Was ist der Unterschied zwischen der Präsenzzeiterfassung und Reporting?
In helloHQ können zwei verschiedene Zeiten erfasst werden - die Präsenzzeiten und die Reportings. Die Präsenzzeiten sind dabei die Anwesenheitszeiten der Mitarbeiter. Reportings dagegen sind Zeiterfassungen auf Projekte, die ggf. dem Kunden weiterberechnet werden. Somit kann sichergestellt werden, dass auch die Zeiten der Mitarbeiter erfasst werden, die nicht oder nicht nur an Projekten arbeiten.
Auf Basis der Präsenzzeiten wird auch das "Arbeitszeitkonto" gefüllt, um einen genauen Überstundensaldo und Überstundengrenzen zu realisieren.
Wenn das Stoppuhr - Widget auf dem Dashboard benutzt wird, und dort ein Projekt ausgewählt ist, wird sowohl ein Reporting als auch einen Zeiterfassungseintrag erstellt.
Tipp: Es gibt ein System Setting, welches für jedes erstellte Reporting auch ein Zeiterfassungseintrag anlegt. So müssen die Mitarbeiter, wenn Arbeitszeitkonten geführt werden, nicht darauf achten beide Arten korrekt erfasst zu haben (weil Reporting = Präsenzzeit). Dieses Setting ist standardmäßig deaktiviert, kann aber von unserem Support für euch aktiviert werden.
Wie blende ich abgeschlossen/abgebrochene Projekte in meinem Zeiterfassungswidget aus?
Es gibt die Möglichkeit, abgeschlossene/abgebrochene Projekte im Zeiterfassungswidget nicht mit anzeigen zu lassen. Hierfür gibt es ein System Setting, welches das Reporten auf geschlossene Projekte verbietet.
Du kannst selber bestimmen, welche Projektstatus dies bei dir im HQ betrifft. Dazu wechselst du im Adminbereich in die Standardwerte und danach wählst du den Bereich 'Projektstatus' aus. Hier kannst du bei allen laufenden Projektstatus den Hacken bei 'Projekt läuft?' setzen.
Wenn du dieses Setting aktiviert haben möchtest, wende dich gern an unseren Support unter support@hellohq.io.
Wer darf Reportings bearbeiten?
Das HQ bietet zwei alternative Einstellungen zum Bearbeiten von Reportings. Standardmäßig ist die erste Variante aktiviert. Wenn ihr die zweite Möglichkeit nutzen möchtet, meldet euch einfach bei unserem support@helloHQ.io.
Variante 1 (Standard)
Ein Nutzer kann ein Reporting anlegen und dieses so lange auch selber bearbeiten, bis es durch einen Benutzer mit ausreichender Berechtigung (z.B. Projektleiter) genehmigt wurde. Danach nicht mehr. In diesem Szenario können nur angenommene Reportings abgerechnet werden. Alle Reportings (angenommen oder nicht) tauchen aber in Zusammenfassungen und Controllings auf (sie sind ja schließlich im System erfasst).
Benutzer mit Schreibrechten im Reiter Reporting des entsprechenden Projektes können die Reportings natürlich noch bearbeiten, bis sie abgerechnet sind.
Variante 2
Alternativ zum Standard kann ein rollierender Reporting-Zeitraum (in Tagen) eingestellt werden. Alle Reportings können bis zum Ablauf dieses Zeitraums bearbeitet werden (also z.B. bis 10 Tage nach Monatsende). Nach Ablauf dieses Zeitraums besteht nicht mehr die Möglichkeit, die Reportings zu bearbeiten. Es kann nicht mehr rückwirkend in den abgelaufenen Zeitraum reportet werden. Alle Reportings sind prinzipiell abrechenbar und tauchen in Zusammenfassungen und Controlling auf.
Was bedeutet "angenommen" bei Reportings?
Im weiteren Verlauf kannst du dies zum Beispiel beim Daten-Export nutzen, indem du, wenn du zur Abrechnung Arbeitszeiten exportierst, nur angenommene Reportings übernimmst.
Kann ich Reportings / Zeiterfassungseinträge automatisch annehmen?
Damit Reportings nicht immer noch einmal überprüft und manuell angenommen werden müssen, bieten wir euch eine Einstellung, bei der Reportings beim Erstellen immer automatisch angenommen werden.
Um diese für euer System zu aktivieren wendet euch einfach an unseren Support.
Wie kann ich gleichzeitig Reportings und Präsenszeiten erfassen?
Wenn du dieses Setting gesetzt haben möchtet, melde dich doch einfach bei unserem Support.
Wie verhindere ich, dass Mitarbeiter ihre Reportings annehmen können?
Generell werden Reportings nicht automatisch angenommen und können nur von Mitarbeitern angenommen werden, die über Schreibrechte auf die Projektreportings verfügen.
Um diese Lese- und Schreibrechte zu bestimmen, muss man unter Admin/ Moduladmin den Bereich Reportings bei den Projektdetails auswählen und dort diese Rechte auf eine derart hohe Stufe setzen, dass nicht mehr alle Mitarbeiter, sondern nur noch die gewünschten Mitarbeitergruppen die Berechtigung haben, die Reportings anzunehmen.
Mitarbeiter können dann selbstverständlich noch auf das Projekt Zeit erfassen oder Reporting-Einträge erstellen, diese dann aber nicht mehr als "angenommen" markieren. Die Mitarbeiter, die auf das Projekt reportet haben, können ihre Reportings dann nicht mehr im Projekt sehen, sondern nur noch unter Mein HQ/ Meine Reportings.
Außerdem gilt: die Mitarbeiter können ihre Reportings so lange bearbeiten, wie sie noch nicht als "angenommen" markiert sind. Danach ist eine Änderung dann nur noch von höherer Stelle (z.B. Projektleiter, etc.) möglich.
Kann ich verhindern, dass auf abgeschlossene Tasks reportet werden kann?
Wenn man einen Task als abgeschlossen markiert, möchte man oftmals verhindern, dass auf diesen Task trotzdem weiterhin Reportings erfasst werden können.
Standardmäßig können im HQ auch auf abgeschlossene Tasks weiterhin Reportings erfasst werden. Für den Fall, das dies unterbunden werden soll, haben wir ein System-Setting eingerichtet. Dieses muss einmal für euer HQ von unserem Support aktiviert werden.
Wenn dieses Setting aktiviert ist, dann kannst du einen Task in deinen Aufgaben oder in der Projektplanung als abgeschlossen markieren, indem du den entsprechenden Haken setzt. Der Task wird im Projektplan dann ausgegraut und kann nicht mehr beim Erstellen eines neuen Reportings ausgewählt werden.
Wichtig: Diese Einstellung gilt allerdings nur für Reportings, die direkt im HQ angelegt werden. Verwendet ihr eine externe App wie die IOS oder Android App oder reportet über den MacReporter oder eine API-Schnittstelle, dann ist die Einstellung leider nicht wirksam.
Wenn du dieses Setting aktiviert haben möchtest, wende dich gern an unseren Support unter support@hellohq.io.
