1. Schritte

Bei keinem Unternehmen fallen die Projekte einfach vom Himmel. Deshalb muss eine gute Agentursoftware neben dem Projektmanagement auch die Kundenverwaltung und -akquise unterstützen.

Unternehmen und Ansprechpartner

Zunächst einmal kannst Du deine Bestandsdaten einfach in das HQ übernehmen. Dazu navigierst du im Menü in den Bereich Unternehmen. Wir haben bereits drei Standard-Typen von Unternehmen für dich angelegt (klicke einfach auf den entsprechenden Bereich):

• Kunden
• Interessenten
• und Lieferanten

Klicke auf einen der Bereiche um in die jeweilige Übersicht zu gelangen.  

Hier kannst du entweder einfach Unternehmen anlegen über den Button +Unternehmen hinzufügen oben links oder einfach direkt deine Unternehmen und Ansprechpartner mit einer Excel Datei ins HQ über den Button oben rechts importieren.

Leads

Wir verstehen unter einem Lead eine Verkaufschance bzw. Projekt in Anbahnung. Über die Leads kannst du deinen Verkaufsprozess qualifizieren und Forecasts bilden.

Zu jedem Unternehmen, auch zu bereits bestehenden Kunden, können im HQ Leads angelegt werden. Wenn Du einen neuen Kunden hast, lege am besten direkt einen Lead an, dann wird das Unternehmen gleich mit angelegt.

Lege doch einfach mal einen Lead an, um das ganze auszuprobieren. Hierfür klickst du im Menü einmal auf den Leadsbereich und dort dann noch einmal auf Leads. In dem neuen Fenster klickst du dann auf "+ Neu". Jetzt kannst du alle wichtigen Informationen zu dem Unternehmen, dem Ansprechpartner und dem Lead im allgemeinen eintragen. Anschließend einmal auf Speichern klicken.

In dem Reiter "Kontakthistorie" findest du sämtliche Korrespondenz und jede sonstige Neuigkeit oder Änderung zu diesem Lead. Beispielsweise werden hier Emails abgelegt, Telefonnotizen eingetragen aber auch Versendungen von Angeboten oder Änderungen der Leadqualifikationen angezeigt.

Für weitere Informationen zur Funktionsweise von Leads und Opportunities zur Vertriebssteuerung und zum Forecast im HQ, schau Dir am besten dieses Video an:

Du weißt nun, wie du Leads, also potentielle Projekte und Unternehmen anlegst. Irgendwann möchte der Lead ein Angebot von dir bekommen.

Hier geht es weiter: -> Angebote schreiben

TIPP: Du möchtest weitere Informationen an deinen Unternehmen / Ansprechpartner / Leads hinterlegen? Dann lege dir doch einfach im Adminbereich in den Standardwerten neue Datenfelder an.

Angebote, Rechnungen, Mahnungen, ... Wir nennen diese bei uns im HQ zusammenfassend Belege. Du kannst im HQ den gesamten Belegprozess abbilden. Vom Angebot über die Rechnung bis hin zur Mahnung - und alles was es noch dazwischen gibt. Die grundsätzliche Handhabung funktioniert für alle Belege gleich.

WICHTIG: Alle Belege, also auch Angebote, bestehen in HQ aus zwei Ebenen. Zum einen der Datenansicht, in der wir uns gerade befinden, zum anderen einer Vorlage in der das Design festgelegt wird. Im HQ nennen wir diese Vorlagen "Dokumentenvorlagen".

In der Demo kannst du einfach dein Firmenlogo hochladen und hast direkt eine personalisierte Vorlage. Für die spätere Erstellung der finalen Dokumentvorlagen schau dir einfach diesen Artikel an:

• Wie erstelle ich eine Dokumentenvorlage?

oder unser Video:

Angebot erstellen aus dem Lead

Angenommen du erstellst ein Angebot aus dem Lead, den wir gerade angelegt haben. Dazu kannst du einfach im Lead auf den Reiter Angebote gehen und "+Neu" klicken.

