In den Beleg-Standardwerten werden alle Grundeinstellungen rund um Belege in helloHQ vorgenommen. Das Modul ist in vier Bereiche aufgeteilt:
In helloHQ können verschiedene eigene Unternehmen angelegt werden. Dies kann z.B. relevant sein, wenn mehrere Unternehmen das gleiche helloHQ verwenden (z.B. mit Hilfe von Subsystemen). Innerhalb der Beleg-Standardwerte können alle Einstellungen pro eigenem Unternehmen getroffen werden. Dazu wird einfach oben das entsprechende Unternehmen ausgewählt.
In diesem Bereich werden Basisinformationen für Belege hinterlegt.
In diesem Bereiche werden die Stammdaten eures Unternehmens eingetragen. Hier könnt ihr auch das Unternehmenslogo hochladen. Diese wird aber nicht für Belege oder externe Ansichten verwendet.
Hier könnt ihr eure Zahlungsbedingungen hinterlegen. Diese können dann per Platzhalter auf Belegvorlagen übernommen werden.
Wenn die Zahlungsbedingung bearbeitet wird, können dort noch folgende Felder gepflegt werden:
Hier könnt ihr eure Lieferbedingungen hinterlegen. Diese können dann per Platzhalter auf Belegvorlagen übernommen werden.
Hier könnt ihr Nummernkreise für Belege anlegen. Diese können dann im Modul Dokumentvorlagen den entsprechenden Belegvorlagen zugewiesen werden.
Ein Nummernkreis muss immer einen bestimmten Belegtyp (z.B. Angebot, Rechnung, usw.) zugewiesen werden.
Außerdem werden Name, Startnummer, Schema und Zählintervall festgelegt. In das Schema können verschiedene Platzhalter eingefügt werden, die unten im Modal auszuwählen sind. Die Nummer für die Zählung wird über # eingefügt. Das Zählintervall legt fest, ab wann die Zählung (für die #) neu beginnt (z.B. Jährlich).
Sobald ein Beleg für den Nummernkreis gestellt wurde, können die Eigenschaften nicht mehr angepasst werden.
Hier könnt ihr eure Bankkonten hinterlegen. Diese können dann per Platzhalter auf Belegvorlagen übernommen werden.
In diesem Bereich werden alle Belegrelevanten System-Settings gesetzt. Aktuell sind die folgenden System-Settings verfügbar:
Horizontale Steuerberechnung aktivieren
Es gibt zwei Arten, auf die die ausgewiesene Umsatzsteuer berechnet werden kann: horizontal und vertikal.
Vertikal
Die Summe aller Umsatzsteuern pro Position.
Damit stellst du sicher, dass alle gerundeten Beträge auch die angezeigten Summen ergeben. Dies kann aber dazu führen, dass die ausgewiesene Umsatzsteuer-Summe nicht exakt 19% entspricht.
Diese Variante wird standardmäßig von helloHQ verwendet.
Horizontal
Die Summe der Netto-Beträge bilden und darauf die Umsatzsteuer berechnen.
Damit stellst du sicher, dass die ausgewiesene Umsatzsteuer-Summe exakt 19% entspricht. Dies kann aber dazu führen, dass die Summe der Positions-Umsatzsteuern nicht exakt der ausgewiesenen Umsatzsteuer-Summe entspricht.
Diese Variante kann aktiviert werden.
In beiden Fällen kann es zu Rundungsfehlern kommen, die aber im kleinen Cent-Betrag liegen und daher hinnehmbar sind.
Zu deiner Information habe ich hier noch ein paar Referenzen, die dieses Problem beschreiben.
http://andreas.haufler.info/2012/01/richtiges-rechnen-mit.html
http://rolandtapken.de/blog/2008-08/mwst-berechnung-von-lexware-buero-easy
Um die horizontale Berechnung zu aktivieren zu lassen, kannst du dich an unseren Support wenden.
Anmerkung 1: Wichtige Info zu xRechnungen: Damit die xRechnung validiert werden kann, wird die Steuer horizontal berechnet. Dadurch kann es zu einer Differenz zwischen der PDF Rechnung und der xRechnung kommen, wenn das Setting zur vertikalen Steuerberechnung aktiv ist.
Anmerkung 2: Wichtige Info zum Datev-Export: In Datev werden die Rechnungen immer vertikal exportiert. D.h. hier kann es zu einer Differenz kommen, wenn die horizontale Steuerberechnung aktiv ist.
Lange Belegpositionen aktivieren
Damit du deine Angebote ideal für deinen Prozess gestalten kannst, bietet dir helloHQ zwei Möglichkeiten für die Spaltenbreite deiner Angebotstabelle. Dadurch sind sowohl kurze knappe Texte abgedeckt, als auch die Möglichkeit, alle Positionen ausführlich zu beschreiben.
