Auftragsdatenverarbeitungsvereinbarung (ADV)

Tipps zum Umsetzen der DSGVO mit HQ

Seit dem 25.05.2018 ist die neue DSGVO in Kraft getreten. Falls du noch einmal nachlesen möchtest, worum es dabei genau geht, schaue gerne hier einmal nach: EU Datenschutzgrundverordnung DSGVO
Durch diese Bestimmungen müssen Unternehmen unter anderem Verändern, wie sie mit personenbezogenen Daten umgehen. Dies gilt natürlich auch bezogen auf die Arbeit mit HQ. Daher haben wir hier einmal ein paar Tipps aufgeführt, die euch das Umsetzen der Verordnung erleichtern sollen.


Umgang mit Daten von Ansprechpartnern:

Bei personenbezogenen Daten, wie denen von Ansprechpartnern, wird gefordert, dass man unter anderem Gründe angibt, wieso man die Daten über die Person speichert und zudem, woher man diese Daten bekommen hat bzw. woher man die Person kennt (z.B. Messe, Newsletter, Kunde etc.). Hier gibt es die Möglichkeit, im HQ eigene Datenfelder für Ansprechpartner zu hinterlegen, wo man dann diese Informationen einträgt. Dies kannst du im Adminbereich bei den Standardwerten und dann im Bereich 'Datenfelder Ansprechpartner' hinterlegen. Hier würden wir dir das Verwenden von einfachen Textfelder empfehlen.

Zudem wird auch vorgegeben, dass man personenbezogene Daten nur eine bestimmte Zeit lang speichern darf. Um im HQ Daten, von z.B. Ansprechpartnern, zu löschen, gibt es das Modul 'Löschverwaltung' im Adminbereich. Hier gibt es dann verschiedene Bereiche, unter anderem 'Kontakte'. Wenn du einmal in diesen Bereich wechselst, werden dir alle Ansprechpartner aufgelistet. In der Liste kannst du per Filter leicht nach den Ansprechpartnern suchen, die du löschen möchtest.

Unser Ziel ist es natürlich, euch bei der Umsetzung der DSGVO noch besser zu unterstützen, daher entwickeln wir hier gerade ein Konzept, um die Ansprechpartner noch besser zu filtern.

ADV_-_Datenfelder_APs_mit_Kreis.png

Verschicken der eigenen ADV:

Ein weiterer Teil der DSGVO ist auch, dass ihr Personen, deren Daten ihr speichert, um deren Einwilligung fragen müsst. Dies geschieht normalerweise durch das Versenden der eigenen ADV.

Dieser Prozess lässt sich natürlich auch im HQ abbilden. Wir können hier den Tipp geben, diesen Prozess mit in euren Leads-Prozess mit einzubauen, da dieser primär eure Verbindung zu Neukunden ist. Hier empfiehlt es sich, am Lead ein extra Datenfeld anzulegen, z.B. eine Checkbox, nach dem Prinzip: 'ADV verschickt?' bzw. 'ADV angenommen?'. Außerdem kann man z.B. die ADV in der globalen Dateiablage vom HQ speichern und dann entweder die ADV einzeln verschicken und per CRM in die Kontakthistorie des Leads aufnehmen, oder man hängt die ADV z.B. direkt an die Angebotsvorlage und erstellt sich hierfür eine eigene Dokumentvorlage, z.B. 'Angebotsvorlage mit ADV'.

Um ein PDF standardmäßig an ein Angebot anzuhängen, musst du dieses einmal in der jeweiligen Dokumentvorlage hinzufügen. Hierfür gehst du in den Adminbereich und dann auf Dokumentvorlage. In dem Dropdown oben auf der Seite wählst du nun Angebot aus. Hier kannst du dann eine neue Vorlage erstellen. Nach dem Erstellen musst du einmal auf diese Vorlage wechseln und kannst nun auf der rechten Seite unter dem Punkt 'Layout' das PDF anhängen.

Wie kann ich mit HQLabs eine ADV vereinbaren?

Bei der Buchung des HQ über das Kundenportal wird automatisch eine ADV abgeschlossen. Falls du irgendwelche Fragen hast oder eine unterschriebene ADV in pdf Format benötigst, kannst du dich einfach an unser Shared Service Team wenden.

EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

Ab dem 25. Mai 2018 tritt die erste europaweite gemeinsame Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Kraft. Im Zusammenhang mit dieser Verordnung ist es notwendig unsere ADVs (Auftragsdatenvereinbarung) anzupassen. 

HQ ist EU-DSGVO ready zum 25. Mai 2018. Alle unsere Kunden haben eine E-Mail zur neuen ADV von uns erhalten. Solltest Du keine Mail erhalten haben, kannst Du einfach den Link aus diesem Artikel verwenden.  

Was ist die EU-Datenschutzgrundverordnung?

Die EU-Datenschutzgrundverordnung – was ändert sich 2018?

Datenschutz-Grundverordnung DSGVO