Im Angebot musst du nun zunächst die passende Angebotsvorlage auswählen. Der Kunde und der Ansprechpartner sind direkt vorausgewählt. Du kannst nun noch die wichtigsten Daten rund um dein Angebot eingeben und ein für deinen Kunden ansprechendes Anschreiben verfassen.

TIPP: Die Texte für das Anschreiben kannst du in der Dokumentvorlage bereits hinterlegen. Hier stehen Dir auch viele Platzhalter zur Verfügung.

Anschließend kannst Du Freitextpositionen oder Positionen aus Eurem hinterlegten Artikelstamm (Eure Preisliste) hinzufügen. Speichern nicht vergessen! In der Vorschau siehst Du, wie Dein Angebot aussehen wird.

Du kannst Dein Angebot nun direkt über den Versenden-Button per Mail an Deinen Kunden schicken.

Grundsätzlich gibt es im HQ verschiedene Wege und Orte, um ein Angebot zu erstellen:

• im Lead (Reiter "Angebote")
• im Kunden (Reiter "Belege")
• im Projekt (Reiter "Belege")
• oder einfach im Belegmodul unter "Angebote".

Wo und wann das Angebot erstellt wird, das ist eine Frage Eures Prozesses. In jedem Falle könnt Ihr das Angebot aus Artikeln und Freitextpositionen erstellen. Wenn Ihr bereits ein Projekt angelegt habt, könnt Ihr die Angebotspositionen auch aus den Tasks im Projektplan erstellen.

Egal von wo aus Du das Angebot erstellst, das HQ öffnet immer den selben Belegeditor.

->Weiter zur Projekt- und Aufgabenplanung

Projekte sind ein vitaler Bestandteil im helloHQ über die am Ende alle Aufträge organisiert werden. An dieser Stelle wollen wir uns mit dem dem Erstellen und anschließenden Einplanen von Projekten und den dazugehörigen Aufgaben widmen.

Ein Projekt kannst du im helloHQ an verschiedenen Stellen starten: aus dem Angebot, aus dem Lead, oder einfach unter Projekte / Neues Projekt.

Schau dir zur Angebotserstellung aus einem Projekt einfach dieses Video an:

Projekt aus Lead oder Angebot erstellen

Wenn Du dich gerade noch im Lead befindest und dein Kunde dein Angebot angenommen hat, kannst du den Status des Angebots nun auf "Angenommen" setzen. Anschließend klicke auf "Lead abschließen". Im Pop-up Fenster kannst Du nun den Lead-Status anpassen, bei Bedarf den Unternehmenstyp z.B. vom Interessenten zum Kunden ändern und direkt ein Projekt anlegen. Die im Lead entstandenen Planumsätze kannst du direkt in dein Projekt mitnehmen.

Bei Angeboten, die ohne Lead zustande gekommen sind, empfiehlt es sich, das Projekt aus dem Angebot zu erstellen. Warum solltest Du das machen?

1. Die Daten aus dem Angebot sind entscheidend für den Umfang des Projektes

2. Die verkauften Dienstleistungen in Deinem Angebot legen fest, was gemacht werden muss und die Angebotssumme entspricht dem maximalen Budget für das Projekt. 

Gehe dazu einfach auf ein angenommenes Angebot, z.B. in der Belegübersicht. Klicke jetzt auf "Erzeugen aus Beleg..." und wähle dort "Projekt" aus. Das geht natürlich nur, wenn das Angebot noch nicht mit einem Projekt verknüpft wurde. In dem folgenden Screen musst du zuerst die Projektvorlage auswählen und dann die Stammdaten für das Projekt eintragen.

Du wirst dann automatisch zum Projekt weitergeleitet.

Tipp: egal auf welchem Wege du das Projekt erstellst, du musst immer eine Projektvorlage auswählen. Die Projektvorlagen ermöglichen dir standardisierte Projektpläne aber auch spezifische Custom-Fields, Status, usw. Einmal eingestellt profitierst du dann von einer standardisierten, teilautomatisierten Projektvorbereitung.

