HQ-awork Integration

Besonders praktisch: Wenn du zusätzlich zum HQ auch awork nutzt, so ist es auch möglich die beiden Programme miteinander zu verbinden. So kannst du Projekte und Aufgaben vom HQ zu awork senden und Zeiten aus awork im HQ abrechnen und controllen. In diesem Artikel beschreiben wir:

  1. Wie du die awork / HQ Integration vorbereiten kannst
  2. Wie du Projekte und Angebote von HQ zu awork übertragen kannst
  3. Wie in awork gebuchte Zeiten zu HQ übertragen werden

1. Integration vorbereiten

Die HQ-awork-Schnittstelle von deinem Customer Success Manager aktiviert. Anschließend muss nur noch ein Admin sein HQ-Benutzerkonto mit dem awork-Account verknüpfen. Um die Schnittstelle zu aktivieren müsst ihr euch bitte an euren Customer Success Manager wenden. Im folgenden beschreiben wir, wie du die Aktivierung der Integration vorbereiten kannst.

Achtung: Bevor wir die Schnittstelle aktivieren, solltest du einmal mit deinem Onboarding-Spezialisten über den Prozess den ihr abbilden wollt sprechen.  

Schritt 1: Client in awork einrichten 

Mit den ersten Schritte der Integration kannst du direkt selbst loslegen. Dafür meldest du dich zuerst in deinem awork-Workspace an. Unter Einstellungen >> Integrationen richten wir dort den benötigten "Client" ein. Der richtige Button heißt "Client+" und befindet sich ganz unten auf der Seite  - bitte klickt hier nicht den großen HQ-Button darüber.  

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Name: Den Client benennst du am besten sprechend nach dessen Funktion, also zum Beispiel: HQ Integration.

Client ID: Nun suchst du dir eine Client ID aus - dies soll eine eindeutige ID sein und benötigt mindestens 6 Zeichen und darf kein Sonderzeichen enthalten.

Unter dem Punkt Redirect URI hinzufügen fügst du zweimal die URI deines HQs nach folgendem Muster ein: 

Dabei ersetzt du "DEINHQ" durch die Subdomain eurer HQ-Adresse und klickst nun auf den Button mit dem Plussymbol. Im letzten Schritt speicherst du diese Einstellungen.

Nun wird dir ein sogenanntes Secret eingeblendet. Bitte leite Client ID, den Secret Key sowie eure HQ-URL an deinen Customer Success Manager weiter, mit der Bitte die HQ-awork-Integration zu aktivieren. Solltest du den Key verloren haben, kannst du in den Integrationseinstellungen in awork jederzeit ein neues generieren. 

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Schritt 2: Benutzer verknüpfen

Sobald die Integration aktiviert wurde, setzt du die Einrichtung in deinem HQ fort. Die folgenden Schritte müssen durch einen Nutzer erfolgen, der sowohl in HQ als auch in awork ein Admin-Nutzer ist:
Öffne dein Benutzerprofil über die Benutzer-Übersicht bzw. durch Klick auf den eigenen Benutzernamen oben links im HQ. Rufe dort den Reiter "Apps" auf, den wir im Zweifel frisch für euch aktiviert haben.  Dort klickst den Button +App verknüpfen und wählst awork aus.

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Es folgt eine automatische Weiterleitung zur awork-Authentifizierung und Anmeldemaske. Mit der Authentifizierung und Anmeldung in deinem awork-Konto bestätigst du, dass die Schnittstelle nun Daten austauschen darf. Im HQ wird zudem automatisch eine neues Link-Feld  am Projekt erstellt. In dieses Feld wird später der awork-Link zum Projekt hinterlegt. 
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2. Projekte und Aufgaben von HQ zu awork senden

Beim Anlegen neuer Projekt im HQ kannst du zeitgleich ein Projekt in awork erstellen lassen. Damit diese jedoch auch übertragen werden, brauchst du vor dem Abspeichern nur noch die neue Checkbox "awork-Projekt anlegen" auszuwählen, bevor du auf "Anlegen" klickst. Der Kunde des Projektes wird dabei ebenfalls zugewiesen - sofern der Kunde sowohl in HQ als auch ein awork mit gleichem Namen hinterlegt ist. 

