze anpassen möchtest, sobald Du den Status des Dokuments änderst.
Um deine Lead-Übersicht zu filtern, klicke mit der rechten Maustaste auf den Tabellenkopf.
Ein Verantwortlicher für ein Unternehmen bzw. für einen Kunden, kann zum Beispiel ein Account Manager sein. Das entsprechende Unternehmen taucht bei ihm dann unter "Meine Unternehmen" auf.
Wenn Du im Leadsmodul bist, befindet sich oben über der Lead-Übersicht der Button "Import". Klicke auf den Button und wähle Deine Excel mit den zu importierenden Leads aus. Zu jedem Lead müssen mindestens die Felder Kunde-Name, Ansprechpartner-Anrede und Ansprechpartner-Nachname ausgefüllt sein. Du kannst die Datenfelder nachträglich zuordnen, falls das HQ sie nicht erkennt.
Alles was du dafür machen musst, ist einfach beim Klicken auf die Leads unter Windows die 'strg' Taste und unter IOS die 'crtl' Taste gedrückt zu halten. Sobald du mehrere Leads ausgewählt hast, erscheint rechts sofort ein neuer Bereich. Nachdem du hier die gewünschten Daten eingetragen hast, kannst du oben einfach auf Speichern klicken. Damit werden dann die Änderungen übernommen.