Projektplan - Aufgaben erstellen und verteilen

Im nächsten Schritt wollen wir uns nun an den Projektplan, also die Aufgaben der einzelnen verkauften Positionen machen. 

Grundsätzlich gibt es zwei Wege um Projektpläne zu erzeugen:

1. Projektplan als Vorlage hinterlegen (S.o)
2. Projektplan aus dem Angebot generieren.

Um einen Projektplan aus dem Angebot zu erzeugen, musst du in dein Angebot gehen. Dort klickst du auf den "Erzeugen aus Beleg..."-Button und wählst Projektplan aus. Im anschließenden Fenster kannst Du entscheiden, welche Angebotspositionen als Aufgaben in deinen Projektplan übernommen werden sollen. 

Anschließend gehe in den Reiter Projektplan. Hier kannst Du nun die Start-und Endzeiten der einzelnen Aufgaben anpassen, oder z.B. weitere Unteraufgaben hinzufügen. Hast du deine Positionen im Angebot mit Tages- oder Stundensätzen gehandelt, ist bei den daraus entstandenen Aufgaben bereits ein Sollwert vorhanden.

Auf diese Aufgaben können die Mitarbeiter dann ihre Zeiten erfassen. 

Um Aufgaben an Mitarbeiter zu vergeben musst du nur einmal doppelt auf das Feld in der Spalte "Zugeteilte Personen" klicken.

Anschließend siehst du eine Liste der Mitarbeiter des Unternehmens uns kannst die Aufgabe dann vollständig an eine oder mehrere Personen vergeben. Dabei behältst du die Kapazität (insgesamt in dem Zeitraum von Aufgabenstart bis Aufgabenende vom Mitarbeiter theoretisch zur Verfügung stehende Zeit) und die "davon freie" Zeit (Zeit, die der Mitarbeiter in dem Zeitraum noch zur Verfügung steht/ noch nicht verplant ist) immer im Blick. 

Detailliert kannst du dir die Ressourcenplanung dann auch noch einmal ansehen, indem du ganz links auf das Kalender-Symbol klickst.

In dem unter dem Projektplan sich öffnenden Fenster siehst du die Einplanung der verschiedenen Mitarbeiter in den verschiedenen Ressourcengruppen. In dieser Ressourcenplanung siehst du außerdem Urlaube oder sonstige Abwesenheiten, die sich selbstverständlich auf die verfügbare Zeit der Ressourcen auswirkt. 

Nun können du und deine Kollegen anfangen eure Zeiten zu erfassen.  

Im HQ hast du verschiedene Möglichkeiten deine Zeiten zu erfassen. So ist für jeden der passende Weg dabei, was euch die Zeiterfassung extrem erleichtert. 

1. Stoppuhr-Widget auf dem Dashboard:

Die wohl einfachste Möglichkeit, Zeiten zu erfassen und ggf. gleichzeitig auf Projekte zu buchen ist das Widget für die Zeiterfassung auf dem Dashboard. Eine Anleitung zum Vorgehen findest du hier.

2. Nachträgliches Eintragen unter Meine Reportings

Wenn du deine geleisteten Stunden nicht in Echtzeit, sondern nachträglich eintragen willst, kannst du dafür den Reiter Meine Reportings im Bereich Mein HQ nutzen und deine Zeiten dort nachtragen. Hier findest du eine Erklärung dazu.

3. Zeiterfassung und Reporting per App am Handy:

Auch am Handy kannst du deine Arbeitszeiten eintragen. Hierzu haben wir sowohl eine Android-, als auch eine iOS-App. 

Artikel zur iOS App

Artikel zur Android-App

Nun da du Deine Zeiten erfasst hast, kannst du dein Projekt abrechnen.

