HQ 2.0 Hafencity - 23.08.2021

Neue Freigabe-Status für Belege

Für Angebote und Rechnungen gibt es nun zwei weitere Belegstatus "Freigabe 1" und "Freigabe 2". Diese funktionieren wie der bereits bestehende Status "Warten auf Feedback". D.h. diese haben an sich keine Auswirkungen, können aber mit Hilfe von Workflows zur Freigabe von Belegen verwendet werden.

Ein möglicher Prozess würde damit wie folgt aussehen:

  • Beleg wird auf "Warten auf Feedback" gestellt. 
  • Workflow an die Person die eine Freigabe erteilen kann wird ausgelöst
  • Freigabe wird durch wählen des Status "Freigabe 1" erteilt (Freigabe 2 dient dazu, falls es mehrstufige Freigabeprozesse gib)
  • Ersteller des Belegs erhält die Information über die Freigabe

Neuer Workflow-Empfänger "Belegersteller" 

Damit die neuen Freigabe-Status für Belege sauber verwendet werden können, gibt es nun die Möglichkeit einen Workflow an den Ersteller eines Belegs auszulösen. Dazu gibt es nun diese neue Option bei der Einrichtung von Workflows zu Belegen. 

Gehe-Zu Button in Workflow Aufgaben

In Workflow-Aufgaben hat bisher der Link zum jeweiligen Element (z.B. Beleg oder Projekt) gefehlt. Diesen haben wir nun ergänzt.

Kostenstellen & Buchungskonten im Projektplan

Wenn Reportings abgerechnet werden musste Kostenstellen und Buchungskonten bisher direkt in der Rechnung in den einzelnen Positionen festgelegt werden. Dazu musste händisch in jede Position geklickt werden. Das ist nun nicht mehr nötig. Im Projektplan können nun Spalten zum festlegen der Kostenstellen und Buchungskonten eingeblendet werden. 

Wenn Projektreportings abgerechnet werden, werden diese dann automatisch nach folgenden Regeln gezogen:

  • Keine Gruppierung: Die Kostenstelle und das Buchungskonto werden aus den Aufgabeninformationen übernommen. 
  • Alles zusammen gruppieren: Kostenstelle und Buchungskonten werden nicht gesetzt.
  • Gruppierung nach Aufgabe: Die Kostenstelle und das Buchungskonto werden aus den Aufgabeninformationen übernommen.
  • Gruppieren nach Phase: Nach Phaseninformationen – unabhängig von den Aufgabeninformationen. Wenn in eurem Projekt die Phase “Konzeption” beispielsweise der Kostenstelle 2 zugeordnet ist und der Task “Website-Design” der Kostenstelle 5, dann wird beim Gruppieren nach Phase die Kostenstelle 2 für alle Reportings übernommen – auch für die auf den Task Website-Design.

Jira-Sync: Neues System-Setting - Sync von HQ zu Jira deaktivieren (nur bei Jira-führend)

Mal angenommen ihr wollt Daten aus Jira ins HQ übertragen – aber nicht umgekehrt. Zum Beispiel sollen eure in Jira erfassten Zeiten ins HQ übertragen werden, damit diese dort abgerechnet werden können. Wenn aber im HQ beispielsweise eine Aufgabenbeschreibung geändert wird, damit diese in anderem Wortlaut auf eurer Rechnung steht, dann soll diese Änderung nicht zurück zu Jira übertragen werden. 

Wenn ihr die Jira-führende Variante des Syncs verwendet, könnt ihr das ab sofort durch ein System-Setting abbilden. Durch das Setting wird verhindert, dass HQ Daten zurück zu Jira gesynct werden. 

Jira-Sync: Neues System-Setting - Sync von leeren Bearbeitern deaktivieren

Mal angenommen ihr besetzt euren Entwickler Patrick, der ausschließlich in Jira arbeitet und keinen HQ Account hat, auf eine Aufgabe. Da es Patrick nicht als User im HQ gibt, wurde das Bearbeiter-Feld im HQ beim Sync geleert. Diese Änderung im HQ (Bearbeiter rausgenommen) ist nun jedoch aktueller als der gesetzte Bearbeiter in Jira. Das Ergebnis: Der Sync löste aus, dass Patrick in Jira als Bearbeiter entfernt wurde.

Mit dem Hafencity-Update könnt ihr dieses Verhalten verhindern und über ein System-Setting ausschalten, dass ein leeres HQ Bearbeiter-Feld zu Jira gesynct wird

Fix: Anzeige der Projektfinanzen

Wenn über die Funktion Reportings abrechnen Aufgaben mit einem festen Wert abgerechnet wurden, wurde im Umsatz unter den Projektfinanzen immer der Wert aus dem Projektplan angezeigt. Dies war auch der Fall, wenn im Beleg die Menge der Position geändert wurde. Mit diesem Update wird die gewählte Menge aus dem Beleg berücksichtigt. 

