Viele Unternehmen managen ihren HR-Bereich mit Personio, planen Projekte und Ressourcen jedoch in helloHQ. Damit die Ressourcenplanung sauber funktioniert ist es wichtig, dass die Abwesenheiten sauber dokumentiert sind. Deshalb lassen sich über diese Integration die Abwesenheiten von Personio zu helloHQ übertragen.
Achtung: Die Personio Integration ist erst ab dem Professional Plan möglich.
Funktion
Wie werden die Daten synchronisiert?
Nach der Konfiguration werden alle Abwesenheiten von Personio in helloHQ übertragen. Dabei muss die E-Mail-Adresse der Benutzer in Personio und helloHQ übereinstimmen. Die Abwesenheiten werden dann alle 3 Stunden abgeglichen.
Abwesenheiten, die in Personio bearbeitet oder gelöscht werden, werden in helloHQ entsprechend angepasst oder gelöscht.
Die Schnittstelle unterstützt auch eigene Abwesenheitsarten von Personio. Während der Konfiguration könnt ihr festlegen, welche Personio Abwesenheit auf welche helloHQ Abwesenheit gemappt wird.
Was passiert in helloHQ selbst?
Wenn diese Schnittstelle aktiviert ist, können Abwesenheiten in helloHQ nicht bearbeitet werden. Des Weiteren können auch keine Urlaube über helloHQ beantragt und keine Urlaubskonten gepflegt werden.
Als Beschreibung der Abwesenheit wird die Kategorie aus Personio verwendet.
Konfiguration
Basiskonfiguration
Um die Personio Schnittstelle zu aktivieren, könnt ihr euch an unseren Support werden.
Zum Aktivieren der Schnittstelle benötigen wir die folgenden Informationen:
- Client Id von Personio
- Client Secret von Personio
- Startdatum des Syncs (Ab welchem Datum sollen die Abwesenheiten gesynct werden?)
Achtung: Denkt daran, dass auch bereits bestehende Abwesenheiten / Urlaube mit der Aktivierung der Schnittstelle nicht mehr in helloHQ bearbeitet werden können.
Mapping von Personio Abwesenheiten zu helloHQ Abwesenheiten
Wir benötigen die Information, welche Personio Abwesenheit auf welche helloHQ Abwesenheit gemappt werden soll. Dabei stehen alle helloHQ Abwesenheiten zur Auswahl:
- Krankheit
- Kind krank
- Unbezahlte Krankheit (>6 Wochen)
- Überstundenabbau - Nur ganztägig
- Remote Arbeit
- Betriebliche Gründe
- Persönliche Gründe
- Fortbildung
- Berufsschule
- Mutterschutz - nur ganztägig
- Elternzeit - nur ganztägig
- Urlaub
- Unbezahlter Urlaub
- Sonderurlaub
Weitere Informationen zum Mapping der Abwesenheiten:
- Es können mehrere Personio Abwesenheiten mit einer helloHQ Abwesenheit gemappt werden.
- Ihr könnt das Mapping der Abwesenheiten jederzeit unter Admin / Einstellungen anpassen. Dort gibt es ein System-Setting für jede helloHQ Abwesenheit. Werden mehrere Personio Abwesenheiten auf eine helloHQ Abwesenheit gemappt, müssen diese Komma-getrennt eingetragen werden.
- Wird das Mapping nachträglich geändert, bleiben bereits bestehenden Abwesenheiten unverändert (Ausnahme: Die Abwesenheit wird nach der Änderung noch einmal in Personio bearbeitet)
Achtung: In Personio können Abwesenheiten als halbtags oder ganztags eingetragen werden. Bei den als "nur ganztägig" markierten Abwesenheiten, werden alle Abwesenheiten in helloHQ automatisch ganztägig eingetragen, egal was in Personio eingestellt ist.
Die Auswirkungen der Abwesenheiten in helloHQ bleibt wie hier beschrieben.
Damit eure Anfrage so effizient wie möglich bearbeitet werden kann, könnt ihr auch einfach diese Excel Datei ausfüllen und uns zukommen lassen.