Option 1 verteilt die Spalten gleichmäßig über die Tabelle:
Option 2 gibt dir 40% mehr Platz für deine Positionsbeschreibungen, sodass auch detaillierte Angebote gut aussehen.
ePost Schnittstelle aktivieren
Ist die ePost Schnittstelle aktiv, hast du in helloHQ die Möglichkeit Belege über die deutsche Post zu verschicken. Hierbei wird der Beleg über die E-Post Schnittstelle an die deutsche Post übermittelt, dort ausgedruckt und auf dem Postweg verschickt.
Um einen Beleg postalisch zu versenden, klickst du im entsprechenden Beleg auf "Versenden" und wählst dort den Reiter "Postversand" aus. Hier drückst du auf "Senden", um den Beleg über den Anbieter "LetterXPress" an die deutsche Post zu übermitteln.
Die Kosten dafür werden von uns gesammelt und automatisch auf der nächsten helloHQ-Rechnung abgerechnet.
Die Preise sind hier zu finden: https://www.letterxpress.de/preise Wir verrechnen die Kosten 1:1 weiter.
Hinweise zur Gestaltung eines Hintergrund-Briefpapiers, insbesondere zu Abstände und Adressfeldern, erhaltet ihr aus der Post-Norm.
Den Wechsel von Rechnungen in einen Entwurfsstatus aus einem finalen Status verbieten
Ist das Setting aktiv, können Rechnungen nachdem sie in den Status versendet gesetzt wurden nicht wieder auf einen Status davor (Entwurf, Warten auf Feedback, Freigabe 1, Freigabe 2) zurückgesetzt werden.
Der Wechsel des Belegstatus von Rechnungen in einen finalen Status nur Administratoren erlauben
Ist das Setting aktiv, können Rechnungen nur noch von Administratoren in den Status "Versendet", "Teilweise bezahlt", "Vollständig bezahlt" und "Storniert" versetzt werden. Dazu zählt ebenfalls der Status "Versendet" für Stornobelege.
Hier können für die verschiedenen Belegtypen die Belegstatus festgelegt werden. Per Drag & Drop kann auch die Reihenfolge geändert werden.
Achtung: Nicht alle Status können gelöscht werden, da einige Belegstatus zwangsweise benötigt werden.
In diesem Bereich werden die Einstellungen für den DATEV-Export und -Import vorgenommen.
Hier musst du die beiden Felder DATEV-Beraternummer und DATEV-Mandantennummer befüllen. Wenn du kein DATEV verwendest, kannst du hier auch Dummy-Daten hinterlegen.
Du musst einmal angeben, ob die Kundennummer gleich der Debitorennummer ist. Wenn du diesen Haken setzt, dann wird als Debitorennummer immer die helloHQ-Kundennummer verwendet. Andernfalls wird das Datenfeld Debitorennummer in den Unternehmensdetails benutzt.
Hier kannst du Kostenstellen mit zwei unterschiedlichen Kostenstellentypen anlegen. Diese werden für Ausgangs- und Eingangsrechnungen verwendet.
Hier kannst du verschiedene Erlöskonten hinterlegen, die du Rechnungspositionen zuordnen kannst um sie nach DATEV zu übergeben. Der Steuerschlüssel ist nur eine Hilfe zur Übersicht, wird aber beim DATEV Export nicht berücksichtigt.Falls kein Erlöskonto hinterlegt ist, werden die Standarderlöskonten aus dem SKR03 verwendet.
Allgemein
Im HQ muss die kleinste und größte Kreditorennummer aus DATEV hinterlegt werden, damit das System die Konten als Kreditorenkonten erkennt.
Bankkonten
Hier kannst du deine Bankkonten hinterlegen.
Kassenkonten
Hier kannst du deine Kassenkonten hinterlegen.
Buchungskonten - Eingangsrechnungen
Hier kannst du die Buchungskonten (z.B Aufwandskonten) hinterlegen. Falls du kein Konto hinterlegst, ist das Konto im DATEV-Export "0".
In diesem Bereich werden alle Einstellungen rund um den E-Mail Versand vorgenommen.
Hier kann die Signatur für den Beleg-E-Mail Versand eingestellt werden. Die Signatur wird für alle Belegtypen (z.B. Angebot, Rechnung, usw.) verwendet.
Außerdem greift die Signatur für alle Benutzer. Deshalb kann hier mit Platzhalter gearbeitet werden, sodass z.B. die korrekte E-Mail Adresse der Benutzer aus dem Benutzerprofil gezogen wird.
Achtung: Diese Funktion ist erst ab dem Pro-Plan verfügbar.
Hier kann der Betreff und der E-Mail Text für den Rechnungslauf eingestellt werden. Die Funktionalität ist dabei so wie bei der Signatur (s.o.).
Über die Länderflagge können verschiedene Texte für die unterschiedlichen Belegsprachen hinterlegt werden.
Damit ihr aus dem System heraus Angebote, Rechnungen und alle anderen Belege versenden könnt, müsst ihr im Admin-Bereich euren eigenen E-Mail-Server (SMTP) in den Einstellungen hinterlegen.
