Wozu und wie benutze ich den Rechnungslauf?
Der Rechnungslauf dient dazu aus den Planumsätzen gesammelt Rechnungen zu erzeugen und an eure Kunden zu versenden, ohne diese einzeln generieren zu müssen.
Wie richte ich Planumsätze ein?
Der Rechnungslauf basiert auf Planumsätzen, die ihr idealerweise aus eurem Angebot erstellt habt. Wie ihr Planumsätze anlegt und welche Details ihr hier hinterlegen könnt, findet ihr in einem weiteren Artikel beschrieben.
Für den Rechnungslauf ist es relevant alle wichtigen Details bereits am Planumsatz gepflegt zu haben, die dann bei der Rechnungsstellung Berücksichtigung finden. Hierzu zählen
- Intervall - bspw. einmalig oder monatlich
- Rechnungsvorlage und der damit verbundene Rechnungstyp
(Rechnung, Akonto oder Schlussrechnung) - Rechnungsadresse
- Leistungszeitraum
- Typ (Standard oder Time & Material) - bei T&M Planumsätzen werden die abrechenbaren Reportings, statt den geplanten Werten, auf die Rechnung übernommen.
- Zahlungsbedingungen
- weitere Angaben
Wie kann ich den E-Mail Versand konfigurieren?
Unter Admin / Dokumentvorlagen / E-Mail Einstellungen
Rechnungslauf
Hier hinterlegt ihr den Betreff und den Inhalt der E-Mail Vorlage, die für die Rechnungen verwendet werden soll, wenn diese über den Rechnungslauf gesammelt versendet werden. Ihr könnt Texte markieren, formatieren und Platzhalter verwenden.
E-Mail Versand
Das Versenden läuft je nach Einstellung, die ihr für eure Belege getroffen habt, über eine feste Standard Adresse, den Kontakt vom Dokument oder die Person, die gerade eingeloggt ist.
E-Mail Empfänger
Folgende Reihenfolge wird beim Rechnungsversand angewendet:
- E-Mail aus Rechnungsadresse
- E-Mail vom Kontakt (wenn keine Rechnungsadresse gepflegt)
- E-Mail aus Unternehmensadresse (wenn kein Kontakt gepflegt)
Außerdem könnt ihr in den Beleg-Standardwerten / E-Mail Einstellungen CC und BCC Empfänger hinterlegen, falls ihr selbst alle Rechnungen nochmal erhalten bzw. intern ablegen wollt.
Zusätzlich gibt es eine Funktion, mit der ihr auch in den Unternehmensdetails der Kunden CC und BCC Empfänger einrichten könnt, damit ihr für eure Kunden mehrere E-Mail Empfänger hinterlegen könnt. (Mehrere E-Mail Adressen könnt ihr durch ein Komma voneinander trennen.)
Dokumentvorlagen
Wie ihr die Dokumentvorlagen einrichtet, haben wir in einem weiteren Artikel beschrieben.
(Über die Dokumentvorlagen könnt ihr neben dem Layout ein Anschreiben, Platzhalter für den Leistungszeitraum und die Zahlungsbedingungen auf die Rechnung integrieren. )
Wie verwende ich den Rechnungslauf?
Grundsätzlich könnt ihr euch die Tabellen selbst formatieren und neu abspeichern. Es gibt eine Reihe von Feldern, die ihr euch zusätzlich einblenden könnt.
Wir zeigen in diesem Modul immer die nächst fälligen Planumsätze.
1. Geplant
In der Übersicht "Geplant" seht ihr, welche Planumsätze für den ausgewählten Zeitraum anstehen. Ihr könnt diese filtern (bspw. nach dem Intervall "Monatlich") und anschließend über die Checkboxen Planumsätze auswählen, aus denen ihr dann über den Erstellen-Button oben links Rechnungsentwürfe erzeugen könnt.
(Es werden immer die nächst fälligen Planumsätze angezeigt. Solltet ihr bspw. ein Planumsatz mit einem Intervall monatlich über 12 Monate ab Januar eingerichtet haben und bisher nur den Januar abgerechnet haben, zeigen wir euch den Februar Planumsatz an. Der März ist in der Ansicht noch nicht sichtbar.)
2. Prüfung
In der "Prüfung" werden euch alle Rechnungsentwürfe angezeigt. Ihr könnt die Entwürfe prüfen (über den Vorschau Button in der Tabelle) oder anklicken und editieren, wenn es einer Änderung bedarf.
Auch die Rechnungsempfänger (Empfänger / CC / BCC) lassen sich hier schon prüfen.
Ihr könnt die Rechnungsentwürfe gesammelt auswählen und daraus finale Rechnungen (mit Nummer!) erzeugen.
3. Versenden
Diese Übersicht bietet euch die Möglichkeit die Rechnungsnummern zu prüfen und die Rechnungen gesammelt an die Kunden zu versenden. Wählt hierzu alle Rechnungen aus, die ihr geprüft habt und versendet sie, indem ihr nach der Auswahl über die Checkboxen oben links auf den "Versenden" Button klickt. Sollte sich eine Rechnung nicht versenden lassen, erhaltet ihr eine entsprechende Fehlermeldung.
Die Rechnungen werden hier ausgeblendet, sobald sie aus dem helloHQ heraus per E-Mail versendet wurden.
Sollte der Rechnungslauf bei euch nicht im Modul Belege aktiviert sein, könnt ihr euch an unseren Support wenden.
*Der Rechnungslauf ist im Pro- und Enterprise Plan verfügbar.