 

Eine detaillierte Beschreibung aller Themen findet ihr auch auf unserem Blog.

 

HQ 2.0 Neustadt - 30.06.2021

Aufgabenkommentare

Mit diesem Update können Aufgaben im HQ kommentiert werden. Außerdem können Benutzer innerhalb von Kommentaren getaggt werden. Tippe dazu einfach @Benutzername und wähle den entsprechenden Benutzer aus. Die Benachrichtigung über ein Tagging erfolgt per E-Mail. 

Teamaufgaben

Unter Mein HQ / Aufgaben gibt es nun einen zweiten Reiter Teamaufgaben. Hier werden alle offenen Aufgaben aus Projekten angezeigt. Zusammen mit den neue Tabellenfiltern aus unserem letzten Update, können so z.B. Teamleiter perfekt den Überblick über ihre Team bewahren. 

Umzug des Moduls Projekte / Reportings in die Blazor-Technologie

Mit den Projektreportings haben wir nun auch das nächste Modul in die Blazor-Technologie umgezogen. Dabei haben wir den Modul auch gleich neue Funktionen spendiert. So können nun Reportings (auch gesammelt) auf andere Aufgaben oder Projekte verschoben werden. 

Nicht mehr vorhanden sind die veralteten pdf Exporte, die durch den neuen Leistungsnachweis ersetzt wurden, sowie die Mini-Auswertung in diesem Modul, da es auch hier unter Controlling weitergehende Auswertungen gibt.

Überarbeitung Reporting Modal

Um die Reportings stabiler zu machen, haben wir das Backend für das Reporting Modal komplett überarbeitet. Die Funktionen bleiben jedoch, mit einer Ausnahme, die gleichen.

Wenn ein Reporting mit Uhrzeit erstellt wird, wird nun als Endzeit die aktuelle Uhrzeit gewählt. Bisher wurde hier die Startzeit verwendet.

Außerdem haben wir die Kopier-Funktion vereinheitlicht: Wird ein Reporting kopiert, werden die ursprünglichen Daten (wie z.B. das Datum) zunächst übernommen und können anschließend angepasst werden.

Grafisches Update Projektplan

Der Projektplan im HQ hat ein grafisches Update erhalten, damit dieser in HQ 2.0 nicht mehr wie ein Fremdkörper wirkt. Wir werden den Projektplan als Ganzes zu einem späteren Zeitpunkt noch komplett umbauen / austauschen.

Zusätzlich werden nun bei Duplizieren von Aufgaben die Zugeteilten Personen mit übernommen.

 

Mehr Informationen zum Update findet ihr auch auf unserem Blog.

HQ 2.0 Fuhlsbüttel - 10.05.2021

Überarbeiteter Login-Prozess

Für neue HQ Benutzer ist der Login-Name ab sofort die E-Mail Adresse (anstelle von Vorname.Nachname). Bestehende Benutzer, können über einen Button in ihrem Profil den Login-Namen auf die E-Mail Adresse ändern. Achtung: Eine Rückänderung auf Vorname.Nachname ist nicht möglich.

Außerdem haben wir den Prozess zur Passwortgenerierung verbessert. Das Passwort wird nun nichtmehr direkt per Mail versendet, sondern muss über einen Link in der Passwort-Mail generiert werden. Das macht den Prozess sicherer. 

Updates im Account-Management

Damit die rechtlich notwendigen Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung einfacher abgeschlossen werden können, ist dies nun direkt über einen Button im Account-Management möglich.

Außerdem haben wir an einigen Stellen Abfragen eingebaut, sodass für Aktionen wie Zu- oder Abbuchung von Usern nun noch eine Bestätigung notwendig ist, um Fehler zu vermeiden.

Zwei Faktor Authentifizierung im HQ 2.0 verfügbar

Wir haben die Zwei Faktor Authentifizierung nun auch für das HQ 2.0 aktiviert.

Subsysteme werden prominenter angezeigt

Wir haben das Feedback gehört, dass Benutzern nicht immer klar war in welchem Subsystem sie sich befinden. Deshalb wir das Subsystem nun direkt unter dem Benutzernamen angezeigt

Das gilt natürlich nur für Systeme in denen Subsysteme aktiviert sind. 

Anrede Divers für Ansprechpartner

Wir haben die Anrede Divers für Ansprechpartner ergänzt. Die Platzhalter in Belegen sind ebenfalls angepasst, um die neue Anrede zu berücksichtigen.

