HQ-awork Integration

Besonders praktisch: Wenn du zusätzlich zum HQ auch awork nutzt, so ist es auch möglich die beiden Programme miteinander zu verbinden. So kannst du Projekte und Aufgaben vom HQ zu awork senden und Zeiten aus awork im HQ abrechnen und controllen. In diesem Artikel beschreiben wir:

  1. Wie du die awork / HQ Integration vorbereiten kannst
  2. Wie du Projekte und Angebote von HQ zu awork übertragen kannst
  3. Wie in awork gebuchte Zeiten zu HQ übertragen werden

1. Integration vorbereiten

Die HQ-awork-Schnittstelle wird durch den HQ Support aktiviert. Anschließend muss nur noch ein Admin sein HQ-Benutzerkonto mit dem awork-Account verknüpfen. Bei Fragen wende dich gern jederzeit an den Support oder einen Onboarding-Spezialisten. Im folgenden beschreiben wir, wie du die Aktivierung der Integration vorbereiten kannst.

Achtung: Bevor wir die Schnittstelle aktivieren, solltest du einmal mit deinem Onboarding-Spezialisten über den Prozess den ihr abbilden wollt sprechen.  

Schritt 1: Client in awork einrichten 

Mit den ersten Schritte der Integration kannst du direkt selbst loslegen. Dafür meldest du dich zuerst in deinem awork-Workspace an. Unter Einstellungen >> Integrationen richten wir dort den benötigten "Client" ein. Der richtige Button heißt "Client+" und befindet sich ganz unten auf der Seite  - bitte klickt hier nicht den großen HQ-Button darüber.  

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Name: Den Client benennst du am besten sprechend nach dessen Funktion, also zum Beispiel: HQ Integration.

Client ID: Nun suchst du dir eine Client ID aus - dies soll eine eindeutige ID sein und benötigt mindestens 6 Zeichen und darf kein Sonderzeichen enthalten.

Unter dem Punkt Redirect URI hinzufügen fügst du einmal die URI deines HQs nach folgendem Muster ein: https://DEINHQ.hqlabs.de/Helper/phq_context/Authorization/auth-callback.aspx

Dabei ersetzt du "DEINHQ" durch die Subdomain eurer HQ-Adresse und klickst nun auf den Button mit dem Plussymbol. Im letzten Schritt speicherst du diese Einstellungen.

Nun wird dir ein sogenanntes Secret eingeblendet. Bitte leite Client ID, den Secret Key sowie eure HQ-URL an unseren Support weiter, mit der Bitte die HQ-awork-Integration zu aktivieren. Solltest du den Key verloren haben, kannst du in den Integrationseinstellungen in awork jederzeit ein neues generieren. 

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Schritt 2: Benutzer verknüpfen

Sobald durch den Support die Integration aktiviert wurde, setzt du die Einrichtung in deinem HQ fort. Die folgenden Schritte müssen durch einen Nutzer erfolgen, der sowohl in HQ als auch in awork ein Admin-Nutzer ist:
Öffne dein Benutzerprofil über die Benutzer-Übersicht bzw. durch Klick auf den eigenen Benutzernamen oben links im HQ. Rufe dort den Reiter "Apps" auf, den der Support im Zweifel frisch für euch aktiviert hat.  Dort klickst den Button +App verknüpfen und wählst awork aus.

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Es folgt eine automatische Weiterleitung zur awork-Authentifizierung und Anmeldemaske. Mit der Authentifizierung und Anmeldung in deinem awork-Konto bestätigst du, dass die Schnittstelle nun Daten austauschen darf. Im HQ wird zudem automatisch eine neues Link-Feld  am Projekt erstellt. In dieses Feld wird später der awork-Link zum Projekt hinterlegt. 
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2. Projekte und Aufgaben von HQ zu awork senden

Beim Anlegen neuer Projekt im HQ kannst du zeitgleich ein Projekt in awork erstellen lassen. Damit diese jedoch auch übertragen werden, brauchst du vor dem Abspeichern nur noch die neue Checkbox "awork-Projekt anlegen" auszuwählen, bevor du auf "Anlegen" klickst. Der Kunde des Projektes wird dabei ebenfalls zugewiesen - sofern der Kunde sowohl in HQ als auch ein awork mit gleichem Namen hinterlegt ist. 

