Rechnungen erstellen

Wie erzeuge ich Rechnungen?

Welche Abrechnungsvarianten gibt es im helloHQ?

1. Rechnung aus Planumsatz - einzeln

2. Rechnung aus Planumsatz - Rechnungslauf (*)

3. Rechnung aus Angebot

4. Rechnung "neu" erstellen

1. 1. Freitext

   2. Leistung (-sets)

   3. Reportings (Zeiten nach Aufwand abrechnen)

   4. Offene Positionen - Eingangsrechnungspositionen (nach Aufwand) oder Positionen anderer Dokumente auf die Rechnung übernehmen

Akonto- / Schlussrechnungen sind in allen Varianten (1-4) möglich

1.) Wie rechne ich aus Planumsätzen ab? (empfohlen)

Für viele von euch wird das der richtige Weg sein. Ihr erstellt Planumsätze (in der Regel aus einem Angebot). Wird das Angebot auf das Status-Level angenommen gesetzt, werden die Planumsätze autom. von angeboten auf geplant gestellt.

Die Planumsätze zeigen euch die Fälligkeit an. Die Rechnung könnt ihr vom Dashboard aus dem Planumsätze Widget oder im Kunden o. Projekt im Tab Planumsätze über das Aktions-Menü (die drei Punkte) am Eintrag erzeugen. Der Planumsatz wird beim Erzeugen der Rechnung direkt als abgerechnet markiert.

Zusätzlich gibt es das Modul Rechnungslauf, worüber sich die Planumsätze gesammelt abrechnen lassen (seht hierzu Punkt 2).

Wie ihr die Planumsätze anlegt und konfiguriert, ist hier beschrieben.

Die Rechnung könnt ihr vom Dashboard aus dem Planumsätze Widget oder im Projekt / Planumsätze über das Aktions-Menü (die drei Punkte) am Eintrag erzeugen. Der Planumsatz wird beim Erzeugen der Rechnung direkt als abgerechnet markiert.

Den Rechnungsentwurf könnt ihr anpassen und dann direkt versenden.

Wie ihr das Dokument erstellt und bearbeitet, könnt ihr hier nachlesen.

2.) Wie rechne ich über den Rechnungslauf ab?

Der Rechnungslauf empfiehlt sich für Dauerrechnungen und wenn ihr besonders viele Rechnungen versendet, die in der Regel nicht mehr groß angepasst werden müssen. Er basiert genauso wie unter Punkt 1 auf den Planumsätzen, ermöglicht jedoch das gesammelte Erstellen und Versenden von Rechnungen.

Mehr zum Einrichten und der Verwendung des Rechnungslaufs findet ihr hier.

3.) Wie erstelle ich aus einem Angebot eine Rechnung?

Erstellt die Rechnung 1:1 aus dem Angebot unter

• Belege / Angebote / +Rechnung erstellen (oder eine der anderen Beleg-Übersichten) oder
• im Angebot selbst über Menü / Beleg erstellen / Rechnung.

Wie ihr das Dokument erstellt und bearbeitet, könnt ihr hier nachlesen.

(Solltet ihr Planumsätze verwenden, empfiehlt es sich aus den Planumsätze abzurechnen, damit der Status der Planumsätze sich automatisch zu abgerechnet ändert)

4.) Wie erstelle ich manuell eine Rechnung (komplett neu)?

Gehe zu eine der Belegübersichten und dort auf +Hinzufügen

• Belege / Rechnungen

• Projekte / Übersicht / Projektdetails / Belege

• Unternehmen / Übersicht / Unternehmensdetails / Belege

Mehr zur Nutzung des Belegeditors findet ihr hier.

 

Wie erstelle ich Akonto- bzw. Schlussrechnungen?

Beachtet dies beim Anlegen eurer Planumsätze (siehe Aufteilen der Planumsätze) oder wählt den Typ (Akonto- oder Schlussrechnung) beim Anlegen eines neuen Dokuments.

Solltet ihr eure Schlussrechnung aus einem Planumsatz oder Angebot generieren, listen wir

• alle Positionen des dazugehörigen Angebots auf der Schlussrechnung auf. (Es ist wichtig, dass ihr dazu alle Planumsätze aus dem Angebot erstellt habt.)

Nach der Auflistung der Tabellen/ Positionen des Angebots, wird auf der Schlussrechnungen eine Tabelle Zusammenfassung am Ende des Belegs angezeigt.

Die Zusammenfassung zeigt

• pro Positionstabelle einen Eintrag (Name lässt sich über Titel der Positions-Tabelle ändern), sowie
• pro Akonto-Rechnung einen Eintrag (negative Summe) und
• weist am Ende den offenen Betrag aus.

(Screenshot)

Weitere Akontorechnungen lassen sich einer Schlussrechnung unten links hinzufügen.

Was gibt es außerdem bei der Rechnungsstellung zu beachten?

• Ihr solltet an den Dokumentpositionen auch alle Werte hinterlegen, die ihr für den DATEV-Export oder das Controlling benötigt.
  Wenn ihr mit Leistungen arbeitet, könnt ihr diese Angaben im Bereich Admin / Leistungen bereits definieren, ohne sie für jede Dokumentposition neu setzen zu müssen.
• Für das Controlling ist der letzte Monat des Leistungszeitraums der Rechnung entscheidend.
  Solltet ihr im Controlling sehen wollen, wie häufig eine Leistung verkauft wurde, arbeitet auf euren Dokumenten mit Leistungen oder Leistungssets (statt Freitext-Positionen).

* der Rechnungslauf steht im Pro- und Enterprise Plan zur Verfügung