Im HQ hast du verschiedenste Controlling-Möglichkeiten. In jedem Projekt kannst du natürlich über die Soll-Ist-Vergleiche der Zeiten im Projektplan und auch über die Finanzauswertung das einzelne Projekt controllen. Darüber hinaus hast du selbstverständlich noch die Möglichkeit, projektübergreifende Controllings zu erstellen.
Dabei ist das Prinzip immer das Selbe: Unsere Controllings basieren auf Pivots, wie du sie beispielsweise auch aus Excel kennst.
In den verschiedenen Controllings hast du immer die Möglichkeit, die Zeilen-, Spalten-, Filter- und Aggregationsfelder auszuwählen. Dabei haben wir für fünf verschiedene Auswertungsszenarien Controllings zusammengebaut.
Über die Zeitfilter lässt sich die Ansicht auf einen bestimmten Zeitraum begrenzen.
Umsatzplanung
In dieser Ansicht wird der Nettowert aller erzielten Umsätze, sowie aller geplanten Umsätze angezeigt. Zu erzielten Umsätzen gehören alle aus Rechnungen, deren Status auf "Bezahlt", "Teilweise Bezahlt" oder "Versendet" steht. Geplante Umsätze werden hier in drei Kategorien dargestellt, "aus Kunden", "aus Projekten" und "aus Leads".
Zur genaueren Anschauung lassen sich über die Pivot-Einstellungen weitere Felder hinzufügen.
So lassen sich beispielsweise Umsätze oder Planumsätze von einzelnen Projekten ansehen. Genauso lassen sich zusätzlich zu den Monaten auch die Quartals- oder Wochenzahlen anschauen. Für Planumsätze lassen sich auch die eingestellten Wahrscheinlichkeiten einsehen.
Diese sind dann auch als Filter benutzbar.
Finanzen
Das Controlling Finanzen stellt die Finanzauswertung dar, wie ihr sie aus dem einzelnen Projekt kennt. Hierbei können jedoch alle Projekte auf einmal und unterschiedlich gefiltert betrachtet werden.
Standardmäßig werden im Finanzmodul die Felder "Budget [EUR]", "Abgerechnet [EUR]", "Ist [EUR]" sowie "Deckungsbetrag" in [%] und [EUR] dargestellt. Andere Felder können über die Pivot-Einstellungen (siehe Oben) hinzugefügt werden.
Tipp: Es werden nur Belege angezeigt, die dem Projekt und gleichzeitig dem zugehörigen Kunden zugeordnet sind.
Budget [EUR] zeigt den gesamten Wert aller hinterlegten Budgets in einem bestimmten Projekt an.
Abgerechnet [EUR] zeigt den Nettowert der einem bestimmten Projekt abgerechnet wurde. Zur Berechnung werden alle Rechnungen die mit einem Projekt verknüpft sind, sowie den Status "Versendet", "Teilweise bezahlt" und "Bezahlt" haben, herangezogen.
Ist [EUR] ist der Nettowert aller Kosten die auf einem Projekt angefallen sind. Diese berechnen sich aus den internen Kosten (Reportings multipliziert mit dem internen Kostensatz) und den externen Kosten (Eingangsrechnungen).
Deckungsbeitrag [EUR] ist der DB 1 für ein Projekt in €.
Deckungsbeitrag [%] ist der DB 1 für ein Projekt in %.
Marge
In diesem Controlling geht es ebenfalls um die finanzielle Auswertung der Projekte. Jedoch wird hier mehr auf die einzelnen Kostenpositionen eingegangen (wie Reportings, Fremdkosten, etc.).
Alle Reportings (interner Stundensatz) zeigt den Nettowert in € aller internen Kosten die auf einem Projekt angefallen sind. Diese berechnen sich aus den Reportings multipliziert mit dem internen Kostensatz.
Alle Reportings (Externer Stundensatz) wie bei Alle Reportings (interner Stundensatz), jedoch mit dem externen Stundensatz multipliziert.
Abgerechnete Reportings zeigt den Kostenwert aller abgerechneten Reportings. Der Wert berechnet sich aus der Anzahl der Stunden der Reportings multipliziert mit dem internen Kostensatz aller Reportings, die auf eine Rechnung übernommen wurden.
Abgerechnete Reportings (Externer Stundensatz) wie bei Abgerechnete Reportings, jedoch mit dem externen Stundensatz.
Nicht abgerechnete Reportings zeigt den Nettowert in € aller nicht abgerechneten Reportings. Der Wert berechnet sich aus der Anzahl der Stunden der Reportings multipliziert mit dem internen Kostensatz aller Reportings, die bisher nicht auf eine Rechnung übernommen wurden.
