Wie und wozu verwende ich Verrechnungssätze?
Verrechnungssätze dienen dazu eure Reportings (= erfasste Projektzeiten) auf der Ausgangsrechnung weiterverrechnen zu können und vereinbarte Budgets zu kontrollieren.
Mit Hilfe der Verrechnungssätze lassen sich die abrechenbaren Werte, sprich geleisteten Stunden, berechnen.
Wir unterscheiden im helloHQ zwischen internen Kosten (interner Kostensatz * Dauer des Reportings) sowie abrechenbarem Wert (externer Verrechnungssatz * Dauer des Reportings).
Interner Kostensatz
Den internen Kostensatz pflegt ihr in der Benutzerverwaltung pro User.
Soll dieser nicht für all eure User sichtbar sein, so könnt ihr über unseren Support eine Einstellung aktivieren lassen, um den Kostensatz im Modul Projektdetails / Controlling auszublenden.
Der interne Kostensatz ist unteranderem relevant für die Berechnung des Deckungsbeitrags im Projekt-Controlling.
Personen, die die User in der Verwaltung aufrufen dürfen und Personen, die Zugriff auf das globale Controlling (Controlling Reporting oder Controlling Projekte) haben, sehen den internen Kostensatz anderer immer.
Externer Verrechnungssatz
Der externe Verrechnungssatz dient dazu, den angebotenen Wert mit dem tatsächlich verwendeten Budget abgleichen zu können oder nach Aufwand abrechnen zu können (Time & Material).
Da ihr im helloHQ nicht direkt auf Dokumentpositionen bucht sondern auf Aufgaben und hier unterschiedliche Personen mit ggf. unterschiedlichen Stundensätzen darauf buchen, läuft die Verrechnung nicht über den Preis der Angebotsposition sondern über die Preise, die in der Verrechnungssatzregel hinterlegt sind.
Hierbei gibt es drei unterschiedliche Formen (Nach festem Satz, nach Projektrolle, Nach Aufgabentyp).
Nach festem Satz
Der hier eingetragene Wert wird immer verwendet, wenn diese Regel ausgewählt ist, unabhängig davon, welcher Aufgabentyp an der Aufgabe hinterlegt ist oder mit welcher Projektrolle die Person auf ein Projekt besetzt wurde.
Nach Projektrolle
Verwendet diese Auswahl, wenn ihr Preise pro Rolle definieren wollt. Beispiel: ein/e Junior Projektmanager/in wird extern immer mit 80 Euro/h verrechnet, ein/e Senior Projektmanager/in immer mit 120 Euro/h.
Damit diese Verrechnungssatz-Regel Anwendung findet, müsst ihr die Personen mit ihrer Projektrolle auf das Projekt besetzten und die Verrechnungssatz-Regel dort auswählen (Projektdetails / Team).
Nach Aufgabentyp
Die wahrscheinlich aktuell am häufigsten verwendete Variante.
Wir zeigen euch die Liste aller Aufgabentypen, die in eurem System angelegt sind. Ihr könnt pro Aufgabentyp (sprich "Leistungsart") einen Preis hinterlegen.
Je nachdem welcher Aufgabentyp an der Aufgabe hinterlegt ist, auf welche ihr eure Zeit (Reporting) bucht, wird der entsprechende Preis gezogen. Sprich für eine Aufgabe vom Typ Grafik kann ein anderer Preis gelten, als für eine Aufgabe vom Typ Entwicklung oder Projektmanagement. Wer an dieser Aufgabe arbeitet, ist für den Preis egal. Der Preis bestimmt sich immer anhand des Aufgabentyps.
Wenn ihr eure Projektpläne aus dem Angebot stellt, könnt ihr die Aufgabentypen bereits an euren Leistungen hinterlegen, damit diese autom. aus dem Beleg in die Projektplanung übernommen werden und ihr den Verrechnungssatz nur noch am Kunden oder Projekt-Teammitglied hinterlegen müsst.
Menü
Über das Menü könnt ihr die Verrechnungssätze kopieren, bearbeiten und löschen.
Mehrere Externe Verrechnungssätze (wann gilt welcher Satz?)
Häufig habt ihr mehr als eine Verrechnungssatz-Regel angelegt. Um zu entscheiden, wann welcher Verrechnungssatz Anwendung findet, habt ihr drei Stellen, an denen ihr die Verrechnungssatz-Regeln ("Preislisten") verknüpfen könnt.
- Projekt - zuerst wird immer der Verrechnungssatz angewendet, den ihr unter Projektdetails / Team für die Person, die gerade ihre Zeit bucht, hinterlegt habt.
(Für die Option Nach Projektrolle ist dies zwingend erforderlich.) - Unternehmen - hinterlegt ihr in den Unternehmensdetails des Kunden einen Standard-Verrechnungssatz, so wird dieser angewendet, wenn ihr die Person, die ihre Zeit erfasst, nicht auf das Projekt besetzt habt.
Außerdem wird diese Regel immer zuerst als Vorauswahl gesetzt, wenn ihr eine Person dem Projektteam hinzufügt. - User - In der Verwaltung könnt ihr am User einen Verrechnungssatz hinterlegen, der Verwendung finden soll, wenn am Projekt sowie Unternehmen kein Verrechnungssatz hinzugefügt wurde.
Wann werden die Regeln angewendet?
Immer wenn ihr ein Reporting bucht (=Projektzeit), wird geprüft, welche Verrechnungssatz-Regel Anwendung findet und welcher Preis in diesem Fall für die erfasste Zeit gilt.
Der interne Kostensatz sowie der externe Stundensatz werden mit dem Reporting abgespeichert.
Welcher Preis angewendet wurde, könnt ihr prüfen, indem ihr in Projektdetails / Controlling / Interne Kosten schaut.
Solltet ihr den Satz bereits erfasster Zeiten überschreiben wollen, müsst ihr das Projekt-Teammitglied bearbeiten. Das System fragt euch dann ob und welche Zeiten mit dem neu hinterlegten Verrechnungssatz überschrieben werden sollen.