HQ-awork Integration

ACHTUNG: Dieser Artikel beschreibt die Version 2 der HQ-awork Integration. Diese ist ab dem 08.11.2021 verfügbar.  

 

Wenn ihr zusätzlich zum HQ auch awork nutzt, ist es möglich die beiden Programme miteinander zu verbinden. Mit dieser Integration können Aufgabenlisten & Aufgaben, erfasste Zeiten (Reportings) sowie Abwesenheiten synchronisiert werden.

In diesem Artikel beschreiben wir euch folgendes:

  1. Synchronisation der Aufgaben und Aufgabenlisten
  2. Synchronisation von erfassten Zeiten (Reportings)
  3. Synchronisation der Abwesenheiten
  4. Einrichtung der HQ-awork Integration
  5. Informationen zur Umstellung der alten Integration

1. Synchronisation der Aufgaben und Aufgabenliste

1.1 Projekt synchronisieren

Damit Aufgaben synchronisiert werden können, müssen zunächst die Projekte miteinander verknüpft werden. Das geht auf zwei Wegen:

Die erste Option ist es beim Erstellen eines Projekts im HQ die Option Projekt auch in awork anlegen? zu wählen. Ist diese gewählt wird das Projekt in HQ und awork angelegt. Diese Option ist auch beim Abschließen eines Leads verfügbar.

Projekt_erstellen.png

Die zweite Option ist es die Projekt-Id eines awork Projekts in das entsprechende Feld im HQ einzutragen (Siehe Screenshots)

ProjectId_awork.png

ProjectId_HQ.png

Achtung: Ihr könnt entscheiden, ob die Projektnummer aus dem HQ mit in den Projektnamen in awork übergeben wird. Dies ist ein Setting, das bei der Einrichtung der Integration aktiviert werden kann.

1.2 Aufgaben und Aufgabenliste synchronisieren

Wenn die HQ-awork Integration aktiv ist, werden alle Aufgaben zwischen den verknüpften Projekten synchronisiert. Dabei gilt folgendes:

  • Phasen im HQ (oberste Ebene des Projektplans) werden in awork zu Listen.
  • Aufgaben (zweite Ebene des Projektplans) werden in awork zu Aufgaben.
  • Im HQ Projektplan können nur 2 Ebenen genutzt werden, da awork nur 2 Ebenen bietet.
    • Die Integration wird bei der Synchronisierung Aufgaben auf tieferen Ebenen immer auf die zweite Ebene zurückschieben.

Folgende Eigenschaften von Phasen / Listen werden synchronisiert:

  • Name
  • Soll-Wert:
    • Da es in awork keine Soll-Werte für Liste gibt, wird der Soll-Wert in der. Form [7h] ans Ende des Namens in der Liste in awork übergeben.
    • Wird in awork eine Liste erstellt und am Ende des Namens ein Wert z.B. in der Form [5h] oder [7,3d] eingetragen, wird dieser Wert als „Soll-Wert“ in die HQ Phase übergeben.

Folgende Eigenschaften von Aufgaben werden synchronisiert

  • Name
  • Beschreibung
  • Besetzung
  • Start- und Enddatum
  • Soll-Wert
  • Aufgabentyp
  • Aufgabenstatus

Weitere Informationen:

  • Damit die Aufgabenstatus / Aufgabentypen korrekt übernommen werden, müssen die Aufgabentypen in HQ den Tätigkeiten in awork entsprechen. Und die Status unter den Aufgabentypen den Aufgabenstatus aus awork
  • Entspricht das Tag einer Aufgabe in awork einem Budget im HQ, wird diese Aufgabe mit dem Budget verknüpft.
  • Die Reihenfolge von Listen / Aufgaben werden initial synchronisiert. Werden diese im Nachgang in der Reihenfolge verschoben wird diese Änderung nicht synchronisiert.

