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      Projektdetails - Projektplanung

      In diesem Webinar dreht sich alles um die Erstellung und Organisation von Projekten sowie die Ressourcen- und Finanzplanung – Anwendungsbeispiele und Best Practices inklusive.

      Über Video-Fortschrittsanzeige oder die Zeitstempel in der Youtube-Beschreibung, könnt ihr direkt zu den einzelnen Themen-Abschnitten springen.

       

      Welche Spalten gibt es im Projektplan?

      Im Projektplan gibt es verschiedene Spalten, die du dir einblenden lassen kannst. Im Folgenden sind einmal alle Spalten chronologisch aufgeführt und kurz erklärt.

      Task
      Hier steht der Name des Tasks. Durch einen Doppelklick kann der Name bearbeitet werden. Zusätzlich gibt es hier ein Pop-Up, wo du zusätzlich noch eine Beschreibung hinterlegen kannst.
      Start
      Die Spalte Start zeigt das Startdatum inklusive der Startzeit.
      Ende
      In dieser Spalte findest du das Enddatum und die Endzeit.
      Dauer
      Bei der Dauer findest du die Anzahl an Stunden zwischen Start- und Endzeit. Durch das Ändern der Dauer veränderst du auch die Endzeit.
      Zugeteilte Person
      Hier siehst du die Personen, die dem Task zugeteilt worden sind. Neue Personen kannst du in dem Pop-Up hinzufügen, was sich durch einen Doppelklick in das Feld öffnet. In den eckigen Klammern hinter der Person siehst du dann die Anzahl der zugeteilten Stunden.
      Ist[d]
      Diese Spalte zeigt dir die bereits gebuchte Zeit auf diesen Task an. Die Einheit ist hier Personentage. Ein PT entspricht 8h.
      Soll[h]
      Diese Spalte zeigt dir zwei Werte an. Der linke Wert zeigt, wie viele Soll-Stunden in PT noch nicht in dem Tasks verbucht worden. Der rechte Wert zeigt die Soll-Stunden, die dieser Task haben soll. Durch einen Doppelklick in das Feld kannst du die Soll-Stunden bearbeiten.
      Offen
      Hier wird dir die Differenz zwischen der geplanten Soll-Zeiten und der bereits erfassten Ist-Zeiten angezeigt, damit du auf einen Blick sehen kannst, wie viel Zeit voraussichtlich noch für diesen Task aufgewandt werden muss.
      Rest[h]
      Hier kannst du den Rest-Wert an Stunden du manuell eintragen. Falls du die Jira-Schnittstelle nutzt, wird hier der Wert für "Remaining Estimate" angezeigt.
      Typ
      Hier kannst du den Typ des Tasks sehen. Dieser hat unter anderem Auswirkung auf den Verrechnungssatz und die internen Kosten, die durch die Reportings entstehen.
      Status
      Hier kannst du den Status der Aufgabe hinterlegen. Dies kannst du durch einen Doppelklick in das Feld und dann der Auswahl eines Status tun.
      Abrechnung
      Es gibt verschiedene Möglichkeiten, einen Task abzurechnen. Entweder nach einem festen Wert oder nach Aufwand. Falls der Task nicht abrechenbar sein soll, gibt es dafür auch eine Auswahlmöglichkeit.
      Wert
      Hier steht der Wert, der auch später auf der Rechnung dem Kunden abgerechnet werden kann.
      Währung
      Diese Spalte legt fest, welche Währung der Wert später auf der Rechnung hat.
      Budget
      Hier kannst du die einzelnen Tasks einem Budget zuordnen, damit du einen besseren Überblick über die Kosten hast.
      (✓)
      Hier siehst du, wie viele Tasks bzw. Untertasks schon als abgeschlossen markiert worden sind.
      ✓
      Hier kannst du einen Task als abgeschlossen markieren.
      !!
      Dieses Kästchen sorgt für eine Fixierung auf den aktuellen Zeitbereich.
      %
      Hier siehst du, zu wie viel Prozent der Task schon abgeschlossen ist.
      %[h]
      Diese Spalte bezieht sich darauf, zu wie viel Prozent die zugeteilten Personen ihre Soll-Stunden bereits auf den Task gebucht haben.

      Solltest du die Jira-Schnittstelle vom HQ nutzen, gibt es hier noch zusätzliche Spalten, wo dann noch das Jira-Projektkürzel und der einzelne Jira-Taskname stehen.

      Wie blende ich die Ressourcenauslastung ein?

      Um die Ressourcenauslastung einzublenden, klicke einfach links unten auf das Symbol mit dem Balkendiagramm.

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      Wie funktioniert die Ressourcen-Planung im HQ?

       
      Ein sehr wichtiges Feature im HQ ist die Ressourcen-Planung. Sie ermöglicht es dir bei der Planung deiner Projekte den Überblick zu behalten. Einige der wichtigen Fragen, die du mit der Ressourcen-Planung beantworten kannst, sehen wie folgt aus:
      • Wie gut nutze ich die Kapazitäten meines Teams?
      • Können wir zusätzlich noch weitere Projekte bewältigen?
      • Wo sind meine Bottlenecks?
      • Wo habe ich noch Kapazitäten frei?

      Die Ressourcen-Planung besteht aus zwei Kernfunktionen. Es gibt einmal eine Übersicht über alle deine Ressourcen inklusiver deren Aufgaben auf wöchentlicher bzw. monatlicher Basis und eine genauere Ressourcen-Auslastung, die eine Auswertung auf Tagesbasis ermöglicht.

      Die Übersicht über deine Ressourcen, kurz genannt Ressourcen-Planung, blendest du ein, indem du entweder in der Projekt-Roadmap oder in einem Projektplan links auf das Kalendersymbol klickst. Analog dazu kannst du dir auch die Ressourcen-Auslastung anzeigen lassen indem du links auf das Symbol mit dem Balkendiagramm klickst. Um hier Daten angezeigt zu bekommen musst du zusätzlich noch eine einzelne Ressource auswählen.
      (Gut zu wissen: Die Task-Namen in den Details sind nur mit entsprechenden Rechten in der Roadmap sichtbar. Ansonsten erscheint dort nur die Projektnummer.)
      Tipp: Wenn ein Mitarbeiter bei auf eine Aufgabe in Prozent zugewiesen ist, handelt ist sich hierbei um die Kapazität des Mitarbeiters und nicht um den Soll Wert der Aufgabe.
       GIF Ressourcen Planung
      Die Modi
      Bei der Aufteilung der Aufgaben gibt es grundsätzlich zwei verschiedene Modi: eine homogene Verteilung bzw. eine nicht homogene Verteilung. Die homogene Verteilung ist grundsätzlich voreingestellt. Sie sorgt dafür, dass die Belastung der Ressourcen gleichmäßig über den Zeitraum der Aufgabe verteilt wird. Soll eine Aufgabe in kürzerer Zeit erledigt und dadurch die Ressourcen-Auslastung erhöht werden, kann dies durch eine Verkürzung des Aufgabenzeitraumes geschehen. 
      Im Gegensatz dazu gibt es die nicht-homogene Verteilung. Diese füllt sozusagen die vorhandene Kapazität vom Anfang her auf. Hierbei haben Aufgaben, die ein früheres End-Datum haben, natürlich Vorrang.
      Einmal ein Beispiel:
      Du hast 2 Tage und eine Aufgabe, die 2h dauert. Bei der homogenen Verteilung hast du in der Ressourcen-Auslastung bei beiden Tagen jeweils eine Stunde verplant, bei der nicht homogenen Verteilung hast du beide Stunden am ersten Tag.
      Tipp: Wenn du das nicht-homogene Setting nutzen möchtest, melde dich gerne direkt beim Support.

      Wofür benutzte ich das Histogramm im Projektplan?

      Das Histogramm ist Bestandteil des Projektplans. Hier kannst du die Auslastung einzelner Ressourcen über einen Zeitraum hinweg sehen. Du öffnest das Histogramm, indem du links vom Projektplan die letzten beiden Buttons aktivierst. Daraufhin wird dir zusätzlich zum Projektplan die Ressourcenplanung und das Histogramm angezeigt. Das Histogramm befühlst du mit Daten, indem du unter Ressourcenplanung eine Gruppe aufklappst und dann einen Mitarbeiter auswählst. Anhand des Balkens kannst du dann sehen, wie die Auslastung des einzelnen Mitarbeiters aussieht.
      GIF Histogramm

      Wie importiere ich einen Projektplan aus einer Projektvorlage?

       

      Du kannst im HQ Projektpläne sowohl aus einer Vorlage, als auch aus einem anderen Projekt importieren. 

      Gehe dazu in den Projektdetails auf den Reiter "Allgemein". Hier klickst Du auf "Bearbeiten". Es erscheint am oberen rechten Rand der Button "Projektplan importieren". 

      In dem sich nun öffnenden Fenster kannst Du auswählen, aus welcher Vorlage oder aus welchem Projekt Du den Projektplan importieren möchtest sowie einen Zeitversatz in Tagen angeben. 

       Mit einem Häkchen kannst Du entscheiden, ob der bisherige Projektplan gelöscht werden soll.

      Wie verändere ich die Projektvorlage inklusive Projektplan?

       

      Die für ein Projekt verwendete Projektvorlage kannst Du im Reiter "Allgemein" ändern, indem Du über den Button "Status & Vorlage" eine andere Vorlage auswählst. Den Projektplan kannst Du z.B. auch über "Bearbeiten" und dann "Projektplan importieren" ändern.

      Wie kopiere ich den Projektplan in ein anderes Projekt?

       
      Im HQ kannst du den Projektplan eines bestehenden Projektes kopieren bzw. in ein anderes Projekt importieren.
      Dafür gehst du einfach in das Projekt, in das du den Projektplan kopieren möchtest, klickst auf bearbeiten, gehst oben rechts auf 'Projektplan importieren'. Anschließend kannst du wählen, ob du den Projektplan  aus einer bestehenden Vorlage oder eine anderen Projekt importieren möchtest. 
      Anschließend trägst du einen Zeitversatz in Tagen ein, ab dem der Projektplan beginnen soll (z.B. 0 Tage für heute). und entscheidest ob der alte Projektplan gelöscht werden soll. Danach klickst du dann auf Import und der neue Projektplan wird importiert. Zuletzt klick du auf speichern und der Projektplan ist importiert.

      Warum gibt es in jedem Projekt den Task "Administration"?

      Jedes Projekt benötigt nach dem Erstellen mindestens eine Aufgabe, damit auf dem Projekt Zeiten erfasst werden können. Wenn man also ein Projekt ohne Vorlage erstellt, stellt dieser Task sicher, dass man schon einmal Zeiten auf das Projekt erfassen kann.

      Generell hat der Administrations-Task in neu erstellten Projekten aber eine eher technische Begründung. Der Task wird z.B. dafür genutzt, damit dort Workflows usw. als Untertask angehängt werden können.

      Hinweis: wir empfehlen, andere Tasks zu erstellen und den Administrations-Task unberührt zu lassen. Wenn man z.B. zu dem Administrator-Task einen Unter-Task hinzufügt und dann den Plan als Vorlage speichern möchte, wird dieser Task aus technischen Gründen nicht mit kopiert.