Dashboard

Dein Dashboard gibt dir eine Übersicht über die wichtigsten Dinge, die in deinem HQ passieren. Von hier aus kannst du auch in die verschiedenen Bereiche des HQ springen. 

Dashboard bearbeiten

Über den Dashboard bearbeiten-Button, unten auf dem Dashboard, kannst du dein Dashboard konfigurieren, d.h. auswählen welche Widgets angezeigt werden.

Einrichten.gif

Bei einigen Widgets hast du auch die Möglichkeit eigene Filter zu erstellen und so für dich passende Einstellungen zu wählen. 

Eigene_Filter.gif

Per Drag-and-drop kannst du Widgets verschieben und so anordnen, wie du es möchtest. 

Verschieben.gif

Durch die Pfeile am Ende eines Widgets kannst du jedes Widget ausklappen bzw. weitere Elemente anzeigen. Das HQ merkt sich wie viele Einträge angezeigt werden sollen. 

Expand.gif

Mit Ausnahme des Kalenders und der User-Reportings können alle Widgets auch mehrfach auf das Dashboard hinzufügt werden. 

Du kannst im Dashboard-Bearbeitungsmodus auch über das Bearbeiten-Icon weitere Einstellungen an den Widgets vornehmen und z.B. bei den Aufgabenlisten zwischen Meine Aufgaben, Prio-Aufgaben, Gruppenaufgaben und eigenen Aufgabenfiltern wählen.

Gruppe.gif

Widgets

Widgets geben dir einen Überblick über die verschiedenen Bereiche des HQ und zeigen die wichtigsten Informationen. 

Achtung: Nicht jedem Benutzer stehen alle unten aufgeführten Optionen zur Verfügung, da diese durch die Rechteeinstellungen im HQ eingeschränkt werden können. D.h. auch einzelne Funktionen eines Widgets können durch die Rechteeinstellungen eingeschränkt sein.

Aufgaben

Hier werden alle Aufgaben angezeigt, die dir zugewiesen sind (,es sei denn, du hast eine eigene Ansicht erstellt, die deine Aufgaben nicht beinhaltet). Wenn du eine Aufgabe anklickst, öffnen sich ein Fenster mit den Aufgabendetails der Aufgabe. Über das Drei-Punkte-Symbol kannst du, je nach Aufgabentyp, folgende Aktionen durchführen:

  • Timer (Zeiterfassung) starten (nur bei Projektaufgaben)
  • Reporting erstellen (nur bei Projektaufgaben)
  • Status anpassen (nur bei Projektaufgaben)
  • Deadline verschieben (nur beim Wiedervorlagen)

Für jede Aufgaben wird der Name, das Projekt, der Kunde, der Fortschritt und die Deadline angezeigt. Aufgabenwidgets sind immer nach Deadline sortiert. 

Bei der Erstellung eines Aufgabenwidgets hast du die Optionen zwischen verschiedenen Ansichten:

Meine Aufgaben

Hier zeigen wir alle Aufgaben an, die dir zugewiesen sind. 

Meine_Aufgaben.png

Meine Prio-Aufgaben

Hier werden ebenfalls alle Aufgaben angezeigt, die dir zugewiesen sind. Ist eine Aufgabe im Projektplan abhängig von der Fertigstellung der Vorgängeraufgabe, wird die Aufgabe erst angezeigt, wenn die vorangegangenen Aufgabe als fertig markiert wurde. 

Meine_Prio-Aufgaben.png

Meine Gruppenaufgaben

Hier werden alle Aufgaben angezeigt, die deiner Ressourcengruppe zugeordnet sind. Mit einem Klick auf den Button neben der Aufgabe, kannst du die Aufgaben aus dem Pool ziehen und dir selbst zuweisen. Dieses Widget wird vor allem für agile Prozesse verwendet. 

Meine_Gruppenausgaben.png

Meine Wiedervorlagen

Hier werden dir alle Wiedervorlagen angezeigt, die du gesetzt hast. 