Nicht abgerechnete Reportings wie bei Nicht abgerechnete Reportings, jedoch mit dem externen Stundensatz.
Fremdkosten Gesamt zeigt den Nettowert in € aller angefallen Fremdkosten (Eingangsrechnungen) auf einem Projekt.
Fremdkosten abgerechnet zeigt den Nettowert in € aller weiterberechneten Fremdkosten (Eingangsrechnungen) auf einem Projekt. Diese müssen sich als Fremdkosten-Position auf einer Rechnung befinden.
Fremdkosten offen zeigt den Nettowert in € aller nicht-weiterberechneten Fremdkosten (Eingangsrechnungen) auf einem Projekt.
Gesamtkosten zeigt den Nettowert in € aller internen und Fremdkosten eines Projekts.
Abgerechnet zeigt den Nettowert in € aller abgerechneten Leistungen eines Projekts. Diese abgerechneten Leistungen sind alle Rechnungen, die einem Projekt zugeordnet sind.
Deckungsbeitrag ist der DB 1 für ein Projekt in €. Der Wert berechnet sich aus Abgerechnet abzüglich der Gesamtkosten.
Deckungsbeitrag [%] ist der DB 1 für ein Projekt in %. Der Wert berechnet sich durch Division von Deckungsbeitrag und Abgerechnet.
Abgerechnet ohne Fremdkosten ergibt sich aus Abgerechnet abzgl. der Fremdkosten Gesamt (auch Agentur- oder Honorarleistung genannt).
Der Deckungsbeitrag ohne Fremdkosten [%] berechnet sich durch Division von Deckungsbeitrag und Abgerechnet ohne Fremdkosten.
Abgerechnet ohne Fremdkosten / Abgerechnet ergibt sich aus Division des abgerechneten Wertes abzgl. der Fremdkosten und gesamt abgerechnetem Wert.
Reporting
In diesem Controlling kannst du die erfassten Zeiten und die davon abrechenbaren Zeiten Projekt-, Mitarbeiter-, Kunden und Aufgabenbezogen auswerten.
Arbeitszeit [h] zeigt die Projektzeiterfassung (Reportings) in Stunden. Diese können z.B. auf Projekt oder Benutzerbasis angezeigt werden.
Arbeitszeit [PT] zeigt die Projektzeiterfassung (Reportings) in Personentagen (1 PT = 8 Stunden). Diese können z.B. auf Projekt oder Benutzerbasis angezeigt werden.
Arbeitszeit [EUR] zeigt die Internen Kosten in € die durch Reportings multipliziert mit dem internen Kostensatz (festzulegen in der Benutzerverwaltung) entstanden sind.
Abgerechnet [EUR] zeigt den Wert in € der durch das Abrechnen von Reportings (direkt übernahme der Reportings auf einem Rechnung) entstanden ist.
Abrechenbar [€] zeigt den Wert in € der durch das Abrechnen von Reportings erzielt werden könnte, wenn diese auf eine Rechnung übernommen werden würden. Achtung: Hier werden nur Werte berechnet, wenn die entsprechende Aufgabe im Projektplan "Nach Aufwand" oder "Nach Aufwand gedeckelt" abrechenbar (Spalte "Abrechnung" im Projektplan) ist.
Ressourcen
Hier kannst du die Kapazitäten, geplanten und geleisteten Arbeitszeiten und sogar die davon abrechenbaren Zeiten gegenüberstellen und ressourcen- und ressourcengruppenbezogen, kunden- und projektbezogen auswerten. Wenn du etwas runter scrollst siehst du auch die grafische Darstellung des Controllings. Die für den jeweiligen Benutzer eingetragene Grundlast wird in den Auswertung als eigenes "Projekt" gewertet, damit sie berücksichtigt wird, die projektbezogene Auswertung jedoch nicht beeinflusst.
Gesamtkapazität [h] zeigt die Gesamtkapazität eines Mitarbeiters / Ressourcengruppe in Stunden. Diese berechnet sich aus der Arbeitszeit die in der Benutzerverwaltung hinterlegt ist, abzüglich aller eingetragenen Abwesenheiten.
Gesamtkapazität [PT] zeigt die Gesamtkapazität eines Mitarbeiters / Ressourcengruppe in Tagen (1 PT = 8 Stunden). Diese berechnet sich aus der Arbeitszeit die in der Benutzerverwaltung hinterlegt ist, abzüglich aller eingetragenen Abwesenheiten.
Geplant [PT] zeigt die Verplante Arbeitszeit eines Mitarbeiters bzw. einer Ressourcengruppe in Tage (1 PT = 8 Stunden). Diese berechnet sich aus der Besetzung von Mitarbeitern auf Projektaufgaben, Terminen und durch die Grundlast.
