Leistungsimport

Wozu nutze ich den Import von Leistungen und Preisen?

Solltet ihr von einem anderen System wechseln oder aus einem anderen Grund viele Leistungen auf einmal anlegen wollen, so könnt ihr über Excel Vorlagen Leistungen und Preise nacheinander hochladen/ anlegen, ohne diese einzeln in das helloHQ eintragen zu müssen.

Was habe ich vor dem Import zu beachten?

Pflege vorab - Standardwerte

Legt die Kategorien der Leistungen an, die ihr in der Excel verwendet und achtet darauf, dass andere feste Standardwerte, wie Einheit, Kostenstellen und Aufgabentypen, bereits zuvor im System angelegt und genauso benannt sind, wie in eurer Datei.

Zuordnung

Da es mehrere Preise zu einer Leistung geben kann, werden die Leistungen und Preise nacheinander in unterschiedlichen Excel-Vorlagen hochgeladen. Die Zuordnung der Preise findet über die Nummer der Leistung statt.

Achtet darauf, dass ihr für jede Leistung eine Nummer eintragt und die Leistungen angelegt sind, bevor ihr die Preise importiert.

Wie importiere ich Leistungen und Preise?

Ihr findet die Funktion im Modul Leistungen / Tab Import.

Schritt 1 - Upload

(Solltet ihr mehrere eigene Unternehmen haben, wählt dieses vor dem Import oben (unter der Suche zu sehen) aus.

Öffnet das Fenster zum Hochladen der Dateien, indem ihr auf den Hinzufügen-Button klickt. Startet mit den Leistungen, wenn diese im System noch nicht vorhanden sind.

Ihr könnt eure eigene Datei hochladen oder unsere Vorlage nutzen (empfohlen). Diese findet ihr in dem Upload Fenster. In unserer Vorlage sind direkt alle Pflichtfelder gekennzeichnet und die Namen der Spalten für die automatische Zuordnung passend benannt. Weitere Details dazu findet ihr weiter unten.

Schritt 2 - Mapping

Solltet ihr eine eigene Datei hochgeladen haben, ordnet ihr hier die Spalten den Datenfeldern im helloHQ zu.

Wenn ihr unsere Vorlage nutzt, passiert die Zuordnung automatisch.

Ihr könnt nur zu Schritt 3 weitergehen, wenn alle Pflichtangaben zugeordnet wurden.

(Achtet darauf, die Datei in der Sprache hochzuladen, welche ihr als User in eurem helloHQ ausgewählt habt.)

Schritt 3 - Kontrolle und Import starten

Nach dem Hochladen wird euch in der ersten Zeile angezeigt, welche Datensätze sauber erkannt wurden und bei welchen noch Fehler vorliegen.

Ihr könnt den Import bereits abbrechen und die Datei nochmal korrigiert hochladen oder die sauberen Datensätze direkt importieren; die fehlerhaften werden autom. übersprungen.

In welchen Zeilen fehlerhafte Daten liegen, seht ihr anhand der ersten Spalte. Außerdem zeigen wir euch den genauen Fehler nochmal in der jeweiligen Spalte an.

Der User, der den Import gestartet hat, wird per E-Mail informiert, sobald der Import abgeschlossen ist. In dieser E-Mail befindet sich eine Excel Datei.

Korrektur

Solltet ihr den Import gestartet haben, obwohl unvollständige Datensätze dabei waren, so wurden diese nicht importiert. Ihr könnt diese korrigieren, indem ihr wie folgt vorgeht:

öffnet die Excel aus der E-Mail und entfernt die Zeilen mit der Angabe Gültig = Ja
Korrigiert die fehlerhaften Daten
Entfernt die Spalte Gültig
Importiert die Datei erneut, wie zuvor

Weiteres Vorgehen

Nach dem Anlegen der Leistungen, wiederholt ihr das Vorgehen für die Preise.

Welche Spalten gibt es und wie sind diese auszufüllen?

Achtet darauf, dass die Kategorien und Standardwerte bereits vorher im helloHQ angelegt sind.

(*) = Pflichtangaben, die zwingend für die Anlage notwendig und somit in der Importdatei (Excel) auszufüllen sind.

Leistungen

Kategorie(*)
Unter-Kategorie = nur notwendig, wenn ihr die Leistungen einer Unterkategorie zuordnen wollt. Sie ist zusätzlich zur Hauptkategorie auszufüllen.
Nummer(*) = Nummern dürfen nicht doppelt vergeben werden (sowohl in der Datei als auch bereits im System vorhandene Nummern zählen dazu)
Beispiele: WEB0001, WEB0002, SEO0001 oder 1-100, 1-101, 1-102
Name(*) = Name der Leistung, wie bspw. "Workshop Durchführung" oder "Website Small"
Beschreibung = Text, der unter dem Namen der Leistung auf den Belegen abgedruckt wird
Name(EN) = Engl. Name
Beschreibung(EN) = Engl. Beschreibung
...weitere Sprachen in gleicher Struktur wie Name(EN), Beschreibung(EN) mit ISO Codes.

Preise

Leistungsnummer (Zuordnung)(*) = hierüber wird der Preis der entsprechenden Leistung zugeordnet; ihr könnt mehrere Preise zur selben Leistung importieren. In der Importdatei der Preise darf die Nummer somit mehrfach angegeben werden.
Einheit(*) = Name oder Kürzel der Einheit
Preis(*)
Steuer(*) = muss im helloHQ anlegt sein. Einzutragen ist eine Ganzzahl.
Währung(*) = EUR oder CHF bspw. Die Währung muss zuvor angelegt sein, wenn noch nicht geschehen.
Nr. = hiermit können die Preise innerhalb einer Leistung nummeriert werden
Bezeichnung Preis = hiermit könnt ihr unterschiedliche Preise innerhalb der selben Leistung intern benennen
Einheit 2
Kosten = für die Kalkulation im Angebot und das Erstellen von Plankosten aus Fremdkosten-Positionen eines Angebots relevant
Marge - absoluter Betrag
Marge(%) - nur Marge oder Marge(%) ausfüllen; darf nicht zeitgleich ausgefüllt sein!
Rabatt - absoluter Betrag
Rabatt(%) - nur Rabatt oder Rabatt(%) ausfüllen; darf nicht zeitgleich ausgefüllt sein!
Intervall = Einmalig, Monatlich, Vierteljährlich oder Jährlich
Fremdleistung = wenn Fremdleistung, schreibt ihr "True" in die Zelle
Tarif = Name des Tarif's
Kostenstelle 1 = Name der Kostenstelle
Kostenstelle 2 = Name der Kostenstelle
Buchungskonto = Name des Buchungskonto's
Aufgabentyp = Name des Aufgabentyp's
Eigene Datenfelder können über den Namen des Datenfelds ergänzt werden. Sollte es im Datenfeld (bspw. Auswahlfeld) fixe Werte geben, so müssen diese zuvor im Syste, angelegt sein.

Alle Preise werden mit der Menge = 1 (und Menge 2 = 1) angelegt. Sie können im Nachhinein im System verändert werden.