Wichtig ist, dass diese Mailadresse bzw. der dazugehörige Benutzer das Recht hat, im Namen aller anderen Benutzer Mails zu versenden. Diese Einstellung heißt in den meisten Servern "Send as".
So kannst du die "Send as" Berechtigung bei folgenden Anbietern einstellen:
Google: https://support.google.com/mail/answer/22370?hl=de
Microsoft 365: https://learn.microsoft.com/de-de/microsoft-365/solutions/allow-members-to-send-as-or-send-on-behalf-of-group?view=o365-worldwide
Folgende Daten werden für den SMTP-Server benötigt:
Server-Adresse: z.B. smtp.UNTERNEHMEN.de
Server-Port: standardmäßig 25 oder 465 oder 587 (TLS)
Benutzername: Benutzername des SMTP-Users
Passwort: ******
Admin E-Mail: E-Mailadresse des SMTP-Users
Falls der Benutzername die Mailadresse des SMTP-Users ist, tragt ihr einfach in beide Felder (Benutzername und Admin E-Mail) dessen Mailadresse ein.
Bei dem SMTP-User darf es sich außerdem nicht um einen Alias handeln.
Hinweise:
Aus Sicherheitsgründen unterstützen wir bei der TLS Verschlüsselung nur noch die Version TLS 1.2.
Seit dem helloHQ 2.0 Veddel Update werden Belege nur noch über euren eigenen Systemserver versendet. System-Mails werden weiterhin von unserem Server verschickt.
Seit dem 19.11.2022 haben wir zudem unseren SMTP Fallback abgeschaltet, der gegriffen hat, sollten die Zugangsdaten eures SMTP Servers in den Beleg-Standardwerten falsch hinterlegt sein.
Bedeutet, ihr müsst bitte über den SMTP-Test-Button in der selben Maske sicherstellen, dass eine erfolgreiche Verbindung hergestellt werden kann.
Besonderheiten bei Google (Gmail)
Solltet ihr trotz korrekt eingetragener Daten weiterhin die Fehlermeldung erhalten, dass die Zugangsdaten nicht stimmen, könnte es mit folgenden Themen zusammenhängen:
Euer SMTP-User nutzt eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA). In diesem Fall können wir die Zugangsdaten nicht abrufen, die ihr in helloHQ hinterlegt habt. Entweder ihr schaltet die 2FA für diesen Benutzer ab, oder ihr nutzt ein App-Passwort.
Ein App-Passwort könnt ihr wie folgt generieren und dieses anschließend als Passwort des SMTP-Users in helloHQ hinterlegen: https://support.google.com/accounts/answer/185833?hl=de
Bitte beachtet, dass dieses App-Passwort alle drei Monate aktualisiert werden muss.
Des weiteren könnte es sein, dass ihr unsichere Dienste blockiert. Es wird jedoch beim Versand ein bestimmtes SMTP-Protokoll angesprochen, welches noch von fast jedem SMTP-Client verwendet wird (Microsoft 365 ausgenommen). Daher müsstet ihr diese zulassen: https://myaccount.google.com/lesssecureapps
Microsoft 365
Solltet ihr Office 365 verwenden, wird der Server via OAuth eingebunden. Dazu müssen in eurem Microsoft 365 folgende Einstellungen vorgenommen werden:
Anschließend wählt ihr die entsprechende Option in den Admin / Beleg-Standardwerte.
Nun muss noch jeder Benutzer der E-Mails (Belege wie Angebote, Rechnungen, usw.) aus dem System versenden möchte, in seinem Profil die Integration für Microsoft 365 aktivieren.
Hinweis: Solltet ihr die SMTP Authentifizierung in eurem Microsoft Konto global für alle User deaktiviert haben, müsste diese aktiviert werden, ansonsten können keine Mails aus unserem System heraus verschickt werden.
Wie ihr diese Einstellung vornehmt, erfahrt ihr hier.
BCC-Adresse
Wird hier eine E-Mail Adresse hinterlegt, werden alle Belege die aus dem System versendet werden im bcc auch an diese Adresse gesendet. Es kann nur eine Adresse hinterlegt werden.
Standard Sender Adresse
Mit dieser Einstellung kann festgelegt werden, welcher Absender für Beleg E-Mails verwendet wird. Dabei gibt es die folgende Optionen:
Benutzerdefinierte Adresse
Ist beim Setting Standard Sender Adresse die Option Benutzerdefinierte Adresse ausgewählt, kann über diese Setting die entsprechende E-Mail Adresse eingeben werden. Es kann nur eine Adresse hinterlegt werden.
Hier können Vorlagen für den Versand von Beleg E-Mails erstellt werden. Die Vorlagen können frei in Kategorien sortiert werden.
Jede Vorlage hat folgende Eigenschaften:
Innerhalb des Betreffs und der E-Mail können Platzhalter verwendet werden. Die Signatur wird jeder Vorlage automatisch hinzugefügt.