Das HQ einrichten

Du kannst sofort loslegen im HQ zu arbeiten. Für die ersten Konfigurationen lernst du hier das HQ einzurichten.

Dem HQ euer Gesicht geben

Als allererstes möchtest du natürlich, dass dein HQ nach euch aussieht. Unter Admin / Einstellungen kannst du euer Logo hinterlegen und die Systemfarben anpassen. Bitte hinterlege hier auch euren Mail-Server für alle Mails, die aus dem HQ versendet werden.

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Wenn du mit dem HQ Belege erstellst, möchtest du sicherlich auch die Stammdaten deines Unternehmens pflegen. Dies machst du unter Admin / Beleg-Standardwerte. Pflege hier die Daten deines Unternehmens. Du kannst hier übrigens auch die Nummernkreise für eure Belege einrichten - also das Schema, nach dem Angebote oder Rechnungen nummeriert werden sollen.

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Benutzer einladen

Nun kümmern wir uns um deine Kollegen. Die Einladung neuer Nutzer erfolgt über Admin / Neue Benutzer. Dort kannst du übrigens auch neue Passwörter an bestehende Benutzer senden.

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Im Benutzerprofil kannst du Stammdaten von Benutzern hinterlegen. Du gelangst in das Benutzerprofil über das Modul Benutzer.

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Wenn du neben den bestehenden Standard-Datenfeldern noch weitere pflegen möchtest, kannst du jederzeit weitere Datenfelder für das Benutzerprofil anlegen (z.B. "Standort" oder "Hobbys"). Wähle dafür einfach den Bereich Datenfelder Benutzer in den Admin / Standardwerten.

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Jeder HQ-Nutzer ist Mitglied in einer oder mehreren Benutzergruppen. Die Gruppen entsprechen beispielsweise Funktionen oder Teams in deinem Unternehmen wie "Backoffice" oder "Grafiker". Wichtig: Die Gruppen entscheiden darüber, welche Lese- und Schreibrechte ein Nutzer im System bekommt. Die Verwaltung findest du unter Admin / Gruppenverwaltung (direkt unterhalb der Standardwerte).

Sobald du deine Gruppen eingerichtet hast, solltest du noch prüfen, welche Gruppe auf welches Modul Zugriff haben soll. Darüber entscheidet der Admin / Moduladmin.

Arbeitszeiten, Urlaubsanspruch und andere wichtige Personalinformationen pflegst du in der Benutzer / Benutzerverwaltung. 

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Damit am Ende des Monats die Arbeitszeitkonten richtig sind, müssen Eintrittsdatum und ggf. Austrittsdatum (wenn du möchtest auch die Personalnummer) des Mitarbeiters gepflegt sein. Dafür legst du diese drei Datenfelder für Benutzer an: Admin-Seiten. Achte bitte darauf, dass der Name des Datenfeldes genau der Bezeichnung oben entspricht.

Unternehmen und Ansprechpartner einrichten

Machen wir weiter mit Unternehmen und Ansprechpartnern, die du im System pflegen möchtest. Wir haben bereits drei Standard-Typen von Unternehmen für dich angelegt: Kunden, Interessenten und Lieferanten. Weitere Unternehmenstypen (z.B. "Vertriebspartner") kannst du in den Standardwerten definieren. Dort kannst du auch Nummernkreise für die verschiedenen Typen hinterlegen.  
Wenn du für deine selbst definierten Unternehmenstypen eigene Übersichten benötigst, gib uns einfach unter support@helloHQ.io Bescheid. 

Wenn Nummernkreise definiert sind, übernimmt das System automatisch die Nummerierung. Dann lassen sich die Unternehmensnummern nicht mehr manuell bearbeiten.

In den Standardwerten kannst du außerdem Branchen und weitere Datenfelder je Unternehmenstyp definieren (z.B. "Kundenkategorie" als Dropdown-Menü). Auch für Ansprechpartner kannst du selbst Datenfelder anlegen.

Nachdem du alle Konfigurationen vorgenommen hast, kannst du mit der Vorlage Unternehmen und Ansprechpartner zum Import bereit machen. Sende uns einfach anschließend die ausgefüllte Vorlage an support@helloHQ.io. Die Vorlage erhältst du ebenfalls bei unserem Support.

Unternehmen und Ansprechpartner in das HQ importieren

Du hast im HQ die Möglichkeit deine Kunden und Ansprechpartner zu aus einer Excel-Liste zu importieren, damit du nicht alle von Hand anlegen musst. 