Wiedervorlagen.png

Eigener Aufgabenfilter

Mit eigenen Aufgabenfiltern kannst du dir z.B. einen Filter erstellen, der nur Aufgaben von einem bestimmten Kunden anzeigt. Wenn du Teamverantwortung hast, kannst du beispielsweise auch die Aufgaben deines Teams anzeigen lassen. Deshalb zeigen wir in diesem Widget auch immer das Bild des Bearbeiters einer Aufgabe an – so weiß jeder, wer aus dem Team an bestimmten Aufgaben arbeitet. 

Du kannst die folgenden Filter setzten:

  • Projektvorlage
  • Projektstatus
  • Aufgabentyp
  • Aufgabenstatus
  • Benutzer
  • Unternehmen

Eigene_Filter.png

Projekte

Hier werden dir alle Projekte angezeigt, in denen du Teil des Projektteams bist. Mit einem Klick auf den Namen des Projekts, öffnet sich das Projekt. 

Wenn du ein neues Projektwidget hinzufügst, kannst du festlegen welche Projekte angezeigt werden. Dazu kannst du nach folgenden Kriterien filtern:

  • Projektstatus
  • Projektvorlage
  • Unternehmen

Projekte.png

Reportings

In diesem Widget werden dir alle Reportings eines Tages angezeigt. Dir wird auch das dazugehörige Projekt, sowie die Dauer angezeigt. Außerdem kann du sehen, ob ein Reporting bereits angenommen ist bzw. Reportings direkt annehmen (Achtung: Diese Funktion kann je nach den Systemeinstellungen deaktiviert sein). 

Über das Drei-Punkte-Menü kannst du Reportings bearbeiten, kopieren oder löschen.

Oben wird dir eine Zusammenfassung aller Reportings des Tages angezeigt. Über die Pfeile kannst du zwischen den Tagen wechseln. Über den Neu-Button lassen sich neue Reportings erstellen.

reportings.png

Zeiterfassung / Timer

In diesem Widget kannst du deine Präsenzzeiten über einen Timer erfassen. Wenn die entsprechende Systemeinstellung aktiviert ist, können auch nachträglich Zeiten über den Neu-Button erfasst werden.

Der Timer kann einfach über den Play-Button gestartet werden und über den Stopp-Button gestoppt. Um direkt den nächsten Eintrag zu starten, kann auf den Wechseln-Button geklickt werden.

Wird nach dem Start des Timers auch ein Projekt und eine Aufgabe ausgewählt, wird zusätzlich zum Präsenzzeiterfassungseintrag ein Reporting angelegt. Hierzu kann auch eine Beschreibung ergänzt werden. 

Unter dem Timer ist eine Zusammenfassung der Präsenzzeit für den jeweiligen Tag, sowie alle einzelnen Einträge. 

Es gibt folgende Arten von Einträgen in der Liste:

  • Präsenzzeit
  • Präsenzzeit & Reporting (Hier werden Aufgabennamen, Projektname und Kunde angezeigt)
  • Pause

Über das Drei-Punkt-Menü kannst du eine Präsenzzeiterfassung in eine Pause umwandeln. So ist es möglich Zeiten auf Pausen zu erfassen. Ansonsten kann man über das Menü vorhandene Einträge bearbeiten oder löschen. 

Achtung: Es sollten niemals zwei Zeiterfassungseinträge zur gleiche Uhrzeit liegen. Auch Pausen dürfen nicht in der Zeit liegen in der ebenfalls ein Präsenzzeiteintrag erfasst wurde. 

Über einen Klick auf den Play-Button neben jedem Eintrag, kann ein neuer Eintrag mit den identischen Einstellungen gestartet werden. Sollte zu dem Zeitpunkt ein Timer laufen, wird dieser gestoppt. 

Zeiterfassung.gif

Abwesenheiten

In diesem Widget zeigen wir dir die anstehenden Abwesenheiten deiner Teammitglieder an. Bei der Erstellung des Widgets kannst du wählen, ob Benutzer aus einer bestimmten Ressourcengruppen angezeigt werden sollen oder alle Teammitglieder. 