1.3 Synchronisation der Ressourcenbelegung

Auch die Besetzung der Ressourcen wird zwischen HQ und awork synchronisiert. Dabei ist wichtig zu wissen, dass Aufgaben in awork nur gleich verteilt sein können. Im HQ kann die Zuordnung der Ressourcen frei eingestellt werden. Diese wird im HQ auch weiter berücksichtigt, solange die Besetzung oder der Soll-Wert in awork nicht verändert werden.

Beispiele hierfür:

Verhalten in awork

  • 3 Benutzer besetzt - 12h Soll-Wert: Jedem User werden 4h zugewiesen
  • 2 Benutzer besetzt - 12h Soll-Wert: Jedem User werden 6h zugewiesen

Verhalten bei der Synchronisation

awork zu HQ

  • Im HQ gibt es noch keine Besetzung: Der Soll-Wert wird auf alle Benutzer gleich verteilt.
  • Im HQ gibt es bereits zugeteilte Personen mit einem Wert und in awork wird entweder die Besetzung oder der Soll-Wert angepasst: Der Besetzungswert im HQ wird angepasst und gleich verteilt.

HQ zu awork

  • Solange es keine Änderungen am Soll-Wert oder der Besetzung der Aufgabe gibt, wird der Wert im HQ nicht verändert.

1.4 Nur von awork zu HQ synchronisieren

Für manche Use Cases kann es sinnvoll sein, dass nur Aufgaben / erfasste Zeiten (Reportings) von HQ zu awork synchronisiert werden.

Dies kann z.B. sein, wenn komplexere Projektpläne mit mehreren Ebenen benötigt werden und nur ein Team awork benutzt, welches diese tieferen Ebenen nicht benötigt. 

Eine andere Möglichkeit wäre, dass ihr noch weitere Integrationen, wie z.B. die Jira-Integration, verwendet. 

Für diese Fälle gibt es die Option dass wir die Aufgaben / erfassten Zeiten (Reportings) nur von awork zu HQ synchronisieren. D.h. Aufgaben die in HQ angelegt werden, werden nicht zu awork übertragen. 

2. Synchronisation von erfassten Zeiten (Reportings)

Grundsätzlich werden alle in awork erfassten Zeiten zum HQ synchronisiert. In HQ erfasste Zeiten werden jedoch nicht zu awork übertragen. 

Um die Zeiten dem richtigen Benutzer zuordnen zu können, müssen die Benutzer in HQ und awork die gleiche E-Mail Adresse haben.

Werden Zeiten die synchronisiert wurden in HQ oder awork bearbeitet oder gelöscht, werden sie auch im jeweils anderen Tool angepasst bzw. gelöscht. 

Zeiten die in awork ohne eine Aufgabe erfasst wurden, werden in HQ auch die Administrations-Aufgabe gebucht.

Die Tätigkeit wird nicht von awork zu HQ übertragen, da diese (HQ = Aufgabentyp) in HQ ausschließlich über die Aufgabe vergeben wird.

 

3. Synchronisation der Abwesenheiten

Damit ihr die Abwesenheiten aller Benutzer in beiden Systemen sehen könnt und diese aber nur einmal anlegen müsst, können über die HQ-awork Integration Abwesenheiten vom HQ zu awork synchronisiert werden.

Achtung: Dieser Teil der Integration ist optional und kann auch deaktiviert werden.

Die Synchronisation funktioniert wie folgt:

  • Das HQ ist das führende System. D.h. die Abwesenheiten werden von HQ zu awork übertragen.
  • Abwesenheiten, die in awork erstellt werden, werden automatisch gelöscht.
  • Abwesenheiten, die in awork bearbeitet werden, werden von der HQ Abwesenheit überschrieben.
  • Abwesenheiten vom Typ Home-Office und Persönliche Abwesenheit werden nicht übertragen, da diese keine Auswirkung auf die Ressourcenplanung haben.