Tipp: Wenn es ein Projekt bereits in awork gibt und es nicht aus einem HQ-Projekt erzeugt wurde: Im Feld "awork Link" im Reiter "Allgemein" am HQ-Projekt kannst du auch nachträglich den Link zu einem awork-Projekt setzen. Dadurch werden dann Zeiten und Tasks (auf die Zeiten getrackt wurden) aus awork ins HQ übernommen. Das Feld für den Link erscheint aber erst, nachdem du mindestens ein Projekt via Integration angelegt hast. 
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Hast du für das Projekt auch ein Angebot erstellt, kannst du aus den Angebotspositionen Aufgaben in awork erzeugen. Dafür rufst du das entsprechende Angebot auf und wählst unter dem Dropdown-Menü "Erzeugen aus Beleg" die Option "awork-Aufgaben".

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Nach deiner Auswahl, öffnet sich nun ein Pop-Up im HQ, der eine Auswahl deiner awork-Projekte als Dropdown enthält, und in welchem dir die Positionen aus deinem Angebot angezeigt werden.
Das HQ prüft anhand des HQ-Projektnamens im Angebot, ob ein entsprechendes awork-Projekt verfügbar ist. Wenn es bereits verknüpft sein sollte, wird das awork-Projekt automatisch vorausgewählt.

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Wichtig hier: Wenn du in deinem Angebot Gruppensummen hast, werden aus diesen Aufgabenlisten in awork erzeugt. Solltest du einzelne Positionen im Beleg haben, werden aus diesen einzelne Aufgaben erzeugt. 

Jetzt bestätigst du nur noch deine Auswahl und schon findest du die Aufgaben und Listen in deinem awork Account. 

3. Erfasste Zeiten (Reportings) von awork zu HQ übertragen

In verknüpften Projekten sorgt die Integration automatisch dafür, dass alle in awork erfassten Zeiten zum HQ übertragen werden. Gibt es dabei eine Aufgabe aus awork noch nicht im HQ, wird auch der Aufgabenname (sowie Aufgabentyp und Soll-Wert) zum HQ übertragen. Dabei entsteht im HQ eine Phase "awork - Zeiten" im Projekt. Darunter findest du die eigentlichen awork-Aufgaben. 

Hinweis: Es gibt auch ein System-Setting, durch das die Aufgaben unter einer Phase angelegt werden, die den Namen der Liste trägt. Dies kann hilfreich sein, um eine übersichtlichere Struktur im Projektplan zu haben. Wird dabei im awork Listennamen innerhalb von eckigen Klammern ein Wert wie [5,4d] oder [2,5h] angegeben, wird dieser Wert als Soll-Wert für die HQ-Phase gesetzt. Ist eine Aufgabe mehreren Listen zugewiesen, wird eine der Listen für den Sync verwedet - es kann nicht gesteuert werden welche. 

Sofern ihr in HQ und awork dieselben Aufgabentypen (bzw. in awork sogenannte "Tätigkeiten") hinterlegt habt, werden auch diese an den Reportings bzw. Aufgaben übertragen. Neue Aufgabentypen und Tätigkeiten hinterlegt bitte immer in beiden Tools. Die Typen selbst werden nicht auch die Schnittstelle angelegt. 

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Die Zeiten erscheinen im HQ wie gewohnt als "Reportings". Anhand der Email-Adresse des Benutzers, versucht die Schnittstelle die Reportings dem richtigen HQ-Nutzer zuzuordnen. Dabei wird natürlich auch der Kostensatz sowie der externe Stundensatz gemäß der Projektrollen und Aufgabentypen der Verrechnungssätze gespeichert. Kennt das HQ die Email-Adresse nicht, wird das Reportings ohne Erfasser angelegt (und ggf. ohne Stundensätze). Die Zeiten lassen sich wie alle anderen Reportings im HQ einer Rechnung hinzufügen und nach Dauer, Kostensatz und externem Stundensatz auswerten. 

 

 

TimeBro (Automatische Zeiterfassung)

In diesem Webinar dreht sich alles um automatische Zeiterfassung. Zusammen mit unserem Partner timeBro zeigen wir dir, wie du automatisiert Zeiten erfassen und ins HQ übertragen kannst. Außerdem lernst du, wie sich diese genaueren Zeiten im HQ auswerten lassen und die daraus gewonnenen Erkenntnisse beim nächsten Projekt berücksichtigt werden könnten.

Personio Integration (Abwesenheiten von Personio zu HQ synchronisieren)

Viele Unternehmen managen ihren HR-Bereich mit Personio, planen Projekte und Ressourcen jedoch im HQ. Damit die Ressourcenplanung sauber funktioniert ist es wichtig, dass die Abwesenheiten sauber dokumentiert sind. Deshalb lassen sich über diese Integration die Abwesenheiten von Personio zu HQ übertragen.

Achtung: Die Personio Integration ist erst ab dem Professional Plan möglich.

Funktion

Wie werden die Daten synchronisiert?

Nach der Konfiguration werden alle Abwesenheiten von Personio ins HQ übertragen. Dabei muss die E-Mail-Adresse der Benutzer in Personio und dem HQ übereinstimmen. Die Abwesenheiten werden dann alle 3 Stunden abgeglichen.

Abwesenheiten, die in Personio bearbeitet oder gelöscht werden, werden im HQ entsprechend angepasst oder gelöscht. 

Die Schnittstelle unterstützt auch eigene Abwesenheitsarten von Personio. Während der Konfiguration könnt ihr festlegen, welche Personio Abwesenheit auf welche HQ Abwesenheit gemappt wird. 

Was passiert im HQ selbst?

Wenn diese Schnittstelle aktiviert ist, können Abwesenheiten im HQ nicht bearbeitet werden. Des Weiteren können auch keine Urlaube über das HQ beantragt und keine Urlaubskonten gepflegt werden.

Als Beschreibung der Abwesenheit wird die Kategorie aus Personio verwendet.

Konfiguration

Basiskonfiguration

Um die Personio Schnittstelle zu aktivieren, könnt ihr euch an unseren Support werden. 

Zum Aktivieren der Schnittstelle benötigen wir die folgenden Informationen:

  • Client Id von Personio
  • Client Secret von Personio
  • Startdatum des Syncs (Ab welchem Datum sollen die Abwesenheiten gesynct werden?)

Achtung: Denkt daran, dass auch bereits bestehende Abwesenheiten / Urlaube mit der Aktivierung der Schnittstelle nicht mehr im HQ bearbeitet werden können. 

Mapping von Personio Abwesenheiten zu HQ Abwesenheiten

Wir benötigen die Information, welche Personio Abwesenheit auf welche HQ Abwesenheit gemappt werden soll. Dabei stehen alle HQ Abwesenheiten zur Auswahl:

  • Krankheit
  • Kind krank
  • Unbezahlte Krankheit (>6 Wochen)
  • Überstundenabbau - Nur ganztägig
  • Remote Arbeit
  • Betriebliche Gründe
  • Persönliche Gründe
  • Fortbildung
  • Berufsschule
  • Mutterschutz - nur ganztägig
  • Elternzeit - nur ganztägig
  • Urlaub
  • Unbezahlter Urlaub
  • Sonderurlaub

Weitere Informationen zum Mapping der Abwesenheiten:

  • Es können mehrere Personio Abwesenheiten mit einer HQ Abwesenheit gemappt werden.
  • Ihr könnt das Mapping der Abwesenheiten jederzeit unter Admin / Einstellungen anpassen. Dort gibt es ein System-Setting für jede HQ Abwesenheit. Werden mehrere Personio Abwesenheiten auf eine HQ Abwesenheit gemappt, müssen diese Komma-getrennt eingetragen werden.
  • Wird das Mapping nachträglich geändert, bleiben bereits bestehenden Abwesenheiten unverändert (Ausnahme: Die Abwesenheit wird nach der Änderung noch einmal in Personio bearbeitet) 

Achtung: In Personio können Abwesenheiten als halbtags oder ganztags eingetragen werden. Bei den als "nur ganztägig" markierten Abwesenheiten, werden alle Abwesenheiten im HQ automatisch ganztägig eingetragen, egal was in Personio eingestellt ist. 

Die Auswirkungen der Abwesenheiten im HQ bleibt wie hier beschrieben.

 

Damit eure Anfrage so effizient wie möglich bearbeitet werden kann, könnt ihr auch einfach diese Excel Datei ausfüllen und uns zukommen lassen.