Abwesenheiten.png

Geburtstage

In diesem Widget zeigen wir dir die anstehenden Geburtstage deiner Teammitglieder oder Ansprechpartner an. Bei der Erstellung des Widgets kannst du für die Teammitglieder wählen, ob Benutzer aus einer bestimmten Ressourcengruppen angezeigt werden sollen oder alle Teammitglieder. Bei den Ansprechpartnern, werden immer alle Ansprechpartner gezeigt für die ein Benutzer die Rechte hat diese zu sehen. 

Geburtstage.png

Planumsätze

In diesem Widget werden alle anstehenden Planumsätze angezeigt. Bei der Erstellung des Widgets kannst du zwischen allen oder nur deinen Planumsätzen wählen. 

Deine Planumsätze sind alle Planumsätze von Kunden / aus Projekten bei denen du als Kundenverantwortlich hinterlegt oder Teil des Projektteams bist. 

Im Widget wird die Beschreibung des Planumsatzes, der Status, der Netto-Wert und die Fälligkeit angezeigt. Über die drei Punkte können die folgenden Aktionen ausgeführt werden:

  • Rechnung erstellen
  • Akontorechnung erstellen
  • Planumsatz als bezahlt markieren
  • Planumsatz aussetzten

Planumsa_tze.png

Kalender

Hier werden all deine Termine angezeigt. Termine können aus einem Projekt kommen, direkt im Widget erstellt oder über die Exchange-Synchronisation in deinen Account geladen werden.

Kalender.png

Das helloHQ Menü

Das helloHQ Menü ist in zwei Bereiche geteilt. Das Hauptmenü, über das du in alle helloHQ Module kommst, und die Navigationsleiste, die dir einen Schnellzugriff auf verschiedene Funktionen ermöglicht.

Navigationsleiste

Die Navigationsleiste ermöglicht dir einen schnellen Zugriff auf wichtige Funktionen. 

Benutzerprofil

Per Klick auf dein Profilfoto findest du alle wichtigen Funktionen rund um dein helloHQ Konto. Hier kannst du die folgenden Aktionen ausführen:

  • Dein Benutzerprofil aufrufen
  • Die Sprache wechseln – Es stehen Deutsch und Englisch zur Verfügung
  • Das Subsystem wechseln – Achtung: Die Subsystem-Funktion muss ggf. erst für euer helloHQ aktiviert werden
  • Infos zu euer helloHQ Instanz aufrufen
  • Dich aus helloHQ ausloggen

Sprache.gif

Globaler Hinzufügen-Button

Über den Hinzufügen-Button kannst du von überall aus helloHQ heraus neue Elemente anlegen:

  • Aufgaben
  • Reportings
  • Kontakthistorien-Einträge
  • Projekte – Achtung: Hier wirst du auf eine neue Seite weitergeleitet
  • Unternehmen
  • Leads – Achtung: Hier wirst du auf eine neue Seite weitergeleitet

Add_Button.gif

helloHQ Support

Damit dir schnell geholfen werden kann, findest du den Zugang zu unserem Support nun jederzeit aufrufbar in der Navigationsleiste. Hier kannst du die folgenden Aktionen ausführen:

  • Unser Helpcenter öffnen
  • Ein Ticket erstellen
  • Einen Chat mit unserem Support-Team starten (Mo-Fr von 09:00 bis 18:00 Uhr)

Support.gif

Suche

In der Suche kannst du einfach den Eintrag eingeben, nach dem du suchst, und dann auf das entsprechende Element klicken. So kannst du dich sehr schnell durch helloHQ bewegen. 

Suche.gif

Hauptmenü

Das Hauptmenü befindet sich am linken Bildschirmrand und zeigt dir alle für dich sichtbaren Module an. Um einen Menüpunkt auszuwählen, klickst du erst auf einen Bereich, z.B. Projekte, und wählst dann das Modul aus, in das du wechseln möchtest. 

Menu_.gif

Mit einem Klick auf das helloHQ Logo oben links kannst du entscheiden, ob das Hauptmenü dauerhaft sichtbar ist oder nur eingeblendet wird, wenn du mit der Maus darüber fährst.