Um eure Projekte jetzt auch abzurechnen, musst du einfach eine Rechnung in dem Projekt anlegen (oder irgendwo sonst im System und dann das jeweilige Projekt manuell  auswählen) und diese dann Stück für Stück füllen. Wie auch beim Angebot kannst du die verschiedenen Rechnungspositionen über den Button "Hinzufügen" und dann "Neue Position" erstellen. Bei den Rechnungen hast du dann fünf Möglichkeiten, die Positionen zu erstellen:

• Artikelstamm
• Freitext
• Offene Angebotspositionen
• Reportings
• Fremdkosten

Mehr zu den Positionstypen findest du hier.

Um deine Projekte abzurechnen, hast du nun mehrere Möglichkeiten. Natürlich kannst du bei jeder Variante auch noch Positionen auf Wegen die oben genannt sind hinzufügen:

1. Direkt aus dem Angebot
2. Reportings abrechnen
3. Aus Planumsätzen

1. Projekt aus Angebot abrechnen

Hier kannst du einfach dein Angebot nehmen, auf Aktion klicken und "Rechnung erzeugen" wählen. Nun wird eine Rechnung erstellt, welche alle Positionen deines Angebots enthält.

Wenn du Angebote abrechnest, stehen die Positionen auf der Rechnung automatisch als "abgegolten". Das bedeutet, dass sie nicht noch einmal abgerechnet werden können. Wenn du eine Position durch die Rechnung noch nicht vollständig abrechnest, kannst du den Haken entfernen. Dann kannst du erneut eine Rechnung aus dem Angebot erzeugen, auf welcher alle verbleibenden (nicht abgegoltenen) Posten mit der verbleibenden Menge aufgeführt werden. 

TIPP: Falls du eine Akontorechnung erstellen willst, kannst du einfach die gleichen Schritte wie oben ausführen, dazu musst du nur "Akontorechnung erzeugen" auswählen. Am Ende des Projekts wählst du dann einfach die Option "Schlussrechnung erzeugen" bei den Angebotsaktionen. 

2. Reportings abrechnen

Um deine reporteten Zeiten abzurechnen, kannst du einfach im Projekt in den Reiter Belege gehen und eine neue Rechnung erstellen. Beim Hinzufügen von Positionen wählst du den Typ "Reportings" aus.

Wenn du dann auf "Reporting Auswahl" klickst, erhältst du (zu den verschiedenen Projektphasen zugeordnet) die jeweiligen Reportings der Mitarbeiter. Hier kannst du die abzurechnenden Reportings auswählen. Abschließend hast du die Möglichkeit, entweder für jedes Reporting eine eigene Position zu erstellen oder alle Reportings einer Aufgabe zu einer Position zu gruppieren. Hierbei beachtet das System, welche Aufgaben wie und in welcher Höhe abgerechnet werden dürfen (fest, nach Aufwand, nicht abrechenbar). Diese Funktion ist immer wichtig wenn du geleistete Stunden mit dem Kunden verrechnen möchtest. 

3. Aus Planumsätzen

Wenn du ein Angebot erstellst, fragt Dich das HQ, ob du einen Planumsatz erzeugen möchtest. Das ist vor allem für Retainerprojekte mit monatlich gleichbleibenden Summen ideal. Du kannst in dem Dialogfenster einfach auswählen, für welchen Zeitraum / Zeitpunkt du den Planumsatz erstellen willst.

Nun kannst du im Projekt unter Planumsätzen immer den jeweiligen Monat abrechnen. Die Positionen die du im Angebot erstellt hast, sind automatisch in den Planumsatz für die verschiedenen Monate hinterlegt. D.h. du musst nur noch den Planumsatz am kleinen Pfeil öffnen und beim entsprechenden Monat auf Aktion und dann "Rechnung erzeugen" klicken. Danach ist die Rechnung direkt versandfertig.

Natürlich haben wir das Thema auch als Video zusammengefasst:

Einführung

Deine ersten Schritte im HQ

Lead-Management

Angebote schreiben

Projekte planen

Projekte abrechnen

Controllings

Projektcontrolling