Tipp: Wenn es ein Projekt bereits in awork gibt und es nicht aus einem HQ-Projekt erzeugt wurde: Im Feld "awork Link" im Reiter "Allgemein" am HQ-Projekt kannst du auch nachträglich den Link zu einem awork-Projekt setzen. Dadurch werden dann Zeiten und Tasks (auf die Zeiten getrackt wurden) aus awork ins HQ übernommen. Das Feld für den Link erscheint aber erst, nachdem du mindestens ein Projekt via Integration angelegt hast. 
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Hast du für das Projekt auch ein Angebot erstellt, kannst du aus den Angebotspositionen Aufgaben in awork erzeugen. Dafür rufst du das entsprechende Angebot auf und wählst unter dem Dropdown-Menü "Erzeugen aus Beleg" die Option "awork-Aufgaben".

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Nach deiner Auswahl, öffnet sich nun ein Pop-Up im HQ, der eine Auswahl deiner awork-Projekte als Dropdown enthält, und in welchem dir die Positionen aus deinem Angebot angezeigt werden.
Das HQ prüft anhand des HQ-Projektnamens im Angebot, ob ein entsprechendes awork-Projekt verfügbar ist. Wenn es bereits verknüpft sein sollte, wird das awork-Projekt automatisch vorausgewählt.

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Wichtig hier: Wenn du in deinem Angebot Gruppensummen hast, werden aus diesen Aufgabenlisten in awork erzeugt. Solltest du einzelne Positionen im Beleg haben, werden aus diesen einzelne Aufgaben erzeugt. 

Jetzt bestätigst du nur noch deine Auswahl und schon findest du die Aufgaben und Listen in deinem awork Account. 

3. Erfasste Zeiten (Reportings) von awork zu HQ übertragen

In verknüpften Projekten sorgt die Integration automatisch dafür, dass alle in awork erfassten Zeiten zum HQ übertragen werden. Gibt es dabei eine Aufgabe aus awork noch nicht im HQ, wird auch der Aufgabenname (sowie Aufgabentyp und Soll-Wert) zum HQ übertragen. Dabei entsteht im HQ eine Phase "awork - Zeiten" im Projekt. Darunter findest du die eigentlichen awork-Aufgaben. Hinweis: Da in awork eine Aufgabe mehreren Listen zugeteilt sein kann, werden keine awork-Listen ans HQ übertragen.

Sofern ihr in HQ und awork dieselben Aufgabentypen (bzw. in awork sogenannte "Tätigkeiten") hinterlegt habt, werden auch diese an den Reportings bzw. Aufgaben übertragen. Neue Aufgabentypen und Tätigkeiten hinterlegt bitte immer in beiden Tools. Die Typen selbst werden nicht auch die Schnittstelle angelegt. 

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Die Zeiten erscheinen im HQ wie gewohnt als "Reportings". Anhand der Email-Adresse des Benutzers, versucht die Schnittstelle die Reportings dem richtigen HQ-Nutzer zuzuordnen. Dabei wird natürlich auch der Kostensatz sowie der externe Stundensatz gemäß der Projektrollen und Aufgabentypen der Verrechnungssätze gespeichert. Kennt das HQ die Email-Adresse nicht, wird das Reportings ohne Erfasser angelegt (und ggf. ohne Stundensätze). Die Zeiten lassen sich wie alle anderen Reportings im HQ einer Rechnung hinzufügen und nach Dauer, Kostensatz und externem Stundensatz auswerten. 

 

 

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