 

Mehr Informationen zum Update findet ihr auch auf unserem Blog.

HQ 2.0 Curslack - 20.04.2021

Neue Tabellenfilter

Mit diesem Update gibt es eine komplett neue Filterfunktion für Tabellen im HQ 2.0 (Achtung: Tabellen die noch per iFrame aus der HQ 1.9 Version kommen sind hier nicht betroffen). 

Die neuen Filter ermöglichen eine größere Flexibilität und sollten deutlich stabiler funktionieren. 

Personio Schnittstelle für Abwesenheiten (verfügbar im Pro- und Enterprise-Plan)

Es ist nun möglich, Abwesenheiten aus Personio in das HQ zu synchronisieren. Sprecht dazu einfach den Support oder euren Customer Success Manager an.

Reporting-Updates

Es gibt einige Optimierungen beim Erstellen von Reportings. Es ist nun möglich, im Fenster zwischen verschiedenen Tagen zu wechseln. Außerdem wird unten nun eine Übersicht aller Reportings des gewählten Tages gezeigt. 

Unter Meine Reportings kann nun der Zeitbereich direkt auf Heute, Diese Woche oder Diesen Monat gestellt werden.

Projektübersicht – Neue Tabs

Die Projektübersicht ist nun in die Tabs Alle Projekte, Aktive Projekte und Inaktive / Geschlossene Projekte gegliedert. Damit fällt die Filterung nach Projektstatus und Projektvorlage weg. Natürlich kann nach diesen aber auch über die neuen Tabellenfilter gefiltert werden. 

Neues Widget – Geburtstage Ansprechpartner

Mit diesem Update steht das Widget für die Geburtstage der Ansprechpartner auch im HQ 2.0 zur Verfügung. 

 

Mehr Informationen zum Update findet ihr auch auf unserem Blog.

HQ 2.0 Hammerbrook - 22.03.2021

XRechnung-Updates

Aufgrund eures Feedbacks gibt es zwei Änderungen für die XRechnungen:

  1. Als Leistungsdatum wird nun das Lieferdatum der Rechnung verwendet (vorher: Rechnungdatum). So kann ein Leistungsdatum aus einem vorangegangenen Monat verwendet werden.
  2. Die PO-Nummer wird nun als Bestellnummer für die XRechnung gesetzt. Vorher wurde die Angebotsnummer verwendet. Da dies aber nur funktioniert hatte, wenn die Rechnung direkt aus dem Angebot erstellt wurde, haben wir diese Anpassung vorgenommen.

Active Directory Login für HQ 2.0

Mit diesem Update können auch Kunden, die das Login via Active Directory nutzen, dass HQ 2.0 verwenden. Um dies zu aktivieren, meldet euch gerne bei eurem Customer-Success-Manager oder unter CustomerSuccess@helloHQ.io .

Neuer API-Endpoint: System Events

Es gibt einen neuen API-Endpoint namens System Events, mit dem ihr Änderungen an Entitäten über die API abrufen könnt.

Backend-Updates

Mit diesem Update haben wir einen großen Fokus auf Performance- und Stabilitätsverbesserungen gesetzt. Das heißt das HQ 2.0 sollte nun noch schneller laufen.

Bis ins kleinste (Aufgaben-) Detail – 24.01.2021

Verbesserte Aufgabendetails

In den Aufgabendetails werden nun zu allen Aufgabentypen mehr Informationen angezeigt. 

Namen für Browsertabs

Wir zeigen nun den Namen des Moduls im Browser an, sodass ihr bei mehreren offenen HQ Tabs einen besser Überblick behaltet. 

Erste Optimierungen Reportings

Im Reporting-Modal wird nun wieder der Name des Kunden hinter dem Projekt angezeigt, sodass ihr das Projekt auf das reportet werden soll, besser identifizieren könnt.

Überarbeitete Accountverwaltung

Wir haben die Accountverwaltung komplett überarbeitet. Nun könnt ihr euren HQ Vertrag viel einfacher managen.

Backend Optimierungen

Hier haben wir eine Vielzahl an Anpassungen und Updates vorgenommen und das HQ 2.0 noch stabiler zu machen

 

Mehr Informationen zum Update findet ihr auch auf unserem Blog.

Leistungsnachweis – 15.12.2020

Leistungsnachweis

Als kleines "Weihnachtsgeschenk" gibt es nun einen neuen Leistungsnachweis im .pdf Format, der automatisch an Rechnungen angehängt werden kann.