Geplant [h] zeigt die Verplante Arbeits eines Mitarbeiters bzw. einer Ressourcengruppe in Stunden. Diese berechnet sich aus der Besetzung von Mitarbeitern auf Projektaufgaben, Terminen und durch die Grundlast.
Geleistet [h] zeigt die Projektzeiterfassung (Reportings) in Stunden. Diese können z.B. auf Projekt oder Benutzerbasis angezeigt werden.
Geleistet [PT] zeigt die Projektzeiterfassung (Reportings) in Personentagen (1 PT = 8 Stunden). Diese können z.B. auf Projekt oder Benutzerbasis angezeigt werden.
Prozentuale Auslastung [%] zeigt den Anteil der Arbeitszeit eines Mitarbeiters bzw. einer Ressourcengruppe der auf Projektaufgaben oder Termine (+Grundlast) verplant wurde im Vergleich zur Gesamtkapazität des Mitarbeiters.
Dieser Wert kann nicht auf Projekte aufgeteilt werden. Schau dir also immer die prozentuale Auslastung des Nutzers insgesamt an. Ist diese zu hoch, kannst du die Spalte "Geplante PT" nutzen, um besonders hohe Besetzungen auf bestimmten Projekten ausfindig zu machen.
Geleistet [h(abrechenbar)] zeigt die Projektzeiterfassung (Reportings) in Stunden die auf abrechenbare Aufgaben erfasst wurden. Diese können z.B. auf Projekt oder Benutzerbasis angezeigt werden.
Geleistet [PT(abrechenbar)] zeigt die Projektzeiterfassung (Reportings) in Personentagen (1 PT = 8 Stunden) die auf abrechenbare Aufgaben erfasst wurden. Diese können z.B. auf Projekt oder Benutzerbasis angezeigt werden.
Produktivität [Ist] zeigt die Anzahl der geleisteten abrechenbaren Stunden geteilt durch die Kapazität eines Mitarbeiters bzw. einer Ressourcengruppe.
Produktivität [Soll] zeigt die Anzahl der geplanten Stunden auf Aufgaben zusammen mit der Grundlast geteilt durch die geplante Arbeitszeit eines Mitarbeiters bzw. einer Ressourcengruppe.
Abrechenbar [%] errechnet, wie viel Prozent aller erfassten Zeiten angenommene Zeiten auf abrechenbaren Aufgaben (nach Aufwand, gedeckelt oder fest) sind.
Geleistet in h (bzw. in PT) (nicht abrechenbar) sind nicht angenommene Reportings oder Reportings auf nicht-abrechenbaren Aufgaben.
Es gibt noch weitere Controllingmodule zur Auswertung von Benutzer-Zeiten: Zeiterfassung und Abwesenheiten. Häufig sind diese Module im "Benutzer"- statt im Controlling-Bereich aktiviert.
Zeiterfassung
In diesem Modul kannst du dir einen Überblick der Arbeitszeiten (also Präsenz-, nicht Projektzeiten) verschaffen. Hier kannst du sehen welcher Benutzer wie viel Präsenzzeit gebucht hat, die auf dem Arbeitszeitkonto landen.
Arbeitszeit [h] zeigt die tatsächlich geleistete Arbeitszeit eines Mitarbeiters in Stunden innerhalb eines bestimmten Zeitraums. Der Zeitraum ist im Modul einstellbar.
Arbeitszeit [h] [Soll] zeigt die Soll Arbeitszeit eines Mitarbeiters in Stundnen innerhalb eines bestimmten Zeitraums. Die Soll-Arbeitszeit ergibt sich aus den Einstellungen beim entsprechenden Benutzer in der Benutzerverwaltung. Der Zeitraum ist im Modul einstellbar.
Summe [h] zeigt die Anzahl der Überstunden die sich bei einem Mitarbeiter in einem bestimmten Zeitraum gesammelt haben. Der Zeitraum ist im Modul einstellbar.
Abwesenheiten
Hier findest du einen Überblick der Abwesenheiten aller Benutzer, unterteilt in Krankheit, Urlaub und andere Gründe für Abwesenheiten.
Abwesenheit [Tage] zeigt die Dauer der Abwesenheit eines Mitarbeiters in Tagen (z.B. Urlaub oder Krankheit).
Abwesenheit [Stunden] zeigt die Dauer der Abwesenheit eines Mitarbeiters in Stunden (z.B. Urlaub oder Krankheit)
Du findest eines dieser Modul im HQ nicht? Ruf uns einfach unter +49 40 882 15 33 20 an oder schreib uns im Chat. Wir aktivieren dieses gern für dich.
