Umzug Finanzprozess helloHQ 1.9 -> helloHQ 2.0

Das Release des neue helloHQ Finanzprozess 2.0 ist vollbracht und mittlerweile stehen die neuen Module allen Kunden zur Verfügung.

1. Was bedeutet das?

Wie kann ich mich auf die Umstellung vorbereiten?

Alle Dinge, die ihr vorbereiten müsst, findet ihr unter Punkt 2. in diesem Artikel.

Was mache ich, wenn ich noch gar nicht umsteigen möchte?

Das ist überhaupt kein Problem. Ihr könnt auch problemlos zu einem späteren Zeitpunkt umsteigen. 

Der alte 1.9 Finanzprozess wird in den nächsten Monaten weiter verfügbar sein.
(Wir werden sehr rechtzeitig darüber informieren, wenn dieser abgeschaltet wird.)

Info:

Die Controllings der Prozesse sind aktuell noch getrennt.
D.h. wenn ihr z.B. im August 2024 umsteigt, sind die Controlling Daten von Januar - August in den alten Modulen und ab August in den neuen.

Es ist jedoch geplant im neuen Controlling Finanzen die Fremdkosten und Umsätze aus den 1.9 Modulen wieder mit einzubeziehen, so dass der Zeitpunkt eines Wechsels weniger entscheidend ist.

2. To-Do's für die Umstellung

2.1 Was ist neu?

Alle Neuerungen, sowie Erklär- und Trainingsvideos findet ihr hier: Update-News "helloHQ 2.0 - Blankenese - 04.03.2024"

Ihr findet die neuen Module dann im Hauptmenü. Das sieht dann z.B. wie folgt aus

• Belege (1.9): Alle Belege die ihr in helloHQ 1.9 geschrieben
• Belege: Alle Belege aus dem neuen Finanzprozess aus helloHQ 2.0
  
  

Folgende Module gibt es für den neuen Finanzprozess:

• Belege
  • Angebote 
  • Rechnungen
  • Eingangsrechnungen (inkl. Pro Plan Feature: OCR)
  • Bestellungen (inkl. Preisanfragen)
  • Lieferscheine (ab Nov. / Dez. verfügbar)
  • Rechnungslauf (Pro Plan Feature)

• Controllings 
  • Finanzen
  • Leistungen
  • Planumsätze
  • Plankosten

• Admin / Leistungen
  
  • Leistungen
  • Leistungssets
  • Texte
• Admin / Beleg-Einstellungen
  
  • • Einstellungen
    • Beleg-Status
    • Tarife
    • E-Mail Einstellungen
    • E-Mail Vorlagen

•  Admin / Dokumentvorlagen
  • • Dokumentvorlagen
    • Designvorlagen

• Unternehmensdetails
  • Alle bisherigen Module
  • Belege
  • Finanzplanung
    • Planumsätze (Standard und Time & Material)
    • Plankosten

• Projektdetails
  • Alle bisherigen Module 
  • Belege
  • Finanzplanung
    • Planumsätze (Standard und Time & Material)
    • Plankosten

Achtet darauf, dass die neuen Module mit den gleichen Zugriffsrechten eingestellt sind, wie die vorherigen Module. Die Einstellungen hierzu findet ihr wie gewohnt im Modul Admin / Moduladmin.

Außerdem gibt es eine neue API Version. Solltet ihr unsere API für Dokumente nutzen, müssen Anpassungen vorgenommen werden. Sprecht dazu bitte mit dem Support oder eurem Success Manager

2.2 Belegvorlagen einrichten

Die Belegvorlagen aus helloHQ 1.9 können für den neuen Finanzprozess nicht verwendet werden. Aus diesem Grund müssen diese neu angelegt werden. Die ist aber mit unseren neuen Designvorlagen viel einfacher, schneller und komfortabler möglich. 

Was ihr genau tun müsst, erklären wir euch in diesem Video:

2.3 Artikel zu Leistung migrieren

Die bisherigen Artikel werden in helloHQ 2.0 zu Leistungen. Leistungen sind, wie auch Artikel, die Basis für eure Belege.

Neu ist, dass ihr einzelne Leistungen auch in einem Leistungspaket kombinieren könnt und diese auf einen Schlag auf einen Beleg laden könnt. So könnt ihr viel Zeit einsparen.

Außerdem lassen sich nun auch Texte definieren, die ihr in euer Leistungspaket oder im Dokument auswählen könnt.

Um den Umstieg leichter zu machen, können Artikel einfach zu Leistungen mit ihren Standardpreisen migriert werden. Wie ihr das macht, erfahrt ihr in folgendem Video: 

2.4 Workflows für Belege anlegen

Workflows für 2.0 Belege besitzen neue Funktionen und findet ihr ein dem neuen Modul "Einstellungen".

2.5 Schreibt Test-Angebote und Rechnungen mit dem neuen Editor

Damit ihr auch wisst, wie ihr in helloHQ 2.0 Belege erstellen könnt, zeigen wir euch in diesem Video in einem Kurzdurchlauf, wie der neue Belegeditor funktioniert und welche Möglichkeiten es gibt:

 

2.7 Neue Nummernkreise mit den neuen Belegvorlagen verbinden

Um das neue Belegdesign zu verwenden, müsst ihr zunächst entsprechende neue Nummernkreise erstellen.

Dies könnt ihr wie gewohnt in den Dokumenteneinstellungen erledigen. Achtet dabei darauf, als Startnummer die letzte Nummer des bisherigen Nummernkreises plus 1 zu verwenden, damit die Nummern nahtlos fortgeführt werden.

Nachdem ihr die Nummernkreise eingerichtet habt, kann ein Administrator von euch über den Chat oder ein Ticket die Live-Schaltung des neuen Prozesses anfordern.

Sobald der Prozess live geschaltet ist, könnt ihr die neu erstellten Nummernkreise in den Belegvorlagen hinterlegen.

Wichtig: Ab dem Zeitpunkt, an dem ihr Belege im neuen Prozess erstellt und versendet, dürfen keine Belege mehr in den alten Modulen erstellt werden. Dies verhindert doppelte Belegnummern und sorgt für eine saubere Dokumentation.

2.8 Neuen Finanzprozess aktivieren lassen

Sobald ihr den neuen Finanzprozess aktiv nutzen wollt, müsst ihr diesen noch einmal von unserem Support-Team "scharf schalten" lassen. Dazu könnt ihr den Support einfach per Ticket (support@helloHQ.io) oder Chat kontaktieren.
Nach dem "scharf schalten" könnt ihr die Nummernkreise in den Beleg-Vorlagen hinterlegen.

2.9 Module im Moduladmin konfigurieren

Zum Schluss müsst ihr die neuen Finanzprozess 2.0 Module im Moduladmin mit den entsprechenden Lese- und Schreibstufen versehen. Aktuell sind diese standardmäßig mit Stufe 5 eingestellt. Stellt sicher, dass die Mitarbeiter, die auf die Module zugreifen sollen, die passenden Berechtigungen erhalten.

Hinweis: Die Belege 2.0 findet ihr im Moduladmin unter Documents.

3. Wie kann ich Unterstützung von helloHQ bekommen?

Ihr wollt die neuen Funktionen des Finanzprozess nutzen, habt aber im stressigen Arbeitsalltag keine Zeit, um euch um den Umzug zu kümmern? Wir unterstützen euch gerne beim Umzug auf den neuen Finanzprozess.

Euer Customer Success Manager stimmt euren Umzug individuell mit euch ab und stellt euch ein Rundum-Sorglos-Paket zusammen. Dies beinhaltet:

👉 Beratungsgespräch (1h) inkl. Check-up-Liste
👉 Einrichten von belegspezifische Workflows
👉 Erstellen von 5 Dokumentvorlagen im neuen Dokumenteditor inkl. Korrekturschleife
👉 Wechsel von Artikeln zu Leistungen (ohne kundenspezifische Preise)

Die Umzugshilfe könnt ihr hier verbindlich buchen: Umzugshilfe buchen
Bitte beachtet dabei, dass wir den Umzug zum Jahreswechsel 2024/2025 ausschließlich bei Buchung bis zum 29.11.2024 garantieren können.