Wie und wozu lege ich Plankosten an?
Was sind Plankosten und wozu verwende ich diese?
Plankosten könnt ihr einsetzen für:
- Forecast (Controlling Plankosten) - zeigt mir welchen Eingangsrechnungen/ Fremdkosten zu rechnen ist.
- Erstellung der Eingangsrechnung - ihr könnt die Eingangsrechnungen idealerweise direkt aus euren Plankosten erzeugen. So könnt ihr im Controlling vergleichen, was geplant und was tatsächlich bereits erfasst wurde und habt immer einen Überblick, welche Kosten voraussichtlich noch anfallen werden.
Wie erstelle ich Plankosten aus einem Angebot?
Ihr könnt eure Plankosten manuell anlegen oder aus einem Angebot oder einer Auftragsbestätigung erstellen.
Wenn ihr die Plankosten aus dem Angebot anlegt, werden alle als Fremdleistung markierten Positionen übernommen. (Solltet ihr die Spalte nicht sehen, könnt ihr euch diese in der Tabelle einblenden.)
In der Regel erscheint das Fenster zum Anlegen der Planumsätze sowie anschließend Plankosten autom. bei dem Statuswechsel, den ihr in den Einstellungen (Admin / Beleg-Standardwerte / Einstellungen) dafür ausgewählt habt. Voraussetzung dafür ist, dass ihr Positionen als Fremdleistung markiert habt.
Alternativ könnt ihr das Fenster über das Menü im Dokument oben rechts öffnen.
Euch wird dann die Summe aller Positionen angezeigt. Die Summe der einmaligen Positionen könnt ihr auf unterschiedliche Zeitpunkte aufteilen, zu wann mit den Fremdkosten zu rechnen ist. Die Summe lässt sich prozentual, absolut oder nach Position verteilen.
Wie lege ich Plankosten manuell an?
Ihr öffnet die Finanzplanung und dort den Menüpunkt Plankosten +Hinzufügen.
Der Editor funktioniert genauso, wie für die Belege. Wie ihr den Editor benutzt, wird in diesem Artikel beschrieben. Zusätzliche Angaben für Plankosten im Editor:
- Intervall
- Zeitraum/ Zeitpunkt
- Tag der Fälligkeit
- Leistungszeitraum
- Rechnungsdatum
Wie geht es nach dem Anlegen der Plankosten weiter?
Sobald ihr den Status des Angebots anpasst, ändert sich der Plankosten-Status.
- Wenn das Angebot angenommen wird, werden die Plankosten auf Geplant gesetzt.
- Wenn das Angebot abgelehnt wird, werden die Plankosten auf Ausgesetzt gestellt.
Mehr zu den Prozessen rund um die Angebotsstellung findet ihr in diesem Artikel.
Wichtig: sobald ihr ein Eingangsrechnung aus den Plankosten erzeugt, wird dieser als Abgerechnet gekennzeichnet.
Was mache ich, wenn die Plankosten geändert werden müssen?
Ihr könnt Plankosten direkt bearbeiten.
Bei Plankosten mit Intervall, bearbeitet ihr auch alle zukünftigen Plankosten mit. (Das helloHQ merkt sich jeweils die Gesamtsumme, der vorherigen Plankosten, für die Übersichten und das Controlling.)
Wenn ihr nur einmalig etwas ändern wollt, könnt ihr dies in der Eingangsrechnung vornehmen, die ihr aus den Plankosten erzeugt habt.
- Sollte die Summe der Plankosten bereits über einen anderen Wege abgerechnet worden sein (bspw. eine manuell Rechnung),
so könnt ihr den Status der Plankosten auf Abgerechnet setzen. - Sollte die Summe der Plankosten doch nicht abgerechnet werden,
so könnt ihr die Plankosten löschen oder den Status auf Ausgesetzt setzen.
Wie kann ich die Plankosten im Controlling betrachten?
Mehr dazu findet ihr in dem entsprechenden Controlling Artikel.