Da Abwesenheiten in awork nur ganztägig sein können, werden alle Abwesenheiten immer als ganzer Tag in HQ angelegt. Außerdem kennt awork keine unterschiedlichen Abwesenheitstypen. D.h. in awork lässt sich die Art der Abwesenheit nicht unterscheiden.

Bei der Einrichtung der Abwesenheitssynchronisation könnt ihr festlegen ab welchem Datum Abwesenheiten synchronisiert werden sollen. Hier zählt das Startdatum der Abwesenheit. 

Beispiel

  • Startdatum der Synchronisation: 01.01.2022
  • Abwesenheit Urlaub vom 24.12.2021 - 06.01.2022 [Wird nicht synchronisiert]
  • Abwesenheit Urlaub vom 02.01.2022 - 06.01.2022 [Wird synchronisiert]

4. Einrichtung der HQ-awork Integration

Um die HQ-awork Integration einzurichten, kannst du dich einfach an unseren Support (support@helloHQ.io) wenden. 

Bitte gebt dem Support dazu folgende Informationen:

  • Sollen Aufgaben / Reportings synchronisiert werden? [Ja / Nein]
    • Soll das Setting "Synchronisation nur von awork zu HQ aktiv sein (siehe oben)? [Ja / Nein]
  • Sollen Abwesenheiten synchronisiert werden? [Ja / Nein]
  • Ab wann sollen Abwesenheiten synchronisiert werden? Hier gilt das Startdatum der Abwesenheit (siehe in 3.) [Datum]
  • Soll die Projektnummer aus dem HQ in den Projektnamen in awork übernommen werden? [Ja / Nein]
  • Bitte prüft und bestätigt, dass alle Benutzer in HQ und awork die gleiche E-Mail Adresse hinterlegt haben. 
  • URL eures awork Workspace [URL]
  • War / ist die alte Version der HQ-awork Integration bei euch aktiv? [Ja / Nein]

5. Informationen zur Umstellung der alten Integration

Wenn ihr bereits die "alte" HQ-awork Integration genutzt habt, muss die Umstellung auf die neue Integration (Verfügbar ab dem 08.11.2021) manuell erfolgen. Kontaktiert dazu bitte euren Customer Success Manager oder unseren Support (support@helloHQ.io

Bevor wir die Umstellung vornehmen, sind noch folgende Informationen zu beachten:

  • Projekte die bereits mit awork verknüpft waren, werden auf die neue Integration umgestellt
  • In der neuen Integration werden alle Aufgaben synchronisiert. Allerdings gibt es nur 2 Ebenen im Projektplan. D.h. wenn ein Projekt mit awork verknüpft ist, in dem es mehr als 2 Ebenen im Projektplan gibt, werden alle Aufgaben der Ebenen 3 und tiefer auf Ebene 2 geschoben
    • Wenn dies nicht passieren soll, muss die Verknüpfung des HQ-Projekts mit dem awork-Projekt vor Umstellung auf die neue Integration entfernt werden. (Feld awork Link leeren - kann in Absprache mit eurem Customer Success Manager oder unserem Support auch zentral über HQ erfolgen)
  • Bitte sendet uns zur Umstellung auch alle Informationen aus Punkt 4. 

TimeBro (Automatische Zeiterfassung)

In diesem Webinar dreht sich alles um automatische Zeiterfassung. Zusammen mit unserem Partner timeBro zeigen wir dir, wie du automatisiert Zeiten erfassen und ins HQ übertragen kannst. Außerdem lernst du, wie sich diese genaueren Zeiten im HQ auswerten lassen und die daraus gewonnenen Erkenntnisse beim nächsten Projekt berücksichtigt werden könnten.

Personio Integration (Abwesenheiten von Personio zu HQ synchronisieren)

Viele Unternehmen managen ihren HR-Bereich mit Personio, planen Projekte und Ressourcen jedoch im HQ. Damit die Ressourcenplanung sauber funktioniert ist es wichtig, dass die Abwesenheiten sauber dokumentiert sind. Deshalb lassen sich über diese Integration die Abwesenheiten von Personio zu HQ übertragen.