Dabei sind folgende Dinge zu beachten:

  • Die Unternehmen und Ansprechpartner werden in zwei separaten Schritten mit zwei separaten Excel Dateien importiert. Daher sollte du immer zuerst die Unternehmen und anschließend die Ansprechpartner importieren
  • Es kann nur ein Unternehmenstyp zur Zeit importiert werden. Wenn du also Kunden und Lieferanten importieren willst, solltest du dies in zwei Importen machen
  • Die Ansprechpartner werden anhand des Unternehmensnamen dem richtigen Unternehmen zugeordnet. Deshalb muss der Unternehmensname in beiden Excel-Listen identisch sein. Tipp: Achte auf kleine Unstimmigkeiten, wie z.B. zu viele Leerzeichen
  • Um eigene Datenfelder zu füllen, lege diese vorher unter Admin > Standardwerten an

Um die Daten zu importieren, klicke im Menü auf Unternehmen und wähle eine der Unternehmensübersichten (z.B. Kunde). Hier findest du oben rechts den Button "Unternehmen importieren".

Anschließend öffnet sich ein Popup Fenster für den Import. Hier findest du unten jeweils eine  Excel Vorlage für Unternehmen und Ansprechpartner, die du für den Import deiner Daten benutzen solltest. 

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Import von Unternehmen

Du kannst nun den passenden Unternehmenstypen auswählen (z.B. Kunde), zu dem dem du die Daten in dein HQ importieren möchtest. Danach lädst du deine Excel Datei hoch und klickst auf "Daten einlesen und Spalten zuweisen".

Als letztes musst du nur noch die richtigen Spalten einander zuweisen und anschließend auf "Unternehmen importieren" klicken.

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Import von Ansprechpartner

Der Import von Ansprechpartnern funktioniert wie der Import bei den Unternehmen. Du lädst deine Excel Liste hoch und weist anschließend die passenden Spalten zu. 

Leads konfigurieren

Leads sind auch als "Opportunitys" oder "Vertriebsprojekt" bekannt und stellen Verkaufsvorgänge dar. Da sie in der Regel einen (chronologischen) Prozess durchlaufen, kannst du in den Standardwerten den Lead-Status pflegen (z.B. "Erstkontakt" oder "Verhandlungsphase").

In den Standardwerten kannst du außerdem auch für Leads eigene Datenfelder definieren und einen Lead-Nummernkreis hinterlegen. 

Viele Nutzer qualifizieren ihre Leads nicht nur mit einem Status, sondern auch nach Vertriebsaktionen (z.B. "Mailing an Software-Dienstleister 2016"). In der Lead-Pipeline kannst du Vertriebsaktionen anlegen und deine Leads auswerten.

Übrigens kannst du im Leadsmodul auch gleich deine aktuelle Lead-Liste importieren. Dafür benötigst du keine Vorlage, sondern führst den Import einfach direkt im Leadsmodul durch. Achte nur darauf, dass Datenfelder in Spalten und Datensätze in Zeilen stehen.

Projektmanagement vorbereiten

Im HQ dreht sich alles ums Projekt - um zu verstehen, was das heißt, informiere dich gern als erstes darüber, wie HQ Projekte verwaltet (weitere Infos).
Bevor du Projekte im System verwalten kannst, solltest du einige Standardwerte definieren. Dafür beginnst du mit den Projektvorlagen. Sie dienen dazu, verschiedene Standard-Projektpläne, Ordnerstrukturen der Dateiablage oder Dokumentationsfelder zu unterscheiden, die automatisch im Projekt hinterlegt werden. 

Darüber hinaus kannst du Projektstatus (z.B. "Vorbereitung", "Durchführung" und "Abschluss") und Projektrollen (z.B. "Projektleitung" und "Teammitglied") abhängig von Vorlagen definieren.

Projektrollen entscheiden über Lese- und Schreibrechte innerhalb von Projekten. So kann beispielsweise ein Nutzer laut Gruppenverwaltung zunächst keine Leserechte auf Projekte besitzen. Sobald er oder sie aber auf ein bestimmtes Projekt als Teammitglied besetzt wird, erhält er oder sie für dieses eine Projekt Leserechte.

Auch für Projekte lassen sich außerdem zusätzliche Datenfelder und Nummernkreise anlegen sowie Aufgabentypen, Standard-Budgets und Kostenarten definieren.

Falls du im HQ deine Ressourcen planen möchtest, kannst du neue Ressourcen anlegen und in Gruppen unterteilen. Jeder Nutzer hat automatisch auch eine Ressource. Darüber hinaus kannst du für Freelancer, Konferenzräume und Geräte weitere Ressourcen definieren.

Für Time & Material-Projekte kannst du im HQ verschiedene Stundensätze verwalten. Dafür definierst du abhängig von Aufgabentypen, Projektrollen oder Kunden eure Verrechnungssatz-Regeln. 

Belege einrichten

Damit die Angaben auf deinen Angeboten, Rechnungen und anderen Belegen korrekt sind, hinterlegst du zunächst in den Beleg-Standardwerten Nummernkreise, Zahlungs- und Lieferbedingungen, Bankkonten, Kostenstellen sowie Erlöskonten. Solltest du im Namen von mehreren Unternehmen (z.B. eine AG und deren Tochtergesellschaft) schreiben, definierst du hier auch die verschiedenen Firmen. 

