Benutzer sollten durch Entzug aller Gruppen deaktiviert statt gelöscht werden, um Lizenzen freizugeben. Deaktivierte Benutzer können später einfach wieder aktiviert werden.
Um einen Benutzer zu deaktivieren, müssen ihm alle Gruppen entzogen werden. Dadurch wird auch eine Lizenz frei. Ein deaktivierter Mitarbeiter kann später wieder aktiviert werden, im Gegensatz zu einem gelöschten Mitarbeiter. Es wird empfohlen, Mitarbeiter nicht zu löschen, sondern lediglich zu deaktivieren, um neue Lizenzen freizugeben. Wenn du einen deaktivierten Benutzer wieder aktivieren möchtest, wechsle in der Gruppenverwaltung auf "Deaktivierte Benutzer" und klicke auf "Aktivieren"Tipp zum Deaktivieren: Gehe im Admin-Bereich zur Gruppenverwaltung. Neben dem Benutzernamen findest du die Option "Benutzer deaktivieren" (blau hinterlegt). Klicke darauf, um den gewünschten Benutzer zu deaktivieren.
Wo liegt der Unterschied zwischen dem Löschen und Deaktivieren von Mitarbeitern?
Ein gelöschter Benutzer ist komplett aus dem System entfernt. Beim Deaktivieren werden einem Mitarbeiter alle Gruppen entzogen. Auch dadurch wird wieder eine Lizenz frei. Einen deaktivierten Mitarbeiter kann man wieder aktivieren, einen gelöschten nicht. Zudem kann man bei einem gelöschten Mitarbeiter hinterher nicht mehr nachvollziehen, an welchen Projekten er gearbeitet hat.