Die Planumsätze dienen dazu, einen Forecast (Controlling / Umsatzplanung) zu erstellen, keine Rechnung zu vergessen und die Rechnungsstellung zu vereinfachen, weil man die Rechnung direkt aus den Planumsätzen erstellen kann. Letzteres ist oft auch ratsam, weil dann der Planumsatz als abgerechnet markiert wird und dadurch aus der Planung verschwindet (und durch den Versand der Rechnung in den Ist-Umsätzen erscheint). Das müsste man sonst noch manuell tun, wenn man die Rechnung aus dem Angebot oder nach Aufwand schreibt.
Ein Planumsatz kann direkt aus einem Angebot bzw. Lead entstehen oder kann manuell für Leads, Kunden und Projekte angelegt werden. Dies entscheidet sich danach, ob z.B. ein Planumsatz in den Forecast soll, ohne dass schon ein konkretes Angebot existiert.
Nun gehen wir den Prozess einmal Schritt für Schritt durch.
Anlegen des Planumsatzes
Zuerst einmal musst du entscheiden, wann du deine Planumsätze anlegen möchtest. Generell empfiehlt es sich, die Planumsätze direkt aus einem Angebot zu erstellen, da es hierfür extra eine Funktion gibt. Sobald du ein Angebot auf versendet oder angenommen stellst, kommt ein Pop-Up, welches dich fragt, ob du einen Planumsatz ersetzten, hinzufügen oder nicht erstellen möchtest. Hier kannst du dann die Option 'Hinzufügen' auswählen, damit ein neuer Planumsatz erstellt wird. Da das Pop-Up beim Versenden und beim Annehmen erscheint, müsstest du dich hier entscheiden, wann du den Planumsatz erstellen möchtest.
Ansonsten kannst du den Planumsatz natürlich auch manuell erstellen, falls es z.B. noch kein konkretes Angebot gibt. Hierfür eignet sich am besten ein Lead, da du hier dann deine unterschiedlichen Planumsätze voneinander getrennt hast. Diese wären sonst nur gesammelt im Kunden einsehbar.
Solltest du nun für deinen manuell erstellten Planumsatz ein Angebot erzeugen, erstellst du zunächst das Angebot und passt dann nach dem Versenden im Pop-Up den Planumsatz an, damit Preis und Positionen alle stimmen. Hierfür eignet sich die Funktion 'Ersetzen' bei dem Pop-Up nach dem Versenden.
Achtung: Die Funktion 'Ersetzen' solltest du nur benutzen, wenn deinem Angebot/Planumsatz ein Lead zugeordnet ist. Ansonsten werden beim Ersetzen alle Planumsätze des Kunden überschrieben!
Die von dir erstellten Planumsätze werden nun z.B. im Controlling Umsatzplanung bei den geplanten Umsätzen aus Kunden angezeigt.
Erstellen einer Rechnung
Nachdem dein Angebot angenommen wurde und du ein Projekt für den Kunden laufen hast, kommt irgendwann der Zeitpunkt, an dem du deine Aufwände abrechnen möchtest. Hier bietet dir das HQ wieder verschiedene Möglichkeiten, wie du mit den Planumsätzen umgehen kannst.
Wenn du für ein Angebot mit einem Planumsatz nur eine Rechnung verschicken möchtest, kannst du die Rechnung ganz einfach aus dem Planumsatz erstellen, der zum Angebot gehört. Hier sind dann die Positionen gleich mit dem Angebot und der Planumsatz wird zusätzlich automatisch auf "in Rechnung gestellt" gesetzt, wodurch der geplante Umsatz nicht mehr in der Umsatzplanung erscheint. Ab dann werden die Umsätze der Rechnung bei den Ist-Umsätzen angezeigt.
Ansonsten kannst du die Rechnung auch aus dem Angebot erstellen. Hier müsstest du dann aber einmal manuell den Status vom Planumsatz auf "Abgerechnet" stellen.
Erstellen von mehreren Rechnungen (ohne Akonto)
Falls du mehrere Rechnungen für ein Angebot erstellen möchtest, müsstest du ein paar extra Schritte beachten.
Zunächst ist es wichtig, dass du für jede Rechnung, die du stellen möchtest, einen eigenen Planumsatz brauchst, damit deine Umsatzplanung auch richtig ist und die abgerechneten Beträge nicht noch bei den geplanten Umsätzen auftauchen. Hier kannst du den Planumsatz, den du aus dem Angebot erstellt hast, einfach so oft wie es Rechnungen gibt, kopieren und danach anpassen.
Hier gibt es mehrere Möglichkeiten:
1. Du kopierst den Planumsatz so oft wie es Rechnungen gibt und entfernst nach dem Kopieren die überflüssigen Positionen bei den einzelnen Planumsätzen, so dass du z.B. bei Rechnung 1 Position 1 hast und bei der Rechnung 2 Position 2 und 3 hast. Nun kannst du die Rechnungen ganz einfach aus dem Planumsätzen erstellen.
2. Wenn du alle Positionen auf den Belegen haben möchtest, dir aber der Einzelpreis der Position nicht wichtig ist, weil dieser z.B. auf der Rechnung nicht mit angezeigt wird, kannst du die Planumsätze ganz einfach kopieren und beim Kopieren bei dem Feld Marge z.B. -70 eintragen, um einen Planumsatz mit 30% vom Angebot zu erhalten. Die Menge bleibt hierbei gleich, der Einzelpreis entspricht hier dann aber 30% von dem des Angebots.
Nach dem Kopieren kannst du dann ganz einfach wieder die Rechnungen aus dem Planumsatz erstellen.
3. Du kannst die Rechnung natürlich auch aus dem Angebot erstellen, hier müsstest du aber nach dem Erstellen der Rechnung den Planumsatz einmal manuell auf "Abgerechnet" setzen, da es hier automatisch keine Verbindung zwischen Rechnung und Planumsatz über das Angebot gibt.
Erstellen von Rechnungen (mit Akonto)
Wenn du aus einem Angebot Akontorechnungen und eine Schlussrechnung erzeugen möchtest, musst du etwas anders vorgehen als bei mehreren Rechnungen aus einem Angebot ohne Akontos.
Zunächst brauchst du wieder je einen Planumsatz pro Rechnung. Wichtig ist hier, dass die Schlussrechnung einen Planumsatz in Höhe des Restbetrags (also Gesamtbetrag - Akontos) bekommt, damit die Umsatzplanung richtig ist.
Damit die Akontorechnungen automatisch mit auf die Schlussrechnung übernommen werden, müssen die Akontorechnungen aus dem Angebot erstellt werden. Hier kannst du dann beim Erstellen die jeweiligen Prozentzahlen eingeben. Nachdem die Akonto erstellt wurde, müsste dann jeweils manuell der Planumsatz für die Akonto auf abgerechnet gesetzt werden, damit die Umsatzplanung stimmt. Dies wiederholst du dann für alle Akontos und auch für die Schlussrechnung.