Für deine Belege kannst du dir nun eigene Vorlagen gestalten. Für jedes eigene Unternehmen (s.o.) und jeden Belegtyp (Angebot, Auftragsbestätigung, Rechnungen, Storno etc.) kannst du eine oder mehrere Vorlagen definieren. Auch abhängig von der Belegsprache kannst du Vorlagen gestalten. Solltest du neben der deutschen Sprache noch weitere benötigen, schreib uns einfach an support@helloHQ.io, welche Sprachen wir dir einrichten dürfen. 

Artikel einpflegen

Über die Artikel im HQ steuerst du Preislisten, Stücklisten, Arbeitsgänge, Lieferantenangebote (Einkaufspreise) und vieles mehr. Am besten informierst du dich über die Möglichkeiten der Artikelverwaltung. Anschließend kannst du in den Standardwerten zusätzliche Datenfelder für Artikel oder sogar Artikelversionen definieren. 

Übrigens kannst du in der Artikelverwaltung deine Artikelliste importieren. Dafür benötigst du keine Vorlage, sondern führst den Import einfach direkt im Artikelmodul durch. Achte nur darauf, dass Datenfelder in Spalten und Datensätze in Zeilen stehen.

Mailings vorbereiten

Ihr möchtet eure Newsletter, Event-Einladungen und Produktinfos über das HQ versenden? Dann hinterleg gleich euren SMTP-Server. Der ist wichtig, damit die Mails reibungslos versendet werden können. Solltest du Fragen zu SMTP-Einstellungen haben, komm gern auf unseren Support zu.

Eure bestehenden Mailing-Verteiler könnt ihr natürlich importieren. Dafür benötigst du keine Vorlage, sondern führst den Import einfach direkt im Mailing-Modul durch. Achte nur darauf, dass Datenfelder in Spalten und Datensätze in Zeilen stehen.

Solltet ihr bereits HTML-Mailingvorlagen in petto haben, kannst du für künftige HQ-Mailings Vorlagen im Admin-Bereich anlegen. 

Onboarding Kompass

WILLKOMMEN AN BORD!

Wir freuen uns, dass du dich für das HQ entschieden hast. Damit die Einführung des HQ schnell und reibungslos verläuft, haben wir dir als erste Übersicht diesen Kompass für unser gemeinsames Onboarding-Projekt zusammengestellt. Er enthält die wichtigsten Links, Informationen und Pläne für die kommenden Tage und Wochen. Sollten einzelne Schritte unklar bleiben oder du dir im Vorgehen unsicher sein: unser Team ist für dich da. Falls du schon deinen Onboarding-Experten zugewiesen bekommen hast, melde dich gerne direkt bei ihr/ihm. Unseren Support erreichst du werktags von 9:00 - 18:00 direkt aus dem HQ per Live-Chat oder Ticket, per Mail unter Support@helloHQ.io und natürlich auf der Website (www.helloHQ.io) in unserem Live-Chat.

Wichtige Ressourcen während der Einführung sind neben diesem Dokument natürlich unsere Online- Dokumentationen:

Und nun auf zur Vorbereitung des Onboarding-Projektes

 

DAS ONBOARDING IM ÜBERBLICK

Wir gliedern das Onboarding üblicherweise in vier Phasen, während derer dir, sofern du diese Dienstleistung bei uns gebucht hast, dein Onboarding-Spezialist persönlich zur Seite steht. Wir werden oft gefragt, wie denn eine „typische“ Einführung abläuft – das ist aufgrund der Vielfalt unserer Kunden nur schwierig zu verallgemeinern. In unserem Blog (der GlasQgel) haben wir bei Interesse einen Erfahrungsbericht aus einigen 100en Einführungen zusammengestellt. Grundsätzlich lässt sich als ganz grobe Hausnummer sagen, dass Einführungen zwischen 4 Wochen (recht schnell) und 4 Monaten (eher langsam) unserer und eurer Zeit in Anspruch nehmen. 

Nachdem du das HQ bei uns gebucht hast, legen wir mit einem ersten gemeinsamen Workshop zur Systemkonfiguration los. Je nach Buchung Remote (per Screenshare) oder bei euch vor Ort. Wir sprechen bei uns auch von der ersten „Timebox“. Falls dich diese Art in Projekten zu arbeiten methodisch näher interessiert, haben wir hier einen ausführlicheren Artikel zusammengestellt.