Menu__2.gif

Tabellen

In helloHQ hat jeder Benutzer die Möglichkeit sich in den Tabellen, z.B. in der Projektübersicht, eine eigene Ansicht zusammenzustellen und diese zu speichern. Du kannst verschiedene Spalten ein- und ausblenden, filtern und sortieren. Beim erneuten Aufrufen des jeweiligen Moduls wird immer die zuletzt gespeicherte Tabellenansicht angezeigt.

Hat eine Tabelle mehrere Reiter, wie z.B. die Projektübersicht, kann für jeden Reiter eine eigene Ansicht gespeichert werden.

Mit Tabellenansichten arbeiten

Angezeigte Spalten anpassen

Um festzulegen, welche Spalten in der Tabelle angezeigt werden, klickst du auf den Ansichtszustand-Button. Nun kannst du einfach die Spalten anklicken, die angezeigt werden sollen, bzw. die Spalten de-selektieren, die nicht angezeigt werden sollen.

Um die Reihenfolge der Spalten festzulegen, kannst du diese einfach per Drag & Drop (über den Spaltennamen) verschieben. Am Rand der jeweiligen Spalte kann ebenfalls per Drag festgelegt werden, wie breit die Spalte sein soll.

Ansicht_a_ndern.gif

Sortieren & Gruppieren

Um eine Tabelle nach einer bestimmten Spalte zu sortieren, klickst auf den Namen der Spalte. Alternativ hoverst du mit dem Cursor über dem Spaltentitel, klickst auf die drei Punkte rechts und wählst entweder die aufsteigende oder die absteigende Sortierung aus.

Über die drei Punkte neben dem Spaltentitel kannst du auch festlegen, ob die Tabelle nach einer bestimmten Spalte gruppiert wird. Willst du die Gruppierung wieder aufheben, kannst du einfach auf das x neben dem Gruppennamen klicken. 

Gruppieren.gif

Ansichten verwalten und speichern

Die Ansichten innerhalb einer Tabelle werden über den Ansicht-Button verwaltet. Hier kann zwischen allen gespeicherten Ansichten gewechselt werden.

Ansichten.gif

Von hier können auch Ansichten gelöscht oder mit anderen Benutzern geteilt werden

teilen.gif

Sobald es eine Änderung an einer Ansicht gibt, schlägt helloHQ automatisch vor diese zu speichern. Dazu erscheint eine graue Bubble mit einem Speichern-Button. Wird eine bestehenden Ansicht geändert, wechselt die Farbe von blau zu grau und kann ebenfalls gespeichert werden.

Beim speichern einer bestehenden Ansicht gibt es die Option die aktuelle Ansicht zu überschreiben oder eine neue Ansicht zu stellen.

Wird eine Ansicht gespeichert, gibt es die Option die Ansicht (Aufbau der Tabelle), den Filter oder Ansicht & Filter gemeinsam zu speichern. 

Speichern.gif

Filter erstellen 

Um einen Filter zu erstellen klickt ihr auf den Filter-Button. Dann öffnet sich ein Menü, über das bereits gespeicherte Filter ausgewählt oder neue Filter erstellt werden können. Klickt auf den Button Filter hinzufügen

Nun wählt ihr ein Tabellenfeld, eine Operator (z.B. Beinhaltet oder Größer als) und gebt den Wert ein nach dem ihr Filtern wollt. In einem Filter kann nach beliebig viele Tabellenfeldern gefiltert werden.

Filter.gif

Filter können als Teil einer Ansicht gespeichert werden (s.o.)

In Tabellen suchen

Rechts oben über jeder Tabelle befindet sich die Suchfunktion. Hier gibst du einfach den Suchbegriff ein und drückst Enter. Nun werden alle Zeilen und Spalten der Tabelle durchsucht und nur noch die Treffer angezeigt. 

Suche.gif

Daten exportieren

Um die Daten einer Tabelle zu exportieren, klickst du auf den Export-Button. Dann erscheint ein Pop-up in dem du entscheiden kannst, ob die Daten im .xlsx oder .csv Format exportiert werden sollen.

Export.gif