HQ 2.0 – Blazor – 30.11.2020

Neue Funktionen

Update der Frontend-Technologie (Blazor)

Folgende Module wurden mit mit diesem Update in die neue Technologie umgezogen:

Alle Module die das Blazor-Technologie-Update noch nicht erhalten haben, werden als iFrame innerhalb des neuen Frameworks angezeigt. 

Neues Modul: Meine Kontakthistorien

Neue Kontakthistorien-Einträge, die per E-Mail oder im BCC an crm@helloHQ.io gesendet wurden, tauchen nun nicht mehr als Pop-up auf, sondern können in diesem neuen Modul Unternehmen, Projekten, Ansprechpartnern und Leads zugeordnet werden. 

Neues Dashboard-Widget: Meine Reportings

Auf vielfachen Wunsch gibt es nun ein Dashboard-Widget in dem die eigenen Reportings sichtbar sind. Über das Dashboard-Widget können auch neue Reportings erstellt werden. 

Neue Filterfunktionen auf dem Dashboard

In vielen Widgets ist es nun möglich erweiterte Filterfunktionen zu benutzen, z.B. um sich die Aufgaben von Teammitgliedern oder nur die Abwesenheiten einer bestimmten Ressourcengruppe anzeigen zu lassen.

Neue Funktionen im Framework

Mit HQ 2.0 gibt es einen Globalen Hinzufügen-Button über den ihr von überall im HQ heraus neue Aufgaben, Kontakthistorien-Einträge usw. erstellen könnt. 

Außerdem haben wir einige Funktionen wie Dein Profil, Wechsel der Sprache oder Wechsel des Subsystems in den Mein Profil-Button eingebaut, sodass die Oberfläche des HQ insgesamt aufgeräumter ist.

Unser Support ist nun auch schnell über den Hilfe-Button oben in der Hauptmenüleiste links im HQ erreichbar.

Die Suche hat ein Update erhalten und ist einfacher und schneller zu benutzen.

Neues Modul: Meine Eingangsrechnungen

Benutzer können nun im Modul Meine Reportings auch direkt Eingangsrechnungen erzeugen, sowie die selbst erstellten Eingangsrechnungen sehen.

Update der Logik des Zeiterfassungswidgets

Außerdem haben wir die Handhabung des Zeiterfassungswidgets vereinfacht und neue Funktionen ergänzt:

  • Projekt, Aufgabe und Beschreibung werden nun nach dem Start des Timers gewählt und können zu jedem Zeitpunkt hinzugefügt werden.
  • Wird kein Projekt gewählt, wird die Präsenzzeit auch in der Liste der Einträge unter dem Timer geführt.
  • Präsenzzeit kann in eine Pause umgewandelt werden. So ist es möglich Zeit auf Pausen zu erfassen.

Update der Logik Meine Aufgaben

Wir haben das Modul Meine Aufgaben stark vereinfacht. Es gibt nur noch eine Ansicht, die über Tabellenfilter bearbeitet werden kann. Außerdem öffnen sich die Aufgabendetails nun mit einem Klick auf die Aufgabe. 

Update der Logik in der Unternehmensübersicht

Die Unternehmenstypen haben in HQ 2.0 keine eigenen Reiter mehr, sondern werden gemeinsam in einer Ansicht angezeigt. Außerdem werden neu erstellte Unternehmenstypen automatisch zu dieser Ansicht hinzugefügt. Die Einstellung der Zugriffsrechte funktioniert hier wie gehabt. 

Update Tabellenfunktionen

Die Tabellen im HQ 2.0 sind insgesamt einfacher und intuitiver bedienbar. 

 

Nicht mehr unterstütze Funktionen

Folgende Funktionen stehen mit dem Update auf HQ 2.0 - Blazor nicht mehr zur Verfügung:

Color-Picker

Die Farbgestaltung ist durch das HQ vorgegeben, dies trägt zu einem einheitlicheren Design des HQ bei. 

System-Benachrichtigungen

Diese Funktion war im HQ eingeschränkt. Wir haben uns entschieden die Funktion, bis zu einer sauberen Überarbeitung, zu entfernen. 

Solltet ihr aktuell Workflows verwenden, die als Sytem-Benachrichtigung versendet werden, müsst ihr diese auf E-Mail Benachrichtigungen umstellen. 

Verschiedene Dashboard-Widgets

Folgende Widgets stehen nicht mehr zur Verfügung. Der Grund dafür ist, dass diese Widgets von einem überwiegenden Teil unserer Kundenbasis nicht genutzt wurden:

  • Projekte für die ich Ansprechpartner bin
  • Meine Kunden
  • Kunden für die ich verantwortlich bin
  • Meine Leads
  • Geburtstage Ansprechpartner