 

Die Timebox zur Systemkonfiguration im Überblick

  • Gemeinsamer Workshop zur Systemkonfiguration

  • Meistens kombiniert mit der Key-User Schulung für die wichtigsten Anwender

  • Wichtige Teilnehmer: Euer Kernteam, das gemeinsam 1. entscheidungsbefugt ist, was die Arbeitsprozesse im HQ angeht und 2. Vertreter der wichtigsten Anwendungsgruppen enthält. Die Erfahrung sagt: kleinere Teams, die beide Anforderungen erfüllen, kommen hier schneller voran als große

  • Ergebnis: Euer Team und das HQ sind bereit, die gemeinsam konfigurierten Prozesse auf ihre Praxistauglichkeit zu überprüfen („Review“)

  • Dauer: 1-3 Tage

Nach der ersten Timebox folgt die Phase der „Reviews“. Hier überprüft das Kernteam und evtl. auch schon weitere spätere HQ-Nutzer die Konfiguration des Systems auf ihre Praxistauglichkeit. Es kommen erfahrungsgemäß jede Menge Fragen auf, die wir nach Bedarf (meistens per Screenshare) gemeinsam klären.

 

Die Reviews im Überblick

  • Phase im Anschluss an die erste Systemkonfiguration zu deren Überprüfung

  • Review und Ausprobieren aller relevanten Prozess im HQ durch das Kernteam

  • Regelmäßige Feedbackgespräche mit dem Onboarding-Spezialisten nach Bedarf

    Hinweis: unsere Onboarding Spezialisten sind häufig in Schulungen, Reviews und Konfigurationen eingebunden und können nur selten ganz „spontan“ einspringen (für solche Gelegenheiten haben wir ein sehr motiviertes Support-Team). Daher ist es ratsam, bereits zu Beginn der Reviews oder noch in der Konfiguration schon feste Termine abzustimmen.

  • Ergebnis: Alle Unternehmensprozesse sind im HQ überprüft und das HQ damit für den Alltag einsatzbereit

  • Dauer: 1-3 Wochen

    Je nach Bedarf gestalten wir bereits während oder direkt im Nachgang der Prozessreviews mit euch gemeinsam Schulungen und Trainings für alle Mitarbeiter. Je nach Anzahl der zukünftigen HQ-Nutzer bieten sich hier unterschiedliche Vorgehensweisen an. In kleineren Gruppen (bis 20 Mitarbeiter) trennen wir in der Regel lediglich nach Administratoren, die intensiv in die Verwaltung des Systems eingeführt werden und „normalen“ Nutzern. Wir können hier meist alle Nutzer gemeinsam schulen – wieder remote oder vor Ort.

    In größeren Gruppen ist das weder sinnvoll noch praktikabel. Hier teilen wir in der Regel nach Verantwortungsbereichen (z.B. CRM, Projektmanagement, Controlling), um niemanden zu langweilen und handhabbare Gruppengrößen zu erreichen.

Um Kosten zu sparen und den Prozess zu beschleunigen bieten wir auch „Train-the-Trainer“ Konzepte an, in denen wir eine kleine Zahl wichtiger Nutzer intensiv schulen und diese ihr Wissen dann intern weitergeben.

 

Die Schulungen und Trainings im Überblick

  • Je nach Größe des zu schulenden Teams trennen wir entweder nach Admins/ Nutzern oder nach Funktionsbereichen

  • Schulungen finden entweder per Screenshare oder vor Ort statt

  • Es sind Schulungen für alle Nutzer oder ein „Train-the-Trainer“ Konzept möglich

  • Ergebnis: Alle Anwender beherrschen die für sie relevanten Prozesse im HQ

    Entweder bereits während der Prozessreviews oder direkt im Nachgang der Schulungsphase ist oft eine Übernahme bestehender Daten aus diversen Altsystemen gewünscht. Wir sprechen vom „Datenimport“. Da die Zahl der möglichen Altsysteme nahezu unbegrenzt ist, wird in der Regel mit Excel-Vorlagen zur Übertragung gearbeitet – oder, wenn entsprechendes technisches Know-How vorhanden ist, per API. Es gibt so gut wie keine Grenzen, was die mögliche Komplexität des Imports angeht – es ist eine Frage des Willens, der verfügbaren Zeit und des Budgets. Eine kurze Absprache zu den gewünschten Datenimporten mit eurem Onboarding Spezialisten klärt in der Regel am schnellsten, welche Möglichkeiten bestehen und wieviel Aufwand sie im Einzelnen bedeuten.

 

Der Datenimport im Überblick

  • Einen Kunden- und Ansprechpartner-Import führen wir nach HQ-Vorlage gern kostenlos durch - die Vorlage finder ihr hier: Kunden importieren
  • Grundsätzlich gibt es kaum Grenzen, welche Daten sich in das HQ importieren lassen

  • Mögliche Importwege sind unsere Excel-Vorlagen und unsere offene API

  • Bei komplexeren Anforderungen lohnt sich eine Absprache mit dem Onboarding Spezialisten

    Nachdem alle Prozesse im HQ überprüft und geschult worden und alle notwendigen Daten importiert sind, kann es mit der produktiven Arbeit losgehen. Wir sprechen vom „Go-Live“. Dies ist oft eine intensive Anfangsphase, in der unser Support-Team an ganz besonderes Auge auf euch hat – damit evtl. doch noch unbedachte Prozesse schnell nachkonfiguriert oder justiert werden können.

