Das Release des neue helloHQ Finanzprozess steht kurz bevor. Ab dem 04.03. werden wir den neuen Finanzprozess in Wellen an allem Kunden ausrollen.
1. Was bedeutet das?
Wie kann ich mich auf die Umstellung vorbereiten?
Alle Dinge, die ihr vorbereiten müsst, findet ihr unter Punkt 2. in diesem Artikel.
Was mache ich, wenn ich noch gar nicht umsteigen möchte?
Das ist überhaupt kein Problem. Der neue Finanzprozess läuft parallel zum alten Prozess. D.h. ihr könnt auch problemlos zu einem späteren Zeitpunkt umsteigen.
Achtung: Eine Einschränkung gibt es - die Controllings der Prozesse sind ebenfalls getrennt. D.h. wenn ihr z.B. im August 2024 umsteigt, sind die Controlling Daten von Januar - August in den alten Modulen und ab August in den neuen.
Insgesamt könnt ihr selbst entscheiden wann ihr umsteigen möchtet. Der alte Finanzprozess wird mindestens für das Jahr 2024 weiter verfügbar sein.
2. To-Do's für die Umstellung
2.1 Was ist neu?
Alle Neuerungen, sowie Erklär- und Trainingsvideos findet ihr hier: Update-News "helloHQ 2.0 - Blankenese - 04.03.2024"
Ihr findet die neuen Module dann im Hauptmenü. Das sieht dann z.B. wie folgt aus
- Belege (1.9): Alle Belege die ihr in helloHQ 1.9 geschrieben
- Belege: Alle Belege aus dem neuen Finanzprozess aus helloHQ 2.0
Folgende Module gibt es für den neuen Finanzprozess:
- Belege
- Angebote
- Rechnungen
- Eingangsrechnungen
- Bestellungen
- Rechnungslauf
- Controllings
- Finanzen
- Leistungen
- Planumsätze
- Plankosten
- Admin
- Leistungen
- Dokumentvorlagen
- Einstellungen
- Unternehmensdetails
- Alle bisherigen Module
- Belege
- Finanzplanung
- Projektdetails
- Alle bisherigen Module
- Belege
- Finanzplanung
2.2 Belegvorlagen einrichten
Die Belegvorlagen aus helloHQ 1.9 können für den neuen Finanzprozess nicht verwendet werden. Aus diesem Grund müssen diese neu angelegt werden. Die ist aber mit unseren neuen Designvorlagen viel einfacher, schneller und komfortabler möglich.
Was ihr genau tun müsst, erklären wir euch in diesem Video:
2.3 Artikel zu Leistung migrieren
Die bisherigen Artikel werden in helloHQ 2.0 zu Leistungen. Leistungen sind, wie auch Artikel, die Basis für eure Belege. Neu ist, dass ihr einzelne Leistungen auch in einem Leistungspaket kombinieren könnt und diese auf einen Schlag auf einen Beleg laden könnt. So könnt ihr viel Zeit einsparen.
Um den Umstieg leichter zu machen, können Artikel einfach zu Leistungen migriert werden. Wie ihr das macht, erfahrt ihr in folgendem Video:
2.4 Workflows für Belege anlegen
Workflows werden mit dem nächsten Beta Update zur Verfügung stehen. Wir werden diesen Artikel dann updaten.
2.5 Schreibt Test-Angebote und Rechnungen mit dem neuen Editor
Damit ihr auch wisst, wie ihr in helloHQ 2.0 Belege erstellen könnt, zeigen wir euch in diesem Video in einem Kurzdurchlauf wie der neue Belegeditor funktioniert und welche Möglichkeiten es gibt:
2.6 Neuen Finanzprozess aktivieren lassen
Sobald ihr den neuen Finanzprozess aktiv nutzen wollt, müsst ihr diesen noch einmal von unserem Support-Team "scharf schalten" lassen. Dazu könnt ihr den Support einfach per Ticket (support@helloHQ.io) oder Chat kontaktieren.
3. Wie kann ich Unterstützung von helloHQ bekommen?
Ihr wollt die neuen Funktionen des Finanzprozess nutzen, habt aber im stressigen Arbeitsalltag keine Zeit, um euch um den Umzug zu kümmern? Wir unterstützen euch gerne beim Umzug auf den neuen Finanzprozess.
Euer Customer Success Manager stimmt euren Umzug individuell mit euch ab und stellt euch ein Rundum-Sorglos-Paket zusammen. Dies beinhaltet:
👉 Beratungsgespräch (1h) inkl. Check-up-Liste
👉 Einrichten von belegspezifische Workflows
👉 Erstellen von 5 Dokumentvorlagen im neuen Dokumenteditor inkl. Korrekturschleife
👉 Wechsel von Artikeln zu Leistungen (ohne kundenspezifische Preise)
Die Umzugshilfe könnt ihr hier verbindlich buchen: Umzugshilfe buchen
4. Wie sieht der weitere Fahrplan aus?
Das Release des Finanzprozess ist der erste Teil an neuen Themen. Wir werden den neuen Finanzprozess in Q2 2024 um weitere Features ergänzen. Dazu gehören unter anderem:
- Automatisches Update von Planumsätzen bei Anpassungen im Angebot
- Prozentuale Belegpositionen (KSK)
- OCR Scan für Eingangsrechnungen
- Weitere Controllingansichten (z.B. Retainer-Controlling)
- Stornieren von Eingangsrechnungen
- uvm.