Achtung: Die Personio Integration ist erst ab dem Professional Plan möglich.

Funktion

Wie werden die Daten synchronisiert?

Nach der Konfiguration werden alle Abwesenheiten von Personio ins HQ übertragen. Dabei muss die E-Mail-Adresse der Benutzer in Personio und dem HQ übereinstimmen. Die Abwesenheiten werden dann alle 3 Stunden abgeglichen.

Abwesenheiten, die in Personio bearbeitet oder gelöscht werden, werden im HQ entsprechend angepasst oder gelöscht. 

Die Schnittstelle unterstützt auch eigene Abwesenheitsarten von Personio. Während der Konfiguration könnt ihr festlegen, welche Personio Abwesenheit auf welche HQ Abwesenheit gemappt wird. 

Was passiert im HQ selbst?

Wenn diese Schnittstelle aktiviert ist, können Abwesenheiten im HQ nicht bearbeitet werden. Des Weiteren können auch keine Urlaube über das HQ beantragt und keine Urlaubskonten gepflegt werden.

Als Beschreibung der Abwesenheit wird die Kategorie aus Personio verwendet.

Konfiguration

Basiskonfiguration

Um die Personio Schnittstelle zu aktivieren, könnt ihr euch an unseren Support werden. 

Zum Aktivieren der Schnittstelle benötigen wir die folgenden Informationen:

  • Client Id von Personio
  • Client Secret von Personio
  • Startdatum des Syncs (Ab welchem Datum sollen die Abwesenheiten gesynct werden?)

Achtung: Denkt daran, dass auch bereits bestehende Abwesenheiten / Urlaube mit der Aktivierung der Schnittstelle nicht mehr im HQ bearbeitet werden können. 

Mapping von Personio Abwesenheiten zu HQ Abwesenheiten

Wir benötigen die Information, welche Personio Abwesenheit auf welche HQ Abwesenheit gemappt werden soll. Dabei stehen alle HQ Abwesenheiten zur Auswahl:

  • Krankheit
  • Kind krank
  • Unbezahlte Krankheit (>6 Wochen)
  • Überstundenabbau - Nur ganztägig
  • Remote Arbeit
  • Betriebliche Gründe
  • Persönliche Gründe
  • Fortbildung
  • Berufsschule
  • Mutterschutz - nur ganztägig
  • Elternzeit - nur ganztägig
  • Urlaub
  • Unbezahlter Urlaub
  • Sonderurlaub

Weitere Informationen zum Mapping der Abwesenheiten:

  • Es können mehrere Personio Abwesenheiten mit einer HQ Abwesenheit gemappt werden.
  • Ihr könnt das Mapping der Abwesenheiten jederzeit unter Admin / Einstellungen anpassen. Dort gibt es ein System-Setting für jede HQ Abwesenheit. Werden mehrere Personio Abwesenheiten auf eine HQ Abwesenheit gemappt, müssen diese Komma-getrennt eingetragen werden.
  • Wird das Mapping nachträglich geändert, bleiben bereits bestehenden Abwesenheiten unverändert (Ausnahme: Die Abwesenheit wird nach der Änderung noch einmal in Personio bearbeitet) 

Achtung: In Personio können Abwesenheiten als halbtags oder ganztags eingetragen werden. Bei den als "nur ganztägig" markierten Abwesenheiten, werden alle Abwesenheiten im HQ automatisch ganztägig eingetragen, egal was in Personio eingestellt ist. 

Die Auswirkungen der Abwesenheiten im HQ bleibt wie hier beschrieben.

 

Damit eure Anfrage so effizient wie möglich bearbeitet werden kann, könnt ihr auch einfach diese Excel Datei ausfüllen und uns zukommen lassen.