 

DARÜBER HINAUS ZU BEACHTEN

Eigenen Mailserver hinterlegen

Um E-Mails und Benachrichtigungen aus dem System senden zu können, sollte ein eigener E-Mail Server (SMTP-Server) hinterlegt werden. Folgende Daten (von eurer IT erhältlich) werden für den SMTP-Server benötigt:

  • Admin-E-Mail-Adresse: Die Admin-Adresse, ist die Adresse, von der reguläre Systemnachrichten versendet werden. Für die Mailings und Aussendungen wird diese nicht verwendet.

  • Server-Adresse: z.B. smtp.UNTERNEHMEN.de

  • Server-Port: standardmäßig 25 oder 465

  • Benutzername: Benutzername des SMTP-Users

  • Passwort: ******

 

 

Sind noch Fragen offen geblieben?

An dieser Stelle nochmal der Hinweis auf unsere Onlinedokumentation unter support.helloHQ.io und unsere Kommunikationskanäle: per Chat auf www.helloHQ.io, per Mail unter Support@helloHQ.io oder per Chat aus eurem HQ.

 

CHECKLISTE FÜR DIE NÄCHSTEN SCHRITTE

  • Kompass lesen ✅
  • Termin für 1. Timebox vereinbaren
  • Prozessverantwortliche zu Termin einladen
  • Prozessreview Team zusammenstellen
  • Importvorlagen befüllen und an HQ senden oder per API importieren
  • Belegvorlagen an HQLabs senden
  • Daten Mailserver an HQ schicken oder im HQ eintragen

 

HÄUFIGE FRAGEN (FAQ)

Kann ich meine Demo einfach als „echtes“ System weiterverwenden?

Ja, das ist sogar der einfachste Weg. Testdaten entfernen wir gern gemeinsam.

Kann mir jemand beim Import von alten Daten helfen?

Selbstverständlich. Sprich einfach deinen Onboarding Spezialisten oder unseren Support unter Support@helloHQ.io an, wir beraten, geben Tipps, liefern Vorlagen usw. Es hat eigentlich noch keinen Datensatz gegeben, den wir nicht ins HQ bekommen hätten.

Wie bekomme ich meine Kollegen und Mitarbeiter ins HQ?

Je nach Anzahl deines Teams, kannst du es einfach manuell im HQ unter Admin/ Neue Benutzer einladen, im Rahmen des Onboardings aus einer Excel-Liste importieren oder, falls vorhanden, eure LDAP/ Active Directory Benutzerverwaltung mit dem HQ verbinden.

Was sollte ich als erstes tun?

Falls noch nicht geschehen und wir dir nicht schon zuvorgekommen sind, sprich uns auf jedem beliebigen Kanal an, um den ersten Termin mit deinem Onboarding Spezialisten abzustimmen.

Was passiert, wenn sich meine Lizenzbedürfnisse mit der Zeit ändern?

Kein Problem! Gebt uns einen Hinweis auf jedem beliebigen Kanal, ihr könnt Benutzerzahlen, Modulzusammenstellung usw. jederzeit im Rahmen eures normalen Geschäftsbetriebs variieren.

Wer ist der "Admin Administrator" Nutzer?

Der Nutzer "Admin Administrator" ist standardmäßig im HQ vorhanden und kann nicht entfernt werden. Grund dafür ist, dass unser Support diesen Account nutzt, wenn es mal Fragen, Probleme oder Fehler in eurem HQ geben sollte.

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Der Account ist standardmäßig der Benutzergruppe "Administration" zugewiesen und hat keine Unternehmensfunktion.

Natürlich wird dieser Nutzer von uns auch zu den aktiven Lizenzen gezählt und somit nicht als Mitarbeiter berechnet.

Wie füge ich ein weiteres Unternehmen zum HQ hinzu?

Wenn du zu deinem bisherigen Unternehmen noch ein weiteres hinzufügen möchtest, kannst du das unter Admin/Beleg-Standardwerte machen. Dort musst du einfach oben links auf den Button "Neues Unternehmen anlegen" klicken und die gewünschten Daten hinzufügen. Dort kannst du dann auch eigene, vom anderen Unternehmen unabhängige, Nummernkreise, Konten und Liefer- und Zahlungsbedingungen hinzufügen.

Gibt es eine HQ Verknüpfung für den Desktop?

Eine Verknüpfung auf dem Desktop ist hilfreich, damit mit nur wenigen Klicks das HQ geöffnet werden kann und so nur wenig Zeit verloren geht. Eine richtige Verknüpfung vom HQ gibt es nicht, allerdings kann man sich mit nur wenigen Schritten das HQ auf den Desktop holen. 

Dazu musst du lediglich mit Rechtsklick auf deinen Desktop klicken und "Neu" -> "Verknüpfung" auswählen. Dann öffnet sich ein Pop-Up, bei dem du den Link deines HQ Systems eingeben musst (XYZ.hqlabs.de) und noch einen Namen für die Verknüpfung aussuchen kannst. 

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Controlling

 

Im HQ hast du verschiedenste Controlling-Möglichkeiten. In jedem Projekt kannst du natürlich über die Soll-Ist-Vergleiche der Zeiten im Projektplan und auch über die Finanzauswertung das einzelne Projekt controllen. Darüber hinaus hast du selbstverständlich noch die Möglichkeit, projektübergreifende Controllings zu erstellen. 

 

Komplett_Finanzen.PNG

 

Dabei ist das Prinzip immer das Selbe: Unsere Controllings basieren auf Pivots, wie du sie beispielsweise auch aus Excel kennst.

 

Ansicht_generell_Pivot_highlight.png

 

In den verschiedenen Controlls hast du immer die Möglichkeit, die Zeilen-, Spalten-, Filter- und Aggregationsfelder auszuwählen. Dabei haben wir für fünf verschiedene Auswertungsszenarien Controllings zusammengebaut. 

Über die Zeitfilter lässt sich die Ansicht auf einen bestimmten Zeitraum begrenzen.

 

Zeitrahmen_controlling.PNG

 

Umsatzplanung: In dieser Ansicht wird der Nettowert aller erzielten Umsätze, sowie aller geplanten Umsätze angezeigt. Zu erzielten Umsätzen gehören alle aus Rechnungen, deren Status auf "Bezahlt", "Teilweise Bezahlt" oder "Versendet" steht. Geplante Umsätze werden hier in drei Kategorien dargestellt, "aus Kunden", "aus Projekten" und "aus Leads".

Zur genaueren Anschauung lassen sich über die Pivoteinstellungen weitere Felder hinzufügen.

So lassen sich beispielsweise Umsätze oder Planumsätze von einzelnen Projekten ansehen. Genauso lassen sich zusätzlich zu den Monaten auch die Quartals- oder Wochenzahlen anschauen. Für Planumsätze lassen sich auch die eingestellten Wahrscheinlichkeiten einsehen.

Diese sind dann auch als Filter benutzbar.

 

Filtern_Controlling.gif

 

 

Finanzen: Das Controlling Finanzen stellt die Finanzauswertung dar, wie ihr sie aus dem einzelnen Projekt kennt. Hierbei können jedoch alle Projekte auf einmal und unterschiedlich gefiltert betrachtet werden. 

Standardmäßig werden im Finanzmodul die Felder "Budget [EUR]", "Abgerechnet [EUR]", "Ist [EUR]" sowie "Deckungsbetrag" in [%] und [EUR] dargestellt. Andere Felder können über die Pivoteinstellungen (siehe Oben) hinzugefügt werden.

Tipp: Es werden nur Belege angezeigt, die dem Projekt und gleichzeitig dem zugehörigen Kunden zugeordnet sind. 

 

Komplett_Finanzen.PNG

 

Budget [EUR] zeigt den gesamten Wert aller hinterlegten Budgets in einem bestimmten Projekt an.

Abgerechnet [EUR] zeigt den Nettowert der einem bestimmten Projekt abgerechnet wurde. Zur Berechnung werden alle Rechnungen die mit einem Projekt verknüpft sind, sowie den Status "Versendet", "Teilweise bezahlt" und "Bezahlt" haben, herangezogen. 

Ist [EUR] ist der Nettowert aller Kosten die auf einem Projekt angefallen sind. Diese berechnen sich aus den internen Kosten (Reportings multipliziert mit dem internen Kostensatz) und den externen Kosten (Eingangsrechnungen). 

Deckungsbeitrag [EUR] ist der DB 1 für ein Projekt in €.

Deckungsbeitrag [%] ist der DB 1 für ein Projekt in %.

 

Marge: In diesem Controlling geht es ebenfalls um die finanzielle Auswertung der Projekte. Jedoch wird hier mehr auf die einzelnen Kostenpositionen eingegangen (wie Reportings, Fremdkosten, etc.).

 

Komplett_Marge.PNG

 

Alle Reportings [EUR] zeigt den Nettowert in € aller internen Kosten die auf einem Projekt angefallen sind. Diese berechnen sich aus den Reportings multipliziert mit dem internen Kostensatz.

Alle Reportings (Externer Stundensatz) [EUR] wie bei Alle Reportings [EUR], jedoch mit dem externen Stundensatz.

 

Marge_Highlight_Summe_Reportings.png

 

Abgerechnete Reportings [EUR] zeigt den Nettowert in € aller abgerechneten Reportings. Der Wert berechnet sich aus der Anzahl der Stunden der Reportings multipliziert mit dem internen Kostensatz aller Reportings, die auf eine Rechnung übernommen wurden.

Abgerechnete Reportings (Externer Stundensatz) [EUR] wie bei Abgerechnete Reportings [EUR], jedoch mit dem externen Stundensatz.

Nicht abgerechnete Reportings [EUR] zeigt den Nettowert in € aller nicht abgerechneten Reportings. Der Wert berechnet sich aus der Anzahl der Stunden der Reportings multipliziert mit dem internen Kostensatz aller Reportings, die bisher nicht auf eine Rechnung übernommen wurden. 

Nicht abgerechnete Reportings [EUR] wie bei Nicht abgerechnete Reportings [EUR], jedoch mit dem externen Stundensatz.

 

Marge_Highlight_Summe_Abgerechnet.png

 

Fremdkosten Gesamt [EUR] zeigt den Nettowert in € aller angefallen Fremdkosten (Eingangsrechnungen) auf einem Projekt. 

Fremdkosten abgerechnet [EUR] zeigt den Nettowert in € aller weiterberechneten Fremdkosten (Eingangsrechnungen) auf einem Projekt. Diese müssen sich als Fremdkosten-Position auf einer Rechnung befinden.

Fremdkosten offen [EUR] zeigt den Nettowert in € aller nicht-weiterberechneten Fremdkosten (Eingangsrechnungen) auf einem Projekt.

 

Marge_Highlight_Summe_Fremdkosten.png

 

Gesamtkosten [EUR] zeigt den Nettowert in € aller internen und Fremdkosten eines Projekts. 

Abgerechnet [EUR] zeigt den Nettowert in € aller abgerechneten Leistungen eines Projekts. Diese abgerechneten Leistungen sind alle Rechnungen, die einem Projekt zugeordnet sind!

 

Marge_Highlight_Summe_Gesamtkosten.png

 

Deckungsbeitrag [EUR] ist der DB 1 für ein Projekt in €. Der Wert berechnet sich aus Abgerechnet [EUR] abzüglich der Gesamtkosten [EUR].

Deckungsbeitrag [%] ist der DB 1 für ein Projekt in %. Der Wert berechnet sich durch Division von Abgerechnet [EUR] und dem Deckungsbeitrag [EUR].

Deckungsbeitrag (Fremdkosten) [EUR] ist der Deckungsbeitrag im Bezug auf die Fremdkosten. Der Wert berechnet sich aus Abgerechnet [EUR] abzüglich der Fremdkosten Gesamt [EUR].

Deckungsbeitrag (Fremdkosten) [%] ist der Deckungsbeitrag im Bezug auf die Fremdkosten in %. Der Wert berechnet sich durch Division von Abgerechnet [EUR] und dem Deckungsbeitrag (Fremdkosten) [EUR].

 

 

Reporting: In diesem Controlling kannst du die erfassten Zeiten und die davon abrechenbaren Zeiten Projekt-, Mitarbeiter-, Kunden und Aufgabenbezogen auswerten.

 

Komplett_Reporting.PNG

 

Arbeitszeit [h] zeigt die Projektzeiterfassung (Reportings) in Stunden. Diese können z.B. auf Projekt oder Benutzerbasis angezeigt werden.

Arbeitszeit [PT] zeigt die Projektzeiterfassung (Reportings) in Personentagen (1 PT = 8 Stunden). Diese können z.B. auf Projekt oder Benutzerbasis angezeigt werden.

Arbeitszeit [EUR] zeigt die Interne Kosten in € die durch Reportings multipliziert mit dem internen Kostensatz (festzulegen in der Benutzerverwaltung) entstanden sind.

Abgerechnet [EUR] zeigt den Wert in € der durch das Abrechnen von Reportings (direkt übernahme der Reportings auf einem Rechnung) entstanden ist.

Abrechenbar [€] zeigt den Wert in € der durch das Abrechnen von Reportings erzielt werden könnte, wenn diese auf eine Rechnung übernommen werden würden. Achtung: Hier werden nur Werte berechnet, wenn die entsprechende Aufgabe im Projektplan "Nach Aufwand" oder "Nach Aufwand gedeckelt" abrechenbar (Spalte "Abrechnung" im Projektplan) ist. 

 

Ressourcen: Hier kannst du die Kapazitäten, geplanten und geleisteten Arbeitszeiten und sogar die davon abrechenbaren Zeiten gegenüberstellen und ressourcen- und ressourcengruppenbezogen, kunden- und projektbezogen auswerten. Wenn du etwas runter scrollst siehst du auch die grafische Darstellung des Controllings. 

 

Resourcen_highlighted.png

 

Gesamtkapazität [h] zeigt die Gesamtkapazität eines Mitarbeiters / Ressourcengruppe in Stunden. Diese berechnet sich aus der Arbeitszeit die in der Benutzerverwaltung hinterlegt ist, abzüglich aller eingetragenen Abwesenheiten.

Gesamtkapazität [PT] zeigt die Gesamtkapazität eines Mitarbeiters / Ressourcengruppe in Tagen (1 PT = 8 Stunden). Diese berechnet sich aus der Arbeitszeit die in der Benutzerverwaltung hinterlegt ist, abzüglich aller eingetragenen Abwesenheiten.

Geplante PT zeigt die Verplante Arbeitszeit eines Mitarbeiters bzw. einer Ressourcengruppe in Tage (1 PT = 8 Stunden). Diese berechnet sich aus der Besetzung von Mitarbeitern auf Projektaufgaben, Terminen und durch die Grundlast.

Gesamtbelegung [h] zeigt die Verplante Arbeits eines Mitarbeiters bzw. einer Ressourcengruppe in Stunden. Diese berechnet sich aus der Besetzung von Mitarbeitern auf Projektaufgaben, Terminen und durch die Grundlast.

Geleistet [h] zeigt die Projektzeiterfassung (Reportings) in Stunden. Diese können z.B. auf Projekt oder Benutzerbasis angezeigt werden.

Geleistet [PT] zeigt die Projektzeiterfassung (Reportings) in Personentagen (1 PT = 8 Stunden). Diese können z.B. auf Projekt oder Benutzerbasis angezeigt werden.

Prozentuale Auslastung [%] zeigt den Anteil der Arbeitszeit eines Mitarbeiters bzw. einer Ressourcengruppe der auf Projektaufgaben oder Termine (+Grundlast) verplant wurde.

Geleistet [h(abrechenbar)] zeigt die Projektzeiterfassung (Reportings) in Stunden die auf abrechenbare Aufgaben erfasst wurden. Diese können z.B. auf Projekt oder Benutzerbasis angezeigt werden.

Geleistet [PT(abrechenbar)] zeigt die Projektzeiterfassung (Reportings) in Personentagen (1 PT = 8 Stunden) die auf abrechenbare Aufgaben erfasst wurden. Diese können z.B. auf Projekt oder Benutzerbasis angezeigt werden.

Produktivität [Ist] zeigt die Anzahl der geleisteten abrechenbaren Stunden geteilt durch die Kapazität eines Mitarbeiters bzw. einer Ressourcengruppe.

Produktivität [Soll] zeigt die Anzahl der geplanten Stunden auf Aufgaben zusammen mit der Grundlast geteilt durch die geplante Arbeitszeit eines Mitarbeiters bzw. einer Ressourcengruppe.

 

Es gibt allerdings noch weitere Controllingmodule, die aber wegen ihres Inhalts im Benutzermodul zu finden sind. Diese heißen Zeiterfassung und Abwesenheiten.

 

Zeiterfassung: In diesem Modul kannst du dir einen Überblick der Arbeitszeiten machen. Hier kannst du sehen wer in einem Bestimmten Monat an welchem Projekt wie lange gearbeitet hat.

 

Zeiterfasssug_komplett.PNG

 

Arbeitszeit [h] zeigt die tatsächlich geleistete Arbeitszeit eines Mitarbeiters in Stunden innerhalb eines bestimmten Zeitraums. Der Zeitraum ist im Modul einstellbar.

Arbeitszeit [h] [Soll] zeigt die Soll Arbeitszeit eines Mitarbeiters in Stundnen innerhalb eines bestimmten Zeitraums. Die Soll-Arbeitszeit ergibt sich aus den Einstellungen beim entsprechenden Benutzer in der Benutzerverwaltung. Der Zeitraum ist im Modul einstellbar.

Summe [h] zeigt die Anzahl der Überstunden die sich bei einem Mitarbeiter in einem bestimmten Zeitraum gesammelt haben. Der Zeitraum ist im Modul einstellbar.

 

Zeiterfasssug_highlighted_filter.png

 

Abwesenheiten: Hier findest du einen Überblick der Abwesenheiten aller Benutzer, unterteilt in Krankheit, Urlaub und andere Gründe für Abwesenheiten.

 

Komplett_Abwesenheiten.PNG

 

Abwesenheit [Tage] zeigt die Dauer der Abwesenheit eines Mitarbeiters in Tagen (z.B. Urlaub oder Krankheit).

 

Abwesenheit [Stunden] zeigt die Dauer der Abwesenheit eines Mitarbeiters in Stunden (z.B. Urlaub oder Krankheit)

 

Abwesenheiten_highlighted_.png

 

Du findest eines dieser Modul im HQ nicht? Ruf uns einfach unter +49 40 882 15 33 20 an oder schreib uns im Chat. Wir aktivieren dieses gern für dich.