Unternehmensdetails - Kontakthistorie

Wie erstelle ich einen Kontakthistorieneintrag?

Kontakthistorien-Einträge kann man im Lead, im Projekt, im Unternehmen oder in deiner Kontakt-Historie im Menü unter Mein helloHQ erstellen.

Um einen Kontakt in der Kontakthistorie beispielsweise in einem Lead zu hinterlegen, gehe im Lead auf den Reiter "Kontakthistorie" und wähle "Neuen Kontakt vermerken" aus.

Wähle den Kontaktweg, den Ansprechpartner und gegebenenfalls ein Wiedervorlage-Datum.

Du kannst Kollegen über den Eintrag informieren, indem du sie im Dropdown "Benutzer informieren" auswählst.

Beschreibe nun im Betreff und im Textfeld, worüber Du mit dem Kontakt gesprochen hast. Auch eine Datei kannst du anhängen.

Um E-Mails abzulegen, kannst du die Adresse crm@hellohq.io in BCC nehmen und die Mail dem Lead, Projekt und Kunden sowie dem Ansprechpartner zuordnen, wenn du dich das nächste Mal in helloHQ bewegst. Außerdem muss der Absender natürlich deine im helloHQ Profil hinterlegte E-Mail-Adresse sein, oder alternativ bei einem (wichtig: nur einem einzigen) helloHQ-Benutzer hinterlegt sein. Hier funktioniert sowohl die Business-, als auch die private Adresse, solange die E-Mail Endung die Richtige ist.

mceclip0-Jan-12-2024-09-01-53-2442-PM

Wie kann ich E-Mails in der Kontakthistorie ablegen?

In helloHQ werden für Kunden, Leads und Projekte alle Kontakte erfasst. Das können z.B. Gesprächsprotokolle oder Telefonanrufe oder eben auch E-Mails sein. Die Sammlung aller Kontakte ist die sogenannte Kontakthistorie, die sich in jedem Kunden, Projekt oder Lead wiederfindet.

E-Mails sollten natürlich automatisch zur Kontakthistorie hinzugefügt werden, damit man sie nicht manuell (z.B. per Copy & Paste) übertragen muss. Genau das tut helloHQ über den folgenden Weg:

Wenn du eine E-Mail verschickst, setzt du die Adresse crm@hellohq.io in bcc (Blindkopie) deiner E-Mail.
helloHQ erfasst dadurch diese Mail, ohne, dass es ein anderer Empfänger mitbekommt
Über deine E-Mail-Adresse weiß  helloHQ, dass diese E-Mail von dir kommt - gleiches gilt für die Adressen deiner Empfänger.
Anschließend kann unter Mein helloHQ > Meine Kontakthistorie die Mail zugeordnet werden.

Achtung

Damit das CRM-System erkennen kann, zu welchem helloHQ die Mails zugeordnet werden sollen, muss euer Host-Name hinterlegt sein. Um dies zu tun, kontaktiert einfach unseren Support!

Tipp

Um empfangene E-Mails ohne Antwort in helloHQ zu archivieren, können sie einfach kommentarlos an crm@helloHQ.io weitergeleitet werden. helloHQ erkennt trotzdem deinen Kunden, indem es die ganze E-Mail nach bekannten Adressen untersucht.

Tipp

Tipp: Um die Zuordnung von E-Mails zu Leads oder Projekten zu vereinfachen, kannst du die Leadnummer oder Angebotsnummer in den Betreff der E-Mails schreiben. Dadurch wählt helloHQ automatisch den richtigen Lead oder das richtige Projekt aus, keine manuelle Korrektur mehr notwendig.

Wie ordnet crm@hellohq.io eine Email einer Kontakthistorie zu?

Wird eine Email mit der Adresse crm@hellohq.io im BCC versendet, wird diese ebenso an helloHQ versendet. helloHQ sucht sich aus Betreff sowie Empfänger und Absender den betreffenden Lead, und fügt die Mail der Kontakt-Historie hinzu.

Damit dies reibungslos geschieht, musst du einige Informationen in der Email vermerken. Damit helloHQ sich das richtige System sucht, muss die richtige Email-Endung beim Absender stehen. So muss zum Beispiel wenn Firma XYZ die Email-Endung @XYZ.de hinterlegt hat, der Absender auch die gleiche Endung haben.

Außerdem muss der Absender natürlich ein helloHQ-Nutzer sein, beziehungsweise die E-Mail-Adresse, welche die Mail an das CRM-System weiterleitet, muss bei einem (wichtig: nur einem einzigen) helloHQ-Benutzer hinterlegt sein. Hier funktioniert sowohl die Business-, als auch die private Adresse, solang wie zuvor erwähnt die Endung die Richtige ist.

Achtung

Damit das CRM-System erkennen kann, zu welchem helloHQ die Mails zugeordnet werden sollen, muss euer Host-Name hinterlegt sein. Um dies zu tun, kontaktiert einfach unseren Support!

Unsere Empfehlung

Am besten sieht ein Betreff folgendermaßen aus:

Lead 11111

Hier wird nach der Abfolge an Zeichen zwischen zwei Leerzeichen gesucht, die aus reinen Zahlen besteht.

Es ist wichtig, dass nach der Leadnummer kein anderes Zeichen als eine Leertaste kommt, da das Programm ansonsten die Nummer nicht erkennen kann. Kommt danach zum Beispiel eine Klammer, erkennt das System diese nicht als Klammer sondern als weiteres Schriftzeichen. Da eine Klammer keine Zahl ist wird diese Abfolge auch nicht mehr weiter beachtet.

Wie finde ich diese Mails?

Wenn neue Mails angekommen sind, werden sie als Eintrag unter Mein helloHQ > Kontakt-Historie aufgeführt. Hier kann nochmal überprüft und final gespeichert werden, ob das richtige Unternehmen und das richtige Lead/Projekt ausgewählt wurden.

Des Weiteren muss, damit der richtige Ansprechpartner zugeordnet wird, die Empfängeradresse die gleiche sein, wie diejenige, die in helloHQ beim Ansprechpartner hinterlegt wurde.

Damit dann auch der richtige Lead ausgewählt wird, sollte dessen Name im Betreff stehen.

Der Prozess funktioniert genauso wenn du crm@